Apabila sebuah organisasi atau perusahaan melakukan briefing yang benar, maka manfaatnya sangat dahsyat asalkan caranya benar dan memenuhi syarat yang telah ditetapkan diawal sesuai persetujuan.
Briefing tidak hanya sering diterapkan dalam dunia kerja. Tetapi juga sering diterapkan di banyak hal. Mulai untuk rapat, acara perlombaan hingga acara-acara yang kecil lain yang sifatnya melibatkan lebih dari satu orang. Briefing adalah sebuah cara untuk melakukan pemberian informasi atau pengarahan kepada seseorang untuk melakukan sesuatu.
Lantas, apa sih tujuan, cara dan waktu briefing? Nah, untuk temukan jawabannya, baca artikel ini sampai selesai ya.
Daftar Isi
Apa Itu Yang Dimaksud Dengan Briefing?
Apa itu yang dimaksud dengan briefing? Secara umum, briefing dapat diartikan sebagai pengarahan yang terkait dengan motivasi. Secara umumnya juga, briefing sering dilakukan di pagi hari. Meskipun demikian, ini bukan menjadi patokan dan kharisan. Bahkan kamu bisa melakukan briefing di sore hari, siang hari, atau malam hari. Tergantung keperluan. Karena arti brifing mmiliki arti yang lebih luas.
Karena umumnya briefing (pengarahan) ini diperuntukan untuk mengatur atau mengkoordinasi lebih dari orang (kelompok). Maka tidak heran jika briefing paling sering terapkan dalam dunia kerja. Tidak lain bertujuan untuk mensosialisasi kegiatan, aturan, ataupun untuk kebijakan baru.
Meskipun demikian, briefing pun juga sering digunakan untuk komunitas atau tim. Misal tim sepak bola. Saat latihan atau hendak bertanding, mereka juga melakukan briefing untuk mengkoordinasi apa yang akan dilakukan nantinya.
Tujuan Dari Briefing Dalam Dunia Kerja
Tentu saja kehadiran briefing memiliki tujuan dan manfaat. Nah, penasaran apa saja sih manfaat dan tujuannya? Langsung simak ulasan berikut.
1. Menyamakan Tujuan
Salah satu manfaat dan tujuan yang paling penting dari briefing adalah menyatukan menyamakan tujuan. Kita tahu bahwa setiap masing-masing orang memiliki pandangannya sendiri-sendiri. Ketika setiap orang berkumpul dalam satu dengan yang lain, akan terjadi perselisihan dna rawan konflik serta perpecahan. Maka dari itu, penting sekali untuk memberikan briefing, untuk menyamakan visi misi bahwa tujuannya sama.
2. Menjaga Kualitas Komunikasi
Disadari atau tidak, briefing juga dapat membantu untuk meningkatkan kualitas komunikasi antar anggota. Setidaknya saat terjadi briefing, akan ada kontak sosial, dimana kontak sosial ini dapat dimanfaatkan untuk membangun komunikasi satu dengan lain, sehingga saling mengenal. Ketika sudah saling mengenal, maka akan lebih mudah untuk saling bersatu.
3. Membangun Pola Positive Thinking
Adapun manfaat lain dari briefing. Yaitu membangun pola positif thinking. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, jika briefing sebagai sarana untuk menyamakan persepsi. Ketika isi kepala memiliki keselarasan berpikir, akan meminimalisir timbulnya prasangka negatif.
Sebaliknya, justru anggota lebih dominan berpikir positif kepada anggota. Karena mereka sudah memiliki kesamaan tujuan yang jelas. Sehingga menutup peluang untuk membangun pikiran-pikiran yang tidak diinginkan.
4. Stimulus Ide Kreatif
Briefing sebenarnya sangat bagus untuk upgrade diri sendiri loh. Setidaknya saat melakukan briefing, ada banyak hal yang akan dirasakan. Salah satunya adalah menstimulasi kita lebih kreatif.
Saat briefing, ada banyak kejutan-kejutan ide. Yang mana ide itu secara tidak langsung mendorong kamu untuk lebih eksplore potensi, dan bakat.
Dari keempat tujuan di atas, nomor berapa yang berdampak dalam hidup kamu? Atau justru tidak ada pengaruh sama sekali? Tuliskan di kolom komentar ya.
Baca juga: Cara Membuat Term of Reference (TOR)
Bagaimana Cara Melakukan Briefing Yang Efektif?
Adapun cara melakukan briefing yang efektif yang bisa kamu coba. Sebagai berikut.
1. Pre-Kondisi
Nah, penting banget untuk kamu ketahui. Bahwa perlu persiapan briefing. Kamu perlu memikirkan siapa yang akan memimpin briefing. Termasuk mempersiapkan materi briefing. Sehingga ketika tiba waktunya biring, para peserta mendapatkan insight dan energi positif yang lebih baik dan maksimal.
2. Tepat Waktu
Saat tiba waktunya briefing. Maka kamu pun perlu menghargai waktu. Misalnya datang tepat waktu, tidak telat. Apalagi jika konteksnya adalah sebagai karyawan. Maka tepat waktu adalah penting.
3. Menerima Masukan
Apabila sudah ditunjuk untuk memimpin briefing, maka ada satu hal penting. Yaitu agar tidak sombong. Tetap rendah hati, dan tetap menerima masukan dari orang lain.
Karena kita tahu bahwa dalam sebuah tim/kelompok, setiap orang memiliki perspektif yang berbeda. Siapa tahu perspektif rekan anggota memang ada benarnya.
Disamping itu, mendengarkan pendapat orang lain sebagai salah satu bentuk apresiasi dan penghormatan kita kepada anggota tim. Demi menjaga sportifitas dan menjaga kekompakan tim.
4. Mengajak Semua Aktif Terlibat
Jika perlu, kamu pun bisa membuka kesempatan untuk tim menyampaikan pndapat dan gagasan mereka. Setidaknya dengan cara ini, tim akan lebih aktif, lebih dihargai dan semakin membukakan peluang ide-ide baru yang lebih bermanfaat.
5. Pentingnya Notulen
Saat memimpin briefing, seringkali fokus kita terpecah, sehingga tidak ada kesempatan untuk mencatat poin-poin penting. Maka tidak ada salahnya menunjuk satu notulen untuk mencatat. Di akhir briefing, kamu pun bisa memfollow up poin-poin tersebut kepada penanggungjawab dan pelaksana.
6. Ringkas dan Jelas
Adapun seni yang harus dimiliki saat memimpin briefing. Pastikan jika apa yang kamu sampaikan ringkas, jelas dan mudahan dipahami oleh anggota kelompok/tim. Briefing pun tidak perlu terlalu panjang. Cukup 10-15 menit saja.
Jika dilihat dari cara briefing di atas, sebenarnya kamu pun mungkin sudah mempraktekannya. Sementara buat kamu yang baru mencoba pengalaman ini pertama kalinya, semoga sukses.
Kapan Waktu Yang Tepat Untuk Briefing?
Waktu kapan briefing dilakukan, sebenarnya tidak ada aturan dan alasan pasti. Meskipun demikian, umumnya sering dilakukan di pagi hari. Karna pagi hari dianggap masih fresh, dan produktifitas dan semangat karyawan masih tinggi. Tidak hanya itu saja.
Ternyata ada banyak dampak kenapa briefing di pagi hari. Diantaranya adalah memperkuat kekompakan kerjasama antar anggota tim, meningkatkan semangat kerja, meningkatkan kekompakan tim, dan masih banyak lagi tentunya.
Apa Perbedaan Briefing Dan Meeting?
Mungkin ada diantara kamu yang penasaran, apa sih perbedaan briefing dan meeting? Dari nama dan peruntukannya pun berbeda. Meeting memiliki istilah populer sebagai rapat atau pertemuan. Agar mudah menjelaskan, kita peruntukan untuk instansi perusahaan.
Meeting diperuntukan untuk semua divisi yang ada di perusahaan. Dimana saat meeting akan membahas topik tertentu, yang sifatnya umum. dari segi waktu, meeting pun bisa dilakukan dalam waktu lama.
Sementara briefing dari segi waktu, hanya dilakukan secara singkat 14-15 menit saja. Smentara ruang lingkup yang dilibatkan lebih sedikit. Misal, hanya fokus pada satu divisi marketing online saja. Briefing pun sifatnya hanya mengulas atau mengingatkan hal-hal yang disampaikan dalam meeting, agar tetap fokus pada target dan tujuan.
Itulah seputar briefing. Barangkali kamu menjadi leader atau pemimpin di perusahaan. Pastinya kamu memiliki peran dan tanggungjawab untuk mengarahkan tim menjadi yang lebih baik bukan? Agar tetap fokus mencapai target yang diinginkan.
Baca Artikel Terkait Briefing
Semoga beberapa ulasan seputar briefing ini cukup memberikan wawasan dan manfaat seputar briefing. Bahwasanya briefing menjadi pengantar sebelum bekerja atau menjalankan aktivitas yang memiliki kekuatan yang memiliki pengaruh, agar tetap menjaga kekompakan. (Irukawa Elisa).