6 Contoh Daftar Arsip Terjaga, Arsiparis Wajib Tahu!

Arsip terjaga bisa jadi contoh nyata betapa pentingnya arsip dalam kehidupan sehari-hari. Arsip bukan sekadar dokumen biasa, lho! Ada banyak jenis arsip yang punya peran penting, terutama bagi kamu yang bekerja sebagai arsiparis atau berkarier di perusahaan pemerintah maupun organisasi swasta.

Nah, kalau kamu masih belum paham betul soal arsip terjaga, sekarang saatnya tahu lebih dalam! Arsip ini merupakan dokumen yang sangat penting, khususnya dalam lingkup kenegaraan. Mengetahui definisinya akan membantumu memahami kenapa arsip-arsip tertentu harus dijaga keamanannya dan tidak boleh hilang.

Pengertian Arsip Terjaga

Arsip terjaga adalah arsip yang memiliki urgensi kepentingan sebuah negara, perusahaan atau organisasi. Sehingga arsip tersebut benar-benar harus dijaga keutuhannya, keamanan nya dan keselamatannya. 

Siapa yang berhak mengelola arsip terjaga? Tidak lain adalah petugas arsiparis yang memiliki tanggung jawab itu. Yaitu kepala pencipta arsip. 

Contoh Arsip Terjaga

Berbicara tentang arsip terjaga, sebenarnya ada banyak sekali kategori atau jenis. Buat kamu yang mendapatkan tanggungjawab untuk mengelola arsip terjaga, wajib tahu beberapa contoh arsip tersebut. Berikut ulasannya. 

1. Arsip Kependudukan

Jenis arsip kependudukan adalah arsip terjaga yang memiliki beberapa jenis lain. Ada yang berbentuk database kepeundukan dan sistem informasi administrasi kependidikan, arsip tentang penerapan parameter pengendalian penduduk, arsip administrasi/demografis kependudukan di wilayah perbatasan/pulau dan arsip naturalisasi.

2. Arsip Kewilayahan

Sementara yang termasuk dalam arsip kewilayahan adalah arsip yang terdiri dari arsip tentang dasar penetapan wilayah kabupaten.

3. Arsip Perbatasan

Ada juga yang disebut dengan arsip perbatasan, yang meliputi arsip tentang batas wilayah daerah yang meliputi batas darat dan batas laut teritorial, arsip tentang batas wilayah daerah darat maupun batas laut teritorial. Termasuk arsip tentang perbatasan wilayah kecamatan.

Baca Juga: 5 Buku Kearsipan Terbaik, Rekomendasi Terbaru!

4. Arsip Perjanjian Internasional 

Jika kamu memiliki arsip perjanjian internasional, maka arsip tersebut dapat dilihat berdasarkan beberapa jenis. Ada jenis arsip tentang proses penyusunan naskah perjanjian internasional dari suatu lembaga, arsip tentang pertukaran nota diplomasi, arsip tentang ratifikasi perjanjian internasional dan arsip tentang perjanjian sister city

5. Arsip Kontrak Karya

Ada juga arsip terjaga yang berbentuk kontrak karya, yang meliputi arsip perjanjian usaha migas, arsip perjanjian usaha ketenagalistrikan untuk kepentingan umum, arsip perjanjian kontrak bagi hasil migas dan arsip tentang perjanjian izin usaha lainnya.

6. Arsip Pemerintahan

Jadi arsip terjaga memiliki banyak jenis dan berdasarkan kepentingan. Ada yang untuk kepentingan perusahaan, organisasi bahkan untuk kepentingan pemerintahan. 

Arsip yang konteksnya adalah arsip pemerintahan strategis memiliki beberapa jenis seperti arsip penetapan pemilu daerah, arsip tentang kebijakan strategis yang dikeluarkan bupati, arsip kebijakan operasi militer/intelijen/pengamanan dan arsip tentang pengembangan sarana alutsista dan masih banyak lagi.

Perbedaan Arsip Terjaga dan Arsip Vital

Arsip vital adalah dokumen penting yang berisi informasi strategis, seperti hak, legalitas, atau aset sebuah organisasi. Dokumen ini tidak boleh hilang karena dapat menimbulkan masalah besar, misalnya sengketa kepemilikan jika berupa dokumen aset.

Contoh arsip vital dalam kehidupan sehari-hari meliputi arsip utang-piutang, kontrak perjanjian, dan dokumen pembayaran gaji. Arsip ini berfungsi sebagai bukti yang memiliki kekuatan hukum.

Sementara itu, arsip terjaga adalah dokumen yang dimiliki oleh negara dan berperan penting dalam keberlangsungan bangsa. Karena urgensinya lebih tinggi, arsip terjaga harus dijaga keutuhan dan keamanannya dengan sangat baik. Arsip ini mencakup dokumen-dokumen penting yang berkaitan dengan urusan kenegaraan.

Dengan demikian, perbedaan utama antara keduanya adalah pada cakupan dan pemiliknya. Arsip vital penting bagi individu, organisasi, atau perusahaan, sedangkan arsip terjaga memiliki peran khusus dalam mendukung keberlangsungan negara. Keduanya sama-sama penting, tetapi memiliki fungsi dan lingkup yang berbeda.

Itulah beberapa contoh arsip terjaga dan dan perbedaan antara arsip terjaga dan arsip vital. Semoga sedikit ulasan ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)

Referensi : 

Indonesia. Badan Pemeriksa Keuangan. Pedoman Pengelolaan Arsip Terjaga Nomor 31 Tahun 2021. https://peraturan.bpk.go.id/Download/261573/31%20PEDOMAN%20PENGELOLAAN%20ARSIP%20TERJAGA.pdf. Diakses pada 30 Januari 2025.