Artikel ini sangat tepat untuk kamu yang sedang ingin mengajukan resign. Berikut cara membuat, format dan contoh surat pengunduran diri supaya diterima dengan baik dan juga prosesnya lancar.
Dalam bekerja, Anda tentu memiliki prinsip yang berbeda-beda dan adanya alasan bertahan atau mengakhiri menjadi bagian di pekerjaan tersebut. Tentu hal tersebut merupakan pilihan masing-masing. Sama halnya seperti memilih bertahan, Anda juga bisa memilih mengundurkan diri dari perusahaan atau tempat Anda bekerja.
Hal tersebut normal dan wajar saja, terlebih apabila Anda memiliki alasan kuat untuk memilih mengundurkan diri dari pekerjaan tersebut. Berbagai alasan tersebut tentu sudah dibarengi dengan keputusan yang bulat dan tekad yang kuat untuk memilih mengundurkan diri dari tempat Anda bekerja.
Akan tetapi, tak banyak yang mengetahui cara membuat surat pengunduran diri yang baik. Istilahnya saat Anda diterima, Anda tentu datang dengan cara yang baik dan harus keluar dengan cara yang baik pula. Oleh sebab itu, Anda harus mengundurkan diri secara terhormat dan salah satu langkahnya yaitu membuat surat pengunduran diri.
Apa itu surat pengunduran diri, bagaimana tujuan membuat surat pengunduran diri, hingga apa alasan resign atau mengundurkan diri dengan cara yang baik dan masuk akal harus benar-benar Anda pahami sebelum Anda memutuskan benar-benar mundur dari pekerjaan tempat Anda bekerja.
Baca juga: 5 Contoh Surat Keterangan Kerja dari Perusahaan
Daftar Isi
Surat Pengunduran Diri
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa jika ingin mengundurkan diri dari tempat pekerjaan atau resign dari tempat Anda bekerja, Anda harus mengundurkan diri dengan cara terhormat dan juga sopan. Hal ini penting apalagi di Indonesia sangat menjunjung tinggi adab dan juga sopan santun, entah itu kepada dan dari siapa pun.
Tak hanya sekadar formalitas, surat pengunduran diri harus dibuat sebenar-benarnya tanpa merugikan kedua belah pihak. Oleh sebab itu, Anda harus mengetahui dulu apa itu surat pengunduran diri.
Surat pengunduran diri merupakan salah satu jenis surat yang paling penting dan wajib dibuat oleh karyawan atau orang yang bekerja di sebuah instansi atau perusahaan tempatnya bekerja. Ketika karyawan atau pegawai tersebut memutuskan keluar dari tempat kerjanya, maka surat pengunduran diri ini menjadi alat kuat dan sopan untuk keluar dari perusahaan tersebut.
Di dalam surat pengunduran diri ini, terdapat alasan mengapa Anda memutuskan untuk mengundurkan diri. Tidak hanya itu, akan ada banyak sekali hal yang perlu Anda ketahui untuk dapat membuat surat pengunduran diri yang tepat dan juga baik, serta logis sehingga dapat diterima oleh atasan atau pimpinan Anda.
Surat pengunduran diri ini harus dibuat dengan sistematis dan juga baik, karena surat pengunduran diri menjadi syarat atau alat utama mengundurkan diri dari perusahaan tempat bekerja. Tak ada yang salah dalam memilih memutuskan untuk mengundurkan diri dari tempat pekerjaan.
Akan tetapi. Anda harus benar-benar membuatnya dengan tepat, baik, dibuat dengan sebenar-benarnya, serta menggunakan bahasa yang santun dan sopan. Dengan surat pengunduran diri tersebut, maka pimpinan atau atasan Anda mengetahui apa alasan Anda mengundurkan diri dan surat tersebut juga kemudian dijadikan syarat administratif.
Tujuan Membuat Surat Pengunduran Diri
Meski sudah tahu untuk apa membuat surat pengunduran diri, akan tetapi Anda juga harus mengetahui mengapa atau tujuan dari membuat surat pengunduran diri itu sendiri. Pada dasarnya, setiap orang pasti memiliki alasan masing-masing mengapa memilih mundur dari perusahaan tempatnya bekerja.
Akan tetapi yang perlu Anda ketahui, Anda juga harus mengetahui tujuan dari pembuatan atau tujuan membuat surat pengunduran diri tersebut.
1. Dinilai Profesional
Tak hanya jadi formalitas saja, surat pengunduran diri juga dibuat harus dengan asas atau nilai adab, kesopanan, dan juga sesuai dengan aturan pekerjaan. Sehingga jangan sampai, ketika Anda ingin memutuskan mengundurkan diri dari pekerjaan tersebut, Anda menghilang atau pergi begitu saja dengan meninggalkan kesan buruk atau kesan kurang baik.
Setiap perusahaan tentu memiliki ketentuan masing-masing, baik terkait penerimaan dan bahkan masalah pengunduran diri. Biasanya, surat pengunduran diri ini jadi alat yang valid dan alat yang benar sebagai berkas seorang karyawan atau pegawai memutuskan mengundurkan diri dari tempat bekerja tersebut dan hal tersebut harus dipatuhi.
Buatlah surat pengunduran diri yang baik, tepat, dan juga secara resmi karena hal tersebut membuat perusahaan akan menilai Anda sebagai orang yang taat pada aturan dan memiliki nilai adab, kesopanan, serta tata krama, karena sudah melakukan dan menaati aturan dan ketentuan perusahaan dengan tepat.
Anda juga harus membuat surat pengunduran diri tersebut dengan pribadi, terhormat, dan juga bertanggung jawab. Dengan demikian, pimpinan atau atasan Anda akan lebih dapat memahami dan bahkan menerima keputusan Anda dengan baik, daripada Anda keluar secara diam-diam dan malah akan menimbulkan nilai atau citra buruk pada diri Anda.
2. Perusahaan Mencari Pengganti
Selain untuk formalitas dan juga sebagai alat valid yang membenarkan bahwa karyawan atau pegawai tersebut merupakan orang yang profesional, surat pengunduran diri juga harus dibuat agar perusahaan atau tempat Anda bekerja bisa mencari pengganti atau kandidat baru untuk pengganti Anda di kantor tersebut.
Oleh sebab itu, biasanya surat pengunduran diri ini diajukan sebelum Anda resmi mengundurkan diri. Misalnya saja jika Anda ingin mengundurkan diri pada 1 Juni 2022, maka Anda harus lebih dulu membuat surat pengunduran diri tersebut dan mengajukannya sebelum tanggal Anda menetapkan untuk mengundurkan diri.
Hal tersebut sangat baik dan sopan, dan juga Anda tetap menghargai tempat Anda bekerja yang mana selama beberapa waktu belakangan memberikan Anda upah. Dengan surat pengunduran diri tersebut, selain Anda mendapat citra baik dan juga kesan baik, perusahaan juga dapat segera mencari pengganti agar posisi yang sebelumnya Anda tempati bisa mendapatkan ganti dan pekerjaannya tidak terbengkalai.
Setiap perusahaan tentu juga memiliki skema atau aturan masing-masing terkait pengajuan surat pengunduran diri dan pengajuan pengunduran diri. Ada perusahaan yang menetapkan pengunduran diri harus diinformasikan sebulan sebelumnya atau one month notice, ada juga yang harus mengajukan surat pengunduran diri dua bulan sebelum resmi mengundurkan diri.
Tentu ketentuan tersebut harus ditaati oleh karyawan yang ingin mengundurkan diri karena dalam tenggat waktu tersebut, tentu perusahaan juga akan segera melakukan rekrutmen, sehingga pengunduran diri Anda tidak merugikan salah satu pihak, entah Anda atau perusahaan bahkan departemen tempat Anda bekerja.
Fungsi Surat Pengunduran Diri
Selain memiliki manfaat, membuat surat pengunduran diri juga memiliki fungsi tersendiri, baik bagi karyawan yang bersangkutan, maupun pihak perusahaan atau instansi tertentu di mana karyawan tersebut bekerja. Berikut adalah fungsi surat pengunduran diri.
1. Mencari Pengganti
Membuat surat pengunduran diri bukan hanya sekadar formalitas semata, akan tetapi juga memberikan kesempatan bagi perusahaan atau kantor tempat Anda bekerja agar dapat mencari pengganti Anda dengan sesegera mungkin, karena tidak mungkin posisi yang Anda tempati sebelumnya kosong cukup lama.
2. Menunjukkan Sopan Santun dan Etika
Sama halnya seperti manfaat membuat surat pengunduran diri, fungsi membuat surat pengunduran diri memiliki fungsi agar Anda sebagai karyawan atau pegawai yang memutuskan mengakhiri atau keluar dari perusahaan tersebut memiliki profesionalisme yang baik dan juga etika serta sopan santun yang baik.
3. Memberi Kejelasan
Selain itu, membuat surat pengunduran diri juga memiliki fungsi untuk menentukan jelas atau tidaknya status Anda di dalam sebuah perusahaan atau tempat Anda bekerja. Dengan demikian, ketika Anda sudah mengajukan surat pengunduran diri, maka artinya tak lama lagi Anda sudah bukan merupakan bagian dari perusahaan tersebut.
4. Mengakhiri Proses Bekerja
Kemudian, surat pengunduran diri memiliki fungsi untuk mengakhiri proses kerja antara karyawan dan juga perusahaan atau instansi tempat Anda bekerja.
5. Alat Resmi Mengundurkan Diri
Ditulisnya surat pengunduran diri yaitu memiliki fungsi agar Anda sebagai karyawan memiliki bukti dan juga alat yang pasti untuk secara formal dan resmi sudah mengakhiri proses bekerja dengan perusahaan tempat Anda bekerja.
Alasan Resign yang Baik dan Masuk Akal
Di dalam surat pengunduran diri harus memiliki alasan yang logis dan juga jelas mengapa Anda memutuskan untuk mengakhiri pekerjaan atau keluar dari perusahaan tempat sebelumnya Anda bekerja. Oleh sebab itu, berikut ini merupakan alasan yang logis dan masuk akal untuk menghindari kesalahpahaman dalam mengundurkan diri dari perusahaan.
- Honor atau gaji yang diterima jauh dari standar yang ditentukan atau tidak cukup untuk hidup Anda sehari-hari.
- Anda merasa bosan atau jenuh sehingga ingin mencari pekerjaan yang lebih observatif di tempat yang baru.
- Lingkungan tempat Anda bekerja membuat Anda kurang nyaman dan tidak tenang dalam bekerja.
- Perusahaan tempat Anda bekerja tidak memiliki jenjang karier yang jelas sehingga nasib Anda sebagai karyawan atau pegawai tidak jelas.
- Keluarga Anda akan pindah ke kota atau tempat yang jauh dari perusahaan tersebut.
- Anda akan mulai melanjutkan studi pendidikan demi mencapai jenjang karier yang lebih baik.
- Anda akan memulai sebuah usaha baru yang Anda akan dirikan.
- Kondisi fisik yang tidak memungkinkan bekerja, sehingga harus keluar dari pekerjaan.
- Adanya aturan perusahaan yang kurang sesuai sehingga merugikan Anda sebagai karyawan.
- Anda memiliki anak yang tidak mungkin untuk ditinggalkan bekerja.
- Terjadinya persaingan yang tidak sportif dengan karyawan lainnya sehingga pekerjaan Anda menjadi terganggu dan terjadi persaingan yang tidak sehat.
- Beban kerja yang diberikan tidak sesuai dengan kemampuan yang Anda miliki.
- Adanya ketidakadilan dari perusahaan dengan para karyawannya.
- Jam kerja yang diberikan lebih dari jam kerja pada umumnya dan tidak sesuai dengan upah yang diberikan.
Format atau Struktur Surat Pengunduran Diri
Agar Anda semakin tepat dan benar dalam menulis surat pengunduran diri, maka Anda harus mengetahui dan memahami format atau struktur di dalam surat pengunduran diri. Berikut adalah format atau struktur yang terdapat pada surat pengunduran diri.
1. Nama Kota dan Tanggal
Format pertama yang tak boleh lupa dicantumkan di dalam surat pengunduran diri adalah nama kota dan tempat di mana Anda tinggal. Format ini dituliskan pada posisi pojok kanan atas yang mana dituliskan menggunakan huruf kapital pada nama kota dan juga diperlukan tanda pembatas antara kota dan tanggal yang mana dipisahkan menggunakan tanda koma dan ditutup dengan tanda titik.
2. Nama dan Alamat yang Dituju
Setelah menuliskan nama kota dan juga tanggal, Anda juga harus mencantumkan nama dan alamat surat pengunduran diri tersebut dituju. Biasanya, nama surat pengunduran tersebut ditujukan pada bagian HRD personalia atau secara langsung pada pimpinan tempat Anda bekerja.
Jika Anda diminta mengajukan langsung ke pimpinan, pastikan Anda menulis nama dan gelarnya dengan tepat dan hindari menulis kata “di tempat” seperti yang banyak orang lain lakukan.
3. Salam Pembuka
Setelah menuliskan nama kota, tanggal, dan nama serta alamat yang dituju, Anda harus memberikan surat pembuka. Surat pembuka ini biasanya berisi mengenai pencatatan surat pengunduran diri yang mana diikuti salam pembuka yang formal dan juga resmi.
4. Alasan Pengunduran Diri
Setelah menulis salam pembuka, Anda juga harus menulis alasan Anda mengundurkan diri dari tempat Anda bekerja. Alasan pengunduran diri biasanya diikuti dengan latar belakang yang jelas dan logis. Banyak contoh bahwa karyawan atau pegawai yang tidak memberikan alasan logis untuk mengundurkan diri akhirnya membuat perusahaan tersebut keberatan dengan pengajuan surat pengunduran diri.
5. Menulis Tanggal Pengunduran Diri
Anda juga harus dengan jelas dan secara terang menuliskan kapan Anda akan mengundurkan diri yang ditulis dengan format tanggal, bulan, dan juga tahun. Dengan demikian, perusahaan akan mengetahui kapan tepatnya Anda resmi untuk mengundurkan diri.
6. Ucapan Terima Kasih
Setelah itu, Anda dapat menuliskan ucapan terima kasih dengan tujuan untuk menghormati pimpinan tempat Anda bekerja. Ucapan terima kasih tersebut juga bisa ditambahkan dengan rasa terima kasih karena sudah diperlakukan dengan baik selama menjadi bagian dari perusahaan tersebut.
7. Permohonan Maaf
Tuliskan juga permohonan maaf, meskipun selama bekerja Anda tidak punya salah sekalipun. Karena bisa jadi, tanpa disadari Anda memiliki kesalahan kepada perusahaan atau pihak tertentu selama bekerja.
8. Salam Penutup
Terakhir, akhiri surat pengunduran diri dengan menuliskan salam penutup untuk menutup surat pengunduran diri tersebut.
9. Nama dan Tanda Tangan
Bubuhkan juga nama dan juga tanda tangan di dalam surat pengunduran diri tersebut yang menyatakan bahwa surat tersebut Anda buat dengan sebenar-benarnya.
Semoga artikel diatas bisa membantu kalian dalam resign atau pengunduran diri dari perusahaan atau organisasi yang kalian ikuti ya. Jangan lupa juga untuk persiapan mencari pekerjaan yang baru supaya tidak terlalu lama dalam menganggur.