Katalogisasi Perpustakaan: Bentuk, Cara dan Contoh

Penerimaan buku di perpustakaan tentu melalui proses yang cukup panjang, mulai dari proses awal, yaitu pengadaan barang yang membutuhkan penyelesaian urusan administratif, dilanjutkan pada proses pengolahan dan katalogisasi perpustakaan.

Di bagian pengolahan ini nanti, buku kemudian akan diserahkan kepada bagian layanan atau sirkulasi yang kemudian buku tersebut diletakkan di rak yang sudah disediakan.

Tak hanya itu, akan dilanjut kembali ke berbagai proses yang memungkinkan kelancaran proses penataan buku di perpustakaan, baik itu perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan daerah, dan lain sebagainya. Berbagai proses penataan buku tersebut dilakukan dengan katalogisasi.

Apa itu katalogisasi dan bagaimana langkah dan tujuan untuk melakukan katalogisasi guna tersusunnya buku-buku di perpustakaan akan dijelaskan dengan detail di artikel ini. Simak penjelasan selengkapnya!

Baca juga: Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia

Apa Itu Katalogisasi?

Katalogisasi berasal dari kata katalog yang memiliki arti yaitu suatu daftar yang berisi keterangan yang lengkap dari suatu buku koleksi, dokumen, atau bahan pustaka lainnya. Sedangkan katalogisasi pada buku-buku perpustakaan adalah suatu proses melakukan atau mengkatalog berbagai buku yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. 

Berangkat dari pengertian tersebut, maka proses katalogisasi tidak hanya mengkatalog buku-bukunya saja, tetapi juga seluruh bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Mulai dari bahan pustaka yang berupa buku, bahan pustaka yang bukan berupa buku, misalnya surat kabar, majalah, brosur, kliping, dan juga laporan.

Pengertian katalogisasi merupakan sebuah proses pembuatan katalog dari suatu bahan pustaka yang merupakan kegiatan merekam data bibliografi, misalnya seperti pengarang, judul, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, dan lain sebagainya.

Dengan adanya katalog, para pengguna perpustakaan diharapkan dapat mengetahui gambaran singkat mengenai bahan pustaka yang diproses, baik mengenai bibliografis atau isi yang terkandung di dalamnya, lokasi dan tempat penyimpanannya di perpustakaan, atau keterangan lain yang dianggap penting.

Tujuan Katalogisasi

Melakukan katalogisasi perpustakaan tentu memiliki fungsi dan tujuan. Berikut adalah tujuan katalogisasi perpustakaan secara umum:

1. Memungkinkan seseorang menemukan buku, jika:

• diketahui pengarang, atau
• diketahui judul, atau
• diketahui subjeknya.

2. Menunjukkan apa yang dimiliki perpustakaan, jika:

• berdasarkan pengarang tertentu,
• mengenai subjek tertentu, atau
• berdasarkan jenis sastra tertentu.

3. Membantu dalam memilih sebuah buku, misalnya:

• menyangkut edisi secara bibliografis,
• karakter buku.

Dari pengertian tersebut, tujuan katalogisasi semakin berkembang seiring perkembangan zaman. Dalam praktik modern katalogisasi bertujuan untuk memudahkan seseorang menemukan setiap ciptaan intelektual, baik yang diedarkan dalam format cetak, non-cetak, maupun elektronik.

Baca juga: Cara Penyiangan Bahan Pustaka

Fungsi Katalogisasi Perpustakaan

Sementara itu, menurut Charles Ammi Cutter dalam Rules for A Dictionary Katalog (Needham: 1971), fungsi dilakukannya katalogisasi perpustakaan pada umumnya adalah sebagai berikut.

1. Katalogisasi perpustakaan berfungsi untuk mencatat karya seseorang pada tajuk subjek yang sama.
2. Selain itu, katalogisasi perpustakaan juga berfungsi sebagai penyusun entri pengarang secara tepat, sehingga semua karya seseorang berada pada tajuk yang sama.
3. Katalogisasi perpustakaan juga berperan sebagai alat pengumpul atau assembling list yang memiliki fungsi yaitu mencatat, mendaftar, atau mengumpulkan setiap koleksi yang ada di perpustakaan.
4. Katalogisasi perpustakaan juga memiliki fungsi sebagai alat pencari atau penelusur atau finding list yang membimbing pemakai untuk mencari dan menelusuri koleksi yang dicari di bawah entri-entri dari koleksi atau karya tersebut.
5. Selanjutnya, katalogisasi perpustakaan akan memberikan petunjuk lokasi atau letak buku yang disusun di perpustakaan.
6. Katalogisasi perpustakaan juga memiliki fungsi sebagai sumber yang memberikan alternatif pilihan karya.
7. Terakhir, dibuatnya katalogisasi perpustakaan berfungsi sebagai penyusunan bibliografis.

Baca juga: 4 Kendala Dalam Pengadaan Bahan Pustaka

Bentuk Katalogisasi Perpustakaan

Ada pun berikut ini merupakan beberapa bentuk katalogisasi berdasarkan perkembangannya.

1. Katalog Berbentuk Buku (Book Catalog)

Katalog dalam bentuk buku ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan dapat diletakkan di berbagai tempat.

2. Katalog Berkas (Sheaf Catalog)

Katalog berupa lembaran lepas ini disatukan dengan penjepit khusus, yang mana setiap lembarnya memuat satu entri, dan setiap penjepit berisi 500 – 600 lembar atau slip. Ukuran katalog berkas ini adalah 12.5 cm x 20 cm.

3. Katalog Kartu (Card Catalog)

Katalog kartu terdiri dari beberapa kartu yang disusun di dalam laci katalog yang mana ukuran kartu katalog ini adalah 7.5 cm x 12.5 cm.

4. Katalog Komputer atau OPAC (Online Public Access Catalogue)

Katalog ini adalah program aplikasi yang digunakan di perpustakaan, misalnya menggunakan CDS/ISIS, Inmagic, VTLS, Dynix, dan lain sebagainya.

Cara Katalogisasi Buku Perpustakaan

Proses katalogisasi buku perpustakaan atau cara katalogisasi perpustakaan berpedoman pada AACR2R (Anglo-American Cataloging Rules, Second Edition, 1988 Revision) yang mana akan menentukan beberapa hal ini sebagai langkah atau cara katalogisasi perpustakaan.

1. Deskripsi Bibliografi

• Daerah judul atau kepengarangan disalin seperti yang tercantum pada halaman judul atau boleh disingkat dengan menghilangkan bagian akhir dan diganti dengan tanda (—).
• Daerah edisi disalin sesuai yang tercantum pada bahan pustaka.
• Daerah impresum adalah tempat terbit, nama badan penerbit, dan tahun terbit.
• Daerah kolasi atau deskripsi fisik terdiri atas jumlah pagina atau jumlah jilid, ilustrasi, ukuran, dan lampiran.
• Daerah seri terdiri dari judul seri, pernyataan anak seri atau sub seri, nomor seri, ISSN, dan terbitan yang merupakan bagian dari seri.
• Daerah catatan meliputi segala sesuatu yang dianggap penting tapi tidak dicantumkan dalam daerah lain yang sudah ditentukan.
• Daerah ISBN.

2. Penentuan Tajuk Entri Utama dan Entri Tambahan

Untuk menentukan tajuk entri utama dan tambahan, diperlukan ketentuan sebagai berikut.

• Karya pengarang tunggal, tajuk entri utama (TEU) jatuh pada nama pengarang.
• Karya pengarang ganda atau dua atau tiga orang, TEU jatuh pada nama pengarang yang disebut pertama, sedangkan tajuk entri tambahannya pada nama pengarang lainnya.
• Karya pengarang ganda lebih dari tiga orang yang TEU-nya jatuh pada judul buku tersebut.
• Karya editor atau penyunting, TEU-nya jatuh pada judul.
• Karya anonim, TEU-nya jatuh pada judul buku.
• Karya kumpulan, TEU-nya jatuh pada judul.
• Karya campuran, TEU-nya tergantung dari peran pengarang masing-masing.

3. Penentuan Tajuk Nama Orang dan Badan Korporasi

Di dalam penentuannya, ada ketentuan sebagai berikut ini.

a. Tajuk untuk nama orang

• Nama orang Indonesia: cara-cara penulisan nama orang Indonesia diambil nama yang paling belakang. Kecuali bila ada penghubungnya diantara namanya (-) diambil nama yang ada di depan strip (-). 
• Nama orang China: terdiri dari tiga bagian. Nama keluarga yang paling depan, maka cara penulisannya tidak perlu dibalik dan diberi tanda baca koma sesudah bagian nama terdepan. 
• Nama orang barat: ada nama keluarga di belakang nama kecil atau namanya sendiri.
• Nama orang yang menggunakan unsur sisipan: biasanya berupa nasab seperti bin, ibn, nan, dan lain sebagainya, tajuknya jatuh pada bagian nama sebelum unsur sisipan.

b. Tajuk untuk badan korporasi

Berikut ketentuan penulisan tajuk untuk badan korporasi:

1) Badan pemerintah

Badan Pemerintahan – TE – Nama Negara

2) Badan bawahan yang tidak dikenal

Komisi Perpustakaan UM – TE – Nama Instansi

3) Badan bawahan non departemen

LIPI – TE – Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

4) Penemuan, konferensi, rapat, seminar, simposium, dan sebagainya, tajuknya jatuh pada nama konferensi atau seminarnya.

Baca juga: 5 Teknik Pengadaan Bahan Pustaka

Format Penulisan Entri Katalog

Ada dua cara melakukan penulisan entri katalog, yaitu bentuk baku dan bentuk bebas.

1. Bentuk Baku

Bentuk baku ini dilakukan sesuai dengan peraturan katalogisasi internasional atau AACR dengan entri utama yaitu nama pengarangnya. Contohnya adalah sebagai berikut:

2. Bentuk Bebas

Bentuk bebas ini tidak memperhatikan karya yang dikarang oleh salah satu orang maupun beberapa orang, sehingga tajuk entri utama adalah pada nama pengarangnya. Berikut adalah contoh dari format dengan bentuk bebas.