Bagi para pegawai kantoran atau perusahaan dijamin akrab dengan kegiatan reimburse atau proses penggantian dana. Lebih tepatnya, para karyawan mengajukan klaim penggantian dana ke perusahaan. Sehingga setiap sen yang dikeluarkan karyawan untuk kepentingan perusahaan akan diganti.
Bicara mengenai proses penggantian dana sudah tentu antara satu perusahaan dengan perusahaan lain akan dijumpai perbedaan yang signifikan. Mulai dari jenis biaya yang bisa diajukan klaim penggantiannya sampai prosedurnya. Hal ini lumrah, karena prosedur penggantian dana tentu disesuaikan dengan kondisi ekonomi perusahaan.
Lalu, apakah perusahaan tempat kamu bekerja juga menerapkan proses klaim penggantian dana tersebut? Bagi sebagian besar perusahaan proses klaim ini wajar dan bahkan wajib sebagai upaya untuk melakukan analisis kebutuhan dan biaya secara menyeluruh. Jika masih bingung perihal proses penggantian dana ini, maka bisa menyimak uraian berikut.
Daftar Isi
Apa Itu Reimburse?
Hal pertama yang perlu diketahui adalah pengertian atau definisi dari klaim penggantian dana oleh perusahaan kepada karyawan tersebut. Jadi, yang disebut dengan reimburse atau proses penggantian dana adalah sebuah bentuk kompensasi yang diberikan suatu perusahaan untuk pengeluaran yang dilakukan karyawan demi urusan atau kepentingan perusahaan.
Sehingga pada saat karyawan membutuhkan dana untuk keperluan kantor, namun kondisi tidak memungkinkan untuk mengajukan dana ke bagian keuangan. Maka bisa mempergunakan uang atau dana pribadi terlebih dahulu. Baru kemudian dibuat laporan pengajuan klaim penggantian dana ke bagian keuangan.
Hal ini memungkinkan setiap karyawan dipastikan tidak memakai dana pribadi untuk kepentingan kantor. Sehingga biaya-biaya tersebut adalah biaya perusahaan, yang tentu menjadi tanggung jawab dari perusahaan yang bersangkutan. Proses reimburse pun menjadi hal wajar bahkan wajib.
Proses penggantian dana sendiri setiap perusahaan punya kebijakan sendiri-sendiri. Ada yang penggantian dana dilakukan saat pengajuan dilakukan. Ada pula yang dijadikan satu dengan tanggal gajian. Jadi, diajukan saat tutup buku dan uang pengganti ikut cair bersamaan dengan gaji yang masuk ke rekening payroll.
Biaya-Biaya yang Bisa Reimburse
Seperti yang sudah dijelaskan di awal, bahwa setiap perusahaan memiliki kebijaan yang berbeda-beda terkait proses penggantian dana ini. Mulai dari jadwal pengajuan, jadwla pencairan, sampai jenis biaya yang bisa diajukan penggantiannya dan tidak. Jadi, ada beberapa jenis biaya yang kemudian tidak bisa diajukan penggantiannya.
Secara umum ada tiga jenis biaya yang bisa diajukan penggantian dananya ke bagian keuangan. Diluar dari tiga jenis biaya ini nanti kembali kepada kebijakan perusahaan, apakah bisa diklaim atau diajukan maupun tidak. Berikut tiga jenis biaya yang dimaksudkan:
1. Biaya Bisnis
Jenis biaya yang pertama adalah biaya bisnis, yaitu jenis biaya yang dikeluarkan dengan uang pribadi karyawan terlebih dahulu untuk berbagai kegiatan bisnis. Misalnya uang pulsa untuk nomor kontak customer service maupun bagian atau divisi lain, biaya program pelatihan, biaya sewa kantor, dan lain-lain.
Jenis biaya ini bisa diajukan penggantiannya karena pada saat perlu dibayar segera ternyata bagian keuangan belum bisa menyediakan uang tunai. Misalnya karena uang tunai sudah habis dan belum bisa mengambil uang tunai di ATM maupun bank karena hujan atau sudah mendekati jam pulang.
Sehingga biaya-biaya tersebut kemudian dibayarkan dengan dana pribadi salah satu atau beberapa karyawan terlebih dahulu. Setelah itu diajukan ke bagian keuangan untuk mendapatkan reimburse atau penggantian uang. Prosedurnya pun didahului dengan penyusunan laporan.
Jadi, harus disusun informasi mengenai jenis pengeluaran dan nominalnya. Selain itu juga wajib disertai dengan bukti transaksi, misalnya nota pembayaran atau semacamnya. Sehingga klaim penggantian dana tersebut bisa dibuktikan dan terbukti valid.
2. Biaya Perjalanan Bisnis
Jenis biaya kedua adalah biaya perjalanan bisnis, yakni jenis biaya yang bisa diajukan penggantian dananya yang bertujuan untuk perjalanan bisnis. Perjalanan bisnis disini meliputi biaya transportasi karyawan dari rumah ke kantor dan sebaliknya, biaya tiket pesawat atau kereta api saat ada tugas dinas di luar kota, dan lain-lain.
Jadi, setiap kali karyawan melakukan perjalanan bisnis atau perjalanan dinas maka biaya akan ditanggung oleh perusahaan. Beberapa perusahaan memberikan dana di muka, sehingga karyawan yang bersangkutan sudah mendapatkan biaya untuk berbagai keperluan selama perjalanan dinas tersebut.
Jika dana tersebut kurang maka dipenuhi dengan uang pribadi karyawan dulu, baru kemudian mengajukan reimburse. Ada pula yang murni memakai uang pribadi karyawan dulu mulai dari biaya tiket, akomodasi, transportasi, dan konsumsi. Sehingga setelah perjalanan dinas selesai maka bisa mengajukan penggantian dana.
3. Biaya Kesehatan
Jenis biaya ketiga yang umum bisa diajukan penggantian dananya ke perusahaan adalah biaya kesehatan. Yaitu biaya-biaya yang ditanggung perusahaan untuk kebutuhan kesehatan para karyawan. Meliputi biaya pemeriksaan dokter, pembelian obat-obatan, dan lain sebagainya.
Biaya ini bisa diklaim penggantiannya dengan menyerahkan bukti berupa struk pembayaran pembelian obat maupun jasa dokter dan bukti lainnya. Selain itu biasanya perlu mengisi form untuk pengajuan penggantian dana, sehingga tidak bisa asal menyodorkan bukti transaksi kesehatan yang dilakukan.
Hanya saja tidak semua perusahaan menawarkan biaya penggantian dana untuk jenis satu ini. Sebab biaya untuk kesehatan karyawan tentu tinggi, sehingga sampai saat ini baru disediakan oleh sejumlah perusahaan besar dan terkemuka. Selain itu, beberapa perusahaan juga sudah menyediakan asuransi.
Misalnya dengan mendaftarkan para karyawan sebagai peserta BPJS, sehingga saat berobat tidak perlu keluar uang. Tidak perlu juga menunggu lama untuk bisa berobat, karena tinggal menggunakan kartu BPJS tanpa perlu mengurus perizinan yang rumit dengan pihak HRD.
Sebagian perusahaan lainnya menyediakan asuransi lain misalnya asuransi dari perusahaan swasta. Sehingga asuransi ini menjadi ganti dari reimburse untuk dana kesehatan.
Baca juga : Perbedaan Biaya dan Beban
Etika dalam Pengajuan Reimburse
Meskipun karyawan mendapat fasilitas penggantian dana dari perusahaan, namun pengajuannya harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Sehingga pengajuan penggantian dana bisa dikatakan ada etikanya, dan berikut detailnya:
– Mengetahui Kebijakan Penggantian Dana dari Perusahaan
Etika pertama yang harus diperhatikan adalah mengenai kebijakan yang ditetapkan perusahaan terkait penggantian dana tersebut. Sebab sekali lagi, beda perusahaan beda pula prosedurnya. Selain itu bisa beda juga jenis biaya yang bisa diajukan penggantian dananya, jadi perlu dipahami dulu.
Supaya bisa tahu bagaimana pengajuannya, apa saja yang bisa diajukan, dokumen apa saja yang harus disiapkan, dan kapan pengajuan bisa dilakukan. Jika sudah dipahami dengan baik maka bisa mengajukan permohonan penggantian dana sesuai dengan prosedur yang ada.
Hal ini akan memudahkan bagian keuangan untuk memproses pengajuan tersebut. Sekaligus memudahkan diri sendiri untuk segera mendapatkan penggantian dana, sehingga tidak perlu merasa sudah keluar dana untuk perusahaan. Perusahaan yang akan bertanggung jawab menanggung semua biaya-biaya tersebut.
– Menyiapkan Dokumen Pengajuan
Etika kedua adalah menyiapkan dokumen yang menjadi persyaratan untuk pengajuan reimburse. Hal ini sama pentingnya dengan poin pertama, karena proses pengajuan penggantian dana tidak bisa asal. Tidak bisa hanya disampaikan dengan lisan saja, melainkan ada tahapan dan syarat administrasinya.
Biasanya perlu mengisi form yang sudah disediakan perusahaan dan mengisi setiap kolom di dalam form tersebut. Selain itu juga ada bukti transaksi, misalnya untuk pembelian bensin maka ada struk pembelian bensin di pom bensin tertentu. Jadi, disertai dengan invoice, struk, kwitansi, dan bukti transaksi jenis lainnya.
tanpa bukti ini maka pengajuan penggantian dana tidak akan bisa diproses, sebab pengeluaran yang tidak bisa dibuktikan bisa disebut sebagai pengeluaran fiktif. Sehingga tidak akan disetujui perusahaan. Jadi, setiap kali mengeluarkan dana untuk kepentingan perusahaan dan bisa diajukan penggantiannya.
Maka wajib menyimpan semua bukti transaksi, sehingga semua pengeluaran tersebut bisa diajukan penggantian dananya ke bagian keuangan. Sebagai karyawan kemudian dituntut untuk rapi secara administrasi, jika tidak maka uang yang dikeluarkan tidak akan diganti yang tentu merugikan diri sendiri.
– Sebaiknya Dilakukan Secepatnya
Etika berikutnya adalah mengenai kapan waktu pengajuan permohonan penggantian dana bisa dilakukan? Jadi, masing-masing perusahaan juga memiliki kebijakan khusus mengenai hal ini. Ada yang memberikan batas waktu ada yang sebaliknya, selama bisa dibuktikan sesuai prosedur administrasi.
Beberapa perusahaan memberi waktu maksimal 1 minggu setelah beban biaya dikeluarkan karyawan, sehingga reimburse perlu segera dilakukan. Beberapa lagi baru bisa dilakukan 1 minggu sebelum tutup buku di setiap periode gajian. Jadi, tanyakan ke bagian keuangan mengenai kapan waktu pengajuannya.
Meskipun waktu yang diberikan masih lama, usahakan semua bukti transaksi sudah disiapkan dan ditata. Lebih baik lagi sudah sekalian mengisi form pengajuan, sehingga di hari H tinggal menyerahkannya kepada keuangan dan bisa fokus bekerja. Ada baiknya juga semua bukti transaksi difotokopi sebagai arsip pribadi.
– Bersikap Jujur
Berikutnya adalah bersikap jujur, dan hal ini justru perlu dijunjung setinggi mungkin oleh semua karyawan di semua perusahaan. Mengapa? Sebab yang namanya fasilitas reimburse perlu diakui rentan dengan kecurangan. Misalnya untuk uang bensin, bisa jadi struk pembelian bensin bukan untuk motor yang dimiliki.
Melainkan motor anggota keluarga lain yang nominalnya lebih besar, apalagi di dalam struk pom bensin tidak ada keterangan untuk motor siapa dan plat motor berapa. Sehingga mudah sekali untuk dicurangi, belum lagi dengan biaya-biaya lain yang bisa juga dicurangi.
Oleh sebab itu setiap karyawan sebaiknya tetap jujur, sebab penggantian dana akan mempengaruhi pengeluaran perusahaan. Jika pemasukan masih bisa menutup maka masih baik-baik saja. Bagaimana jika sebaliknya dan terjadi berulang? Bisa jadi, perusahaan akan mengalami kebangkuratn karena karyawan yang tidak jujur.
daripada menjadi pengangguran karena PHK akibat perusahaan tutup. Sebaiknya berlaku jujur dan membantu perusahaan memiliki kondisi keuangan yang sehat.
– Cek Kembali Daftar Biaya yang Diajukan
Berikutnya adalah mengecek kembali semua biaya yang diajukan dalam form pengajuan penggantian dana atau reimburse. Pengecekan ulang penting untuk memastikan tidak ada biaya yang terlewat untuk diajukan. Sebab terlewat akan sama artinya dengan tidak bisa mengajukan penggantian dana, sebab sudah lewat periodenya.
Jadi, cek ulang sebelum diserahkan ke bagian keuangan untuk di cek dan diteliti. Jika dirasa sudah tepat maka tinggal menunggu proses penggantian dana dari perusahaan. Ada yang seketika setelah form pengajuan diserahkan ada yang harus menunggu beberapa hari sampai seminggu.
– Hitung Uang Penggantian dari Perusahaan
Poin terakhir dalam etika mengajukan reimburse kepada perusahaan adalah menghitung kembali uang penggantian. Tujuannya untuk menyesuaikan jumlah yang diterima dengan jumlah yang diajukan, apakah sama atau tidak. Jika ada selisih maka bisa ditanyakan ke bagian keuangan.
Bisa jadi, bagian keuangan salah menghitung sehingga sisa uangnya akan diberikan kepada karyawan secara langsung. Namun, bisa jadi juga ada beberapa biaya yang tidak bisa diajukan penggantiannya. Sehingga muncul selisih antara jumlah uang yang diajukan dengan uang penggantian yang diterima.
Jika asal menerima uang penggantian, maka ada kemungkinan menerima jumlah uang yang salah. Selain itu bisa menyebabkan prasangka yang buruk, jadi harus di cek ulang dan jika ada selisih segera dikonfirmasikan.
Baca juga : Manajemen Risiko
Cara Mengelola Reimburse Suatu Perusahaan
Kebijakan reimburse akan membantu karyawan terhindar dari beban biaya yang seharusnya menjadi beban perusahaan. Sehingga menjadi bagian penting untuk melindungi para karyawan. Sayangnya, karena ada kemungkinan kebijakan ini dimanfaatkan untuk kepentingan pribadi sehingga berlaku curang.
Kemudian juga ada kemungkinan perusahaan memiliki banyak karyawan, misal sampai ratusan atau bahkan ribuan. Maka pengelolaan penggantian dana ini harus tepat agar semua dana yang memang bisa diganti bisa diganti dengan sesuai aturan. Jika saat ini sedang mengurus prosedur penggantian dana, berikut beberapa tips pengelolaannya:
1. Membuat Kebijakan Reimburse
Hal pertama untuk bisa mengelola kebijakan penggantian dana perusahaan adalah menyusun atau membuat kebijakan yang tepat. Kebijakan ini menjelaskan detail mengenai prosedur pengajuan penggantian dana, syarat administrasi, dan kapan pengajuan dilakukan.
Kebijakan yang dibuat sebaiknya dibuat sesederhana mungkin supaya bisa dipahami semua karyawan dan bisa diterapkan dengan baik. Membuat proses menjadi lebih pendek mungkin diperlukan untuk menghindari kebingungan dari karyawan. Misalnya dari karyawan kemudian minta tanda tangan supervisor dan langsung diserahkan ke keuangan.
2. Menentukan Jenis Biaya
Setelah kebijakan sudah disusun, maka tinggal menentukan jenis biaya yang bisa diganti oleh perusahaan. Hal ini penting karena jika tidak ada batasan maka semua biaya karyawan akan diajukan penggantiannya. Bisa jadi ada biaya-biaya yang tidak berhubungan dengan kepentingan perusahaan masuk ke klaim.
Penentuan jenis biaya merupakan hak mutlak masing-masing perusahaan, sehingga tidak bisa menjadikan kebijakan perusahaan lain sebagai acuan. Sebab kondisi keuangan setiap perusahaan berbeda, dan begitu pula dengan karakter karyawannya. Jadi, harus disesuaikan dengan kondisi masing-masing.
Jenis biaya yang jelas akan membantu meminimalkan kecurangan. Sehingga tidak ada biaya yang diklaim sebagai beban perusahaan padahal merupakan beban pribadi. Misalnya biaya konsumsi selama dinas, kebanyakan perusahaan memberlakukan biaya ini tidak bisa diganti kecuali transportasi dan akomodasi.
3. Menyusun Prosedur Pengajuan Penggantian Dana
Berikutnya adalah menyusun prosedur pengajuan penggantian dana atau reimburse, dan sama pentingnya dengan dua poin sebelumnya. Jadi, setiap karyawan tahu apa saja yang harus disiapkan agar bisa mendapat penggantian dana dan kapan bisa diajukan. Selain itu juga tahu dimana pengajuan tersebut diserahkan.
Prosedur perlu dibuat jelas dan tidak terlalu panjang, sehingga mudah dijalankan namun tetap menekankan ketelitian. Usahakan bagian keuangan mencetak ulang form pengajuan penggantian dana. Jika menemukan kejanggalan, maka ada baiknya diberi peringatan tegas agar tidak terulang. Hal ini mendorong kejujuran karyawan.
Penggantian dana memang penting untuk melindungi karyawan dan membuat mereka nyaman. Namun prosedurnya harus ditata dengan jelas dan sebaik mungkin, supaya tidak merugikan perusahaan. Sebab reimburse sendiri seperti yang disebutkan diatas rentan kecurangan, jika tidak dikelola dengan benar maka kecurangan ini semakin tinggi.