logo deepublish store terbaru

3 Contoh Notulen Rapat Organisasi, Perusahaan dan Pemerintahan

contoh notulensi rapat

Contoh notulen rapat organisasi yang bagus seperti apa? Berbicara soal organisasi tentu tidak asing dengan istilah rapat. Biasanya setiap organisasi memiliki agenda rapat rutin yang wajib dihadiri oleh anggota organisasi. Nah supaya rapat ini dapat terkoordinir dengan baik maka dibutuhkan suatu contoh notulen rapat organisasi. Apa itu notulen rapat organisasi? 

Notulen rapat adalah sebuah catatan singkat atau ringkasan dari hasil sebuah rapat. Sebuah notulen rapat memuat waktu pelaksanaan, agenda, peserta rapat, dan juga hasil rapat (termasuk berbagai keputusan di dalamnya). Notulen rapat yang resmi biasanya juga dilengkapi dengan bagian pengesahan.

Notulen tidak harus ditulis oleh seorang yang memiliki jabatan sebagai sekretaris. Siapapun yang terlibat dalam sebuah rapat dapat menjadi penulis notulen.

Orang yang melakukan pencatatan notulen disebut “Notulis”. Notulis selalu ada di dalam rapat agar untuk mencatat semua kegiatan rapat dan menyimpulkan hasil rapat tersebut. Notulis berperan penting dalam mendokumentasikan kegiatan rapat. 

Fungsi Notulen Rapat Organisasi

Notulen wajib dibuat pada rapat-rapat yang diselenggarakan oleh instansi resmi, karena dokumen ini memiliki beberapa fungsi penting. Meski begitu ditingkat organisasi mahasiswa tidak ada salahnya untuk mencoba disiplin dengan menggunakan notulen. Fungsi notulen diantaranya:

1. Sebagai Dokumentasi Resmi Sebuah Rapat

Sebuah instansi atau perusahaan biasanya melakukan rapat secara berkala dan berkelanjutan. Adanya notulen rapat akan dapat memudahkan peserta rapat untuk melanjutkan agenda rapat berpedoman pada catatan sebelumnya. Meskipun ada pergantian komposisi peserta, rapat akan tetap berjalan sesuai dengan yang seharusnya.

KHUSUS HARI INI: 3 Ebook Gratis, Cara Meningkatkan Penjualan Produk [Terbaru]: Download Ebook

2. Sebagai Informasi Bagi Peserta Rapat

Notulen rapat sangat berguna sebagai informasi apabila ada peserta rapat yang tidak bisa hadir. Selain itu, apabila ada peserta yang sudah hadir namun melupakan beberapa poin penting, maka notulen bisa menjadi sumber pengingat informasi.

3. Sebagai Tolak Ukur Kesuksesan Rapat

Salah satu tolak ukur kesuksesan rapat adalah terkait efisiensi waktu dan ketercapaian pembahasan semua agenda yang telah direncanakan. Untuk itu, jika pimpinan ingin tahu apakah sebuah rapat telah dilaksanakan dengan baik atau tidak, maka yang bersangkutan dapat melihat notulen yang ada.

Format Notulen Rapat

Contoh notulen rapat organisasi yang baik sebenarnya cukup mudah. Berikut adalah beberapa unsur contoh notulen rapat organisasi yang perlu tercantum dalam sebuah format notulen rapat.

1. Kop Surat (Untuk Notulen Resmi)

Sebuah kop surat mencantumkan identitas lengkap pembuat notulen, misalnya nama instansi, alamat, serta nomor yang bisa dihubungi. Kop surat juga dapat mencantumkan logo instansi, agar lebih mudah dikenali.

2. Agenda Rapat

Pada bagian agenda rapat, sebaiknya dituliskan apa saja yang akan dibahas dalam rapat. Notulen yang baik mencantumkan seluruh agenda rapat dengan baik dan terstruktur.

1 Step 1
Apa yang anda nantikan ketika memasuki bulan ramadhan
Saya Menunggupick one!
keyboard_arrow_leftPrevious
Nextkeyboard_arrow_right
FormCraft - WordPress form builder

3. Rincian Waktu dan Tempat

Dengan dicantumkannya waktu dan tempat, sebuah rapat akan mudah diketahui setting pelaksanaanya. Ini juga akan memudahkan pengarsipan.

4. Daftar Peserta Rapat

Daftar peserta rapat akan memudahkan pimpinan untuk mengetahui siapa saja peserta rapat, sehingga orang-orang yang tidak hadir dapat tercatat dan ditindaklanjuti.

5. Isi Notulen

Isi notulen biasanya mencakup hasil rapat, termasuk di dalamnya apa saja keputusan yang diambil dan kesepakatan yang dihasilkan. Jika diperlukan, maka masukan-masukan dari peserta rapat juga dapat dimasukkan ke dalam isi notulen.

6. Penandatanganan (Opsional)

Pengesahan atau penandatanganan notulen oleh notulis dan pimpinan rapat biasanya dibubuhkan pada bagian bawah notulen. Namun penandatanganan ini bersifat pilihan. Jika tidak dilakukan juga tidak masalah.

Hal penting lain yang perlu dicatat supaya lebih maksimal, maka notulen dibuat berdasarkan susunan berikut ini:

  • Jumlah attendance atau peserta
  • Tema Diskusi
  • Waktu kegiatan
  • Catatan Diskusi
  • Rangkuman Akhir Kegiatan

Supaya semakin jelas, berikut ini beberapa contoh notulen rapat yang bisa kamu jadikan referensi.

Baca juga : Jenis Organisasi Kampus

Contoh Notulen Rapat

Berikut ini beberapa contoh notulen rapat yang bisa kamu gunakan apabila merasa bingung apa yang perlu dicatat dan bagaimana formatnya. Semoga bermanfaat ya.

Daftar Reseller

1. Contoh Notulen Rapat Organisasi Diskusi Kampus

contoh notulensi rapat organisasi
Contoh notulensi rapat organisasi

Baca juga : Contoh Buku Kunjungan Harian Perpustakaan

2. Contoh Notulen Rapat Organisasi Kantor

Notulen Rapat

Kepada Yth : Camat Binjai Barat
Dari : Wakil Camat
Hal : Kegiatan
Hari/Tanggal : Senin, 21 Januari 2020
Tempat : Ruang Serba Guna Lt. 11 Gedung Blok A
Acara : Koordinasi Evaluasi Pengendalian Faktor Penyakit COVID19

Undangan :
KASUDIN KESMAS Se Kota Binjai
Para Camat Se Kota Binjai
Para Lurah Se Kota Binjai
Pimpinan Rapat : KA. Dinas Kesmas Kota Binjai

Kesimpulan Rapat

Dengan ini dilaporkan hasil kegiatan berdasarkan undangan dari Pemerintah Kota Binjai sebagai berikut :

Acara dibuka oleh Sekda Kota Binjai, dilanjutkan dengan arahan.

Penyampaian Materi

1. Koordinasi Evaluasi Penanggulangan COVID19 di Kota Binjai oleh Kepala Biro Bintal dan Kesmas.

2. Strategi Antisipasi Penyebaran COVID19 oleh Depkes

Pelaksanaan PSN di Kel. Tanah Tinggi Oleh Lurah Tanah Tinggi

Demikian laporan ini dibuat untuk bahan Bapak lebih lanjut.

Binjai, 21 Januari 2020

Peserta Rapat

Wakil Camat

Udin Bahar, SE

NIP. 312931310031

Tembusan:

– Kasi Pemberdayaan Masyarakat

3. Contoh Notulen Rapat Organisasi di Pemerintahan.

PEMERINTAH KOTA MALANG – DINAS PENDIDIKAN
SMP AL-AZHAR YOGYAKARTA
Jalan Kaliuran KM 14, Yogyakarta – Telepon: (0274) 645XXX

NOTULEN RAPAT

Hari, Tanggal: Selasa, 17 Desember 2019
Waktu Rapat: 13.00 – 15.00 WIB
Tempat: Ruang Guru SMP Al-Azhar Yogyakarta
Agenda Rapat: Pengadaan Buku Modul

Daftar Hadir Peserta Rapat: Terlampir

Rapat berlangsung dengan susunan acara sebagai berikut:

1.   Pembukaan
2.   Pengarahan dari Kepala Sekolah
3.   Penyampaian usulan dari masing-masing guru mata pelajaran
4.   Diskusi tentang peraturan modul, dipimpin oleh Waka Kurikulum
5.   Penutupan

Adapun hasil rapat adalah sebagai berikut:

  • Masing-masing guru mata pelajaran siap menyusun modul untuk tahun pelajaran 2020/2021.
  • Waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan modul berbeda-beda untuk setiap mata pelajaran.
  • Pengumpulan draft modul maksimal dilakukan pada bulan Maret 2020. 
  • Modul siap dicetak pada awal bulan Mei tahun 2020.
  • Tim editor akan dibuat dari perwakilan guru, dan akan memulai proses editing pada bulan April 2020.
 Mengetahui,Kepala Sekolah Novi Faizah Yuliana S.Pd, M.PdNIP:766254541Yogyakarta, 17 Desember 2019 Notulis Amin Arif Muhammad S.PdNIP: 8676753277

Baca juga : Contoh Notice Di Perpustakaan Beserta Penjelasannya

Isi notulensi apa saja?

Notulensi rapat, umumnya terdiri dari judul, nama acara, peserta dan tugasnya, isi dari hasil rapat, pertanyaan dan jawaban. Terkahir, ditandatangani oleh pemimpin rapat sebagai pengesahan.

Apa tugas notulen dalam rapat?

Tugas notulen dalam rapat, yaitu mencatat semua hal dari mulainya rapat sampai berakhirnya rapat secara ringkas, mudah dipahami dan jelas. Mencatat apa yang disampaikan oleh pembicara/penyaji dan juga tanya-jawabnya. Jika ada keputusan, tulis juga perjanjian dan keputusan tersebut.

Apa perbedaan notulen dan netulis?

Notulen merupakan catatan resmi secara keseluruhan. Notulis adalah orang yang menyimak dan mencatat proses kegiatan. Notula yaitu catatan singkat mengenai jalannya rapat.

Ingin dapat Diskon Beli Buku Setiap Bulan Hingga 35%? Yuk, isi data emailmu!

Bagikan Artikel Ini

Ada yang bisa Bang Jon Bantu?

Bantuan, transaksi, reseller dan pertanyaan umum

Ingin pengadaan buku/bahan pustaka dan kerjasama?