Struktur Organisasi Fungsional: Fungsi, Jenis dan Contoh

Struktur organisasi fungsional hampir digunakan di hampir semua perusahaan. Mulai dari perusahaan kelas menengah bawah hingga menengah atas. Kehadiran struktur organisasi adalah untuk memudahkan menjalankan sistem, manajemen dan membantu perusahaan mencapai visi misi perusahaan. Berikut adalah pengertian, fungsi, jenis, saran dan contoh struktur organisasi. 

Pengertian Struktur Organisasi 

Struktur organisasi fungsional atau functional structure organization adalah jenis manajemen organisasi. Dimana semua perusahaan besar maupun kecil menggunakannya. Di dalam struktur organisasi fungsional itu sendiri memiliki banyak job desk pembagian kerja. Umumnya pembagian kerja ini dilakukan didasarkan pada fungsi dari masing-masing manajemen. 

Struktur organisasi dapat pula diartikan sebagai susunan atau tingkatan tugas individu dalam sebuah perusahaan, sesuai dengan tinggi kedudukannya. Struktur organisasi inilah yang kemudian disebut dengan hierarki.

Misalnya, ada bagian manajemen keuangan, Manajemen SDM, manajemen produksi, manajemen pemasaran dan masih banyak divisi lain. Mengingat banyak divisi, maka setiap divisi manajemen harus memiliki stakeholder yang berkompeten dan skill yang teruji, sesuai dari masing-masing manajemen. Guna memajukan perusahaan. 

Kelebihan struktur organisasi fungsional adalah guna menekan biaya operasional perusahaan. Tidak berhenti sampai disitu saja, juga akan memudahkan dan membantu tim manajerial untuk mengawasi dan mengevaluasi performa kerja karyawan.

Terlepas dari keunggulan tersebut, ternyata struktur organisasi fungsional memiliki kelemahan di bidang komunikasi. Dimana ketika terjadi diskusi dan komunikasi seringkali akan mengalami perbedaan pendapat dan mempengaruhi kinerja.

Fungsi Struktur Organisasi 

Jika sebelumnya sudah mengupas seputar tentang struktur organisasi secara umum, dan sedikit tahu kenapa banyak perusahaan menggunakan struktur ini. Terlepas dari itu semua, ada beberapa tujuan struktur organisasi fungsional. Diantaranya sebagai berikut. 

Spesialisasi 

Salah satu tujuan adanya struktur organisasi adalah spesialisasi. Spesialisasi ini bertujuan untuk memudahkan perusahaan menjalan tugasnya berdasarkan kapasitas, skill, bakat dan fungsi berdasarkan masing-masing departemen. 

Maka tidak heran jika setiap departemen perlu manajer yang berkompeten di bidangnya. Tujuannya untuk mengontrol dan mengevaluasi kinerja bawahannya. Cara ini juga lebih efektif untuk mempercepat kinerja agar tetap efisien. 

Menjaga koordinasi

Karena dalam fungsi struktur organisasi ada banyak divisi, maka dibutuhkan koordinasi, agar tetap berjalan selaras dan lebih mudah. Koordinasi salah satu sarana untuk membangun komunikasi dua arah, untuk memperlancar jalanya kerja. 

Meningkatan efisiensi dari manajerial 

Fungsi struktur organisasi tidak lain adalah meningkatkan efisiensi dari manajerial. Setidaknya efisiensi manajerial ini akan banyak membantu mengembangkan sumber daya manusia. Sehingga lebih maju. 

Menghindari dobel tugas

Meskipun tidak disadari oleh kebanyakan orang, ternyata fungsi struktur organisasi dapat meminimalisir duplikasi fungsi dan tugas seorang karyawan. Meskipun dobel tugas bukan kesalahan, tetapi akan lebih efektif jika karyawan hanya fokus pada satu tugas saja. Dengan tujuan untuk meminimalisir terjadinya distraksi dan overload kerja, yang dapat memicu masalah secara berulang. 

Mempercepat proses operasional 

Kehadiran struktur organisasi akan membantu manajer senior untuk mengontrol segala pergerakan masing-masing manajemen. Kehadiran struktur organisasi ini akan mempercepat kerja dan tugas. Karena ibarat dalam penyimpanan di komputer, sudah terfolder sesuai dengan kapasitas masing-masing.

Jadi ketika ada pelaporan atau apapun, cukup masing-masing manajer divisi yang melaporkan ke manajer senior. Cara ini juga efektif mempercepat manajer senior membuat keputusan dan cepat dalam mendelegasikan tugas.

Jenis Struktur Organisasi Perusahaan 

Berbicara tentang struktur organisasi dalam sebuah perusahaan, ternyata memiliki beberapa jenis berdasarkan karakteristik hierarkinya. 

Struktur Fungsional

Struktur fungsional adalah jenis struktur mengklasifikasikan kerja berdasarkan tugas manajemen. Ruang lingkup tugas manajemen seperti sdm, marketing, keuangan, dan penciptaan. Struktur fungsional ini salah satu jenis yang paling banyak diterapkan organisasi perusahaan.

Nah, apabila menerapkan struktur ini, maka masing-masing manajemen saat merekrut karyawan adalah karyawan yang memiliki skill dan tugas yang relevan.

Struktur Divisional 

Jenis struktur ini banyak digunakan oleh perusahaan atau organisasi skala menengah ke atas. Karena struktur divisional relatif mengeluarkan anggaran operasional yang besar. Dimana pola struktur divisional adalah mengelompokkan kerja berdasarkan kesamaan, misalnya kesamaan lokasi geografis, kesamaan produk, kesamaan pasar ataupun kesamaan layanan.

Tantangan terbesar dari struktur divisional harus siap mental. Karena dibutuhkan alokasi sumber daya dan biaya per divisi, yang tidaklah sedikit. 

Struktur Matriks 

Sementara jenis struktur organisasi yang merupakan gabungan struktur divisional dan fungsional disebut dengan struktur matriks. Jenis struktur ini sebagai upaya untuk menutupi kelemahan masing-masing jenis struktur. Struktur matriks ini lebih sering digunakan untuk perusahaan multinasional. 

Kelebihan struktur matriks memudahkan pelaku usaha untuk mengambil keputusan. Di Sisi yang sama, kelemahan struktur matriks ini memicu terjadinya dualisme kepemimpinan yang justru menimbulkan masalah lebih kompleks terhadap struktur. Sementara dari pihak karyawan, struktur matriks ini juga memungkinkan karyawan mengalami jobdesk dobel yang lagi-lagi memicu masalah baru. 

Struktur Komite

Mungkin pernah mendengar struktur komite? Struktur komite adalah jenis struktur organisasi yang mengerjakan tugas secara kolektif, secara bersama-sama. Kelebihan jenis ini adalah memudahkan para pemimpin membuat keputusan, ketika ada rapat dengan dewan ataupun dengan pemegang saham.

Sayangnya, kelemahan struktur komite ini adalah para pemangku (pejabat) berpeluang besar lari dari tanggung jawab, terkait permasalahan perusahaan. 

Struktur Tim Kerja 

Ada juga jenis struktur tim kerja jika diperhatikan, jenis struktur organisasi ini sifatnya khusus. Karena proses kerjanya bisa dilakukan secara tiba-tiba. Sifat dari struktur ini adalah temporer dan dibuat sewaktu-waktu, karena memang sistem kerja ini hanya menanggulangi masalah yang sifatnya momentum/dadakan/ataupun tidak terduga. Struktur tim kerja ini terdiri dari tenaga kerja (karyawan) yang memang sudah profesional dibidangnya.

Baca juga: 3 Contoh Notulen Rapat Organisasi, Perusahaan dan Pemerintahan

Contoh Struktur Organisasi Fungsional

Setelah mengetahui pengertian dan fungsi dari struktur organisasi di atas, rasanya kurang lengkap jika tidak disertai contohnya. Berikut adalah beberapa contoh jabatan organisasi di perusahaan.

Dewan komisaris 

Dewan komisaris adalah jabatan yang membawahi direktur, dan bertanggung jawab mengawasi tindakan direksi, dalam mengambil keputusan. 

Direktur Utama

Sementara direktur utama adalah jabatan puncak di sebuah perusahaan yang bertanggung jawab mengawasi, mengambil kebijakan dan membuat rencana untuk perusahaan. Baik untuk rencana jangka panjang maupun jangka pendek. 

Manajer operasional 

Jabatan manajer operasional adalah jabatan yang mewakili perusahaan yang ada di wilayah lain. Misalnya perusahaan yang memiliki banyak cabang hingga ke beberapa kota. Tugas dari manajer operasional adalah mengelola sumberdaya perusahaan sekaligus mengembangkan manajemen dan teknologi.

Manager pemasaran.

Sementara yang dimaksud dengan manajer pemasaran adalah jabatan setingkat manajer di bidang pemasaran. Tugasnya adalah marketing, promosi dan membuat strategi pemasaran perusahaan. Selain itu juga bertugas untuk mengkoordinasikan pekerjaan tim di bawahnya. 

Administrasi dan Keuangan 

Jabatan administrasi dan keuangan juga salah satu jabatan yang bertanggung jawab mengawasi segala aktivitas administrasi, sekaligus mencatat dan membuat laporan akuntansi. 

Business division 

Tanggung jawab business division adalah membuat laporan rencana pemasaran. Termasuk membuat laporan terkait seluruh biaya yang masih ada hubungannya dengan perusahaan. Bahkan masalah dokumen penting juga menjadi tanggung jawab bagian business division. 

Site manager

Jabatan site manager adalah jabatan setara manager, bertanggung jawab langsung di lapangan. karena sebagai manajer lapangan, maka tugasnya mengawasi secara langsung, di lapangan atau pengawas sebuah proyek.

Saran Merancang Organisasi 

Lalu bagaimana sih cara membuat struktur organisasi? Membuat struktur organisasi itu sebenarnya mudah, dan siapapun bisa melakukannya. Berikut adalah caranya. 

Menentukan Visi dan Misi 

Cara paling dasar dan yang paling utama saat merancang organisasi adalah, menentukan tujuan dan visi organisasi. Jika belum memiliki visi misi, maka perlu membuat terlebih dahulu. Karena visi misi adalah tujuan yang akan mempengaruhi sikap, pengambilan solusi dan mengatur strategi. 

Mengidentifikasi Tugas dan Tanggung Jawab

Setelah menentukan tujuan dan visi organisasi, Maka perlu dilakukan identifikasi tugas. Agar lebih spesifik, tidak ada salahnya jika disertai dengan memetakan tanggung jawab dari masing-masing jabatan yang akan ditunjuk. 

Menentukan Tingkat Hierarki 

Sebagai pemilik usaha, berhak dan bebas menentukan berapa tingkat hierarki atau struktur organisasi. Tentu saja ini perlu dilihat skala perusahaan. Apakah menengah ke bawah atau menengah ke atas. Perlu juga dilihat anggarannya. Jika anggaran pas-pasan, buat tingkat hierarki paling sederhana. 

Susun Struktur Organisasi 

Cara selanjutnya adalah menyusun struktur organisasi. Saat membuat struktur organisasi, perlu mengumpulkan informasi. Agar lebih mudah dalam pembuatannya, bisa menggunakan diagram alur/bagan. 

Menentukan wewenang

Terakhir adalah, perlu menentukan wewenang di setiap posisi/departemen sejelas mungkin. Salah satu tujuan mendeskripsikan wewenang agar setiap organisasi memahami perannya, dan tahu apa yang akan diselesaikan.

Baca juga: Pertanyaan Untuk Calon Ketua Organisasi

Itulah beberapa ulasan singkat seputar struktur organisasi. Anda juga mencari Buku Teori Organisasi terlengkap hanya di Deppublishstote.com. Semoga dari pembahasan di atas memberikan wawasan dan pengetahuan. (Iruekkawa Elisa)