<\/span><\/h2>\n\n\n\nDalam dunia kuliah, kamu pasti kerap menemui seminar, workshop, pameran, panggung seni, atau kegiatan lain. Kegiatan-kegiatan itu diselenggarakan oleh panitia<\/strong> yang biasanya dibentuk oleh mahasiswa. <\/p>\n\n\n\nJadi ada panitia acara yang mengurus dan mengatur jalannya acara agar kegiatan semacam itu bisa terlaksana dengan baik.<\/p>\n\n\n\n
Apa sih itu panitia acara atau panitia event? <\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\nMenurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, panitia<\/em> dapat diartikan kelompok orang yang ditunjuk atau dipilih untuk mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yang ditugaskan kepada kelompok tersebut. Panitia dapat disebutkan juga dengan komite<\/strong>.<\/p>\n\n\n\nSehingga dapat disimpulkan panitia adalah kumpulan individu yang dibentuk secara sengaja untuk melaksanakan tugas tertentu yang diberikan. <\/p>\n\n\n\n
Terdapat tanggung jawab untuk membuat suatu program atau tugas yang diberikan dapat berjalan. <\/p>\n\n\n\n
<\/span>Tujuan pembentukan panitia acara meliputi:<\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Memastikan terselenggaranya suatu acara<\/li>\n\n\n\n
- Melaksanakan fungsi manajemen dengan baik. Misalnya perencanaan, pelaksanaan pengorganisasian, pengawasan, dan evaluasi seluruh tahapan acar<\/li>\n\n\n\n
- Mengatur jalannya acara mulai dari persiapan hingga acara selesai<\/li>\n\n\n\n
- Mengelola materi acara<\/li>\n\n\n\n
- Mempublikasikan acara yang direncanakan<\/li>\n\n\n\n
- Menjalin komunikasi dengan pihak-pihak yang diajak kerjasama demi terselenggaranya acara<\/li>\n\n\n\n
- Mengatur dan menciptakan suasana kondusif saat pelaksanaan acara<\/li>\n\n\n\n
- Mengendalikan kegiatan operasional<\/li>\n\n\n\n
- Memastikan segala keperluan dan kebutuhan selama acara. Entah sebelum hari H atau setelah hari H<\/li>\n\n\n\n
- Membuat laporan perencanaan dan penyelenggaraan acara sebagai salah pemenuhan data administrasi, dan sebagainya.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
<\/span>Divisi dalam Acara Kepanitian<\/span><\/h2>\n\n\n\nDivisi-divisi dalam acara ada banyak. Tidak acara aturan baku mengenai divisi dalam acara. Sehingga divisi dalam ara bisa berbeda-beda. <\/p>\n\n\n\n
Jumlahnya pun belum tentu sama<\/strong>. Semua itu dibentuk sesuai kebutuhan acara tersebut. Jadi nggak aneh bila dalam satu kepanitian acara tidak ada divisi transportasi atau divisi lainnya. Terkadang nama divisi pun tidak sama lo tiap acara. <\/p>\n\n\n\nNamun secara garis besar, berikut ini adalah divisi dalam acara yang umumnya ada dalam kepanitian.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>1. Divisi Acara<\/span><\/h3>\n\n\n\nDivisi ini bertugas mengurus rangkaian acara. Menjadi divisi yang kerap dianggap paling sibuk mulai dari tahap persiapan sampai pelaksanaan, divisi acara harus memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana dan konsep yang ditentukan. <\/p>\n\n\n\n
Jadi secara keseluruhan, divisi acara membuat konsep acara secara umum sampai mengatur berjalannya acara. <\/p>\n\n\n\n
Jobsdesk Tugas Divisi Acara<\/h4>\n\n\n\n
Agar lebih mudah memahami, berikut ini adalah jobdesk divisi acara:<\/p>\n\n\n\n
\n- Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik<\/li>\n\n\n\n
- Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan dalam menyusun daftar perlengkapan yang dibutuhkan<\/li>\n\n\n\n
- Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara<\/li>\n\n\n\n
- Mengoordinar dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung<\/li>\n\n\n\n
- Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut, termasuk kepada anggota panitia<\/li>\n\n\n\n
- Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama dalam kepanitian<\/li>\n\n\n\n
- Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi mengoordinir anggota divisi acara<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>2. Divisi Humas dan Publikasi<\/span><\/h3>\n\n\n\nSelanjutya adalah divisi Humas (Hubungan Masyarakat) dan Publikasi. Divisi yang membuat konsep publikasi. Sehingga acara yang direncanakan dapat diketahui dengan baik oleh khalayak. <\/p>\n\n\n\n
Untuk itu, divisi diperlukan agar semakin banyak orang yang tahu tentang acara tersebut. Bisanya divisi ini diisi oleh orang-orang cakap dalam hal desain grafis , videografi, atau fotografi, karena publikasi acapkali harus didesain dengan apik dan menarik.<\/p>\n\n\n\n
Jobsdeks Tugas Divisi Humas<\/h4>\n\n\n\n
Secara garis besar, tugas divisi humas dan publikasi meliputi:<\/p>\n\n\n\n
\n- Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat poster, undangan, brosur, banner, baliho, video, dan sebagainya Merancang serta mendesain Katalog<\/li>\n\n\n\n
- Membantu bagian dalam kepanitiaan yang mengurusi administrasi dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan<\/li>\n\n\n\n
- Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara<\/li>\n\n\n\n
- Bertanggung jawab kepada Ketua panitia<\/li>\n\n\n\n
- Sama seperti divisi lainnya, divisi ini juga dipimpin oleh satu pimpinan divisi<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>3. Divisi Perlengkapan<\/span><\/h3>\n\n\n\nNah, selanjutnya adalah divisi perlengkapan yang menyediakan semua perlengkapan yang dibutuhkan selama acara. <\/p>\n\n\n\n
Dengan berkoordinasi dengan divisi lain, divisi perlengkapan menghimpun semua perlengkapan atau peralatan yang diperlukan setiap divisi. <\/p>\n\n\n\n
Kemudian divisi ini memastikan ketersediaan perlengkapan seperti tepat acara, kursi acara, panggung bila ada, sampai sound system. <\/p>\n\n\n\n
Tugas Divisi Perlengkapan<\/h4>\n\n\n\n\n- Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan<\/li>\n\n\n\n
- Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya<\/li>\n\n\n\n
- Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan peralatan.<\/li>\n\n\n\n
- Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara<\/li>\n\n\n\n
- Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara<\/li>\n\n\n\n
- Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia. Jadi bertanggung jawab kepada Ketua Panitia<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>4. Divisi Konsumsi<\/span><\/h3>\n\n\n\nTak kalah penting dengan divisi lainnya nih, divisi konsumsi menjamin logistik yang diperlukan oleh semua anggota kepanitian dan peserta acara. <\/p>\n\n\n\n
Divisi ini yang menyiapkan menu makanan sampai camilan serta menjadwalkan waktu makan. <\/p>\n\n\n\n
Anggota divisi ini harus mampu mengatur persediaan makanan dengan cermat. <\/p>\n\n\n\n
Jobdosk Divisi Konsumsi:<\/h4>\n\n\n\n\n- Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan penjadwalannya<\/li>\n\n\n\n
- Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara<\/li>\n\n\n\n
- Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi<\/li>\n\n\n\n
- Mengurus biaya konsumsi<\/li>\n\n\n\n
- Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan<\/li>\n\n\n\n
- Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran<\/li>\n\n\n\n
- Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n