Apakah Kamu sedang mencari contoh susunan acara rapat baik untuk acara mahasiswa, rapat OSIS, rapat masyarakat dan rapat yang lainnya.
Setiap komunintas, mulai dari lingkup kelas, sekolah, organisasi sampai pada organisasi dalam bidang politik (mulai dari RT sampai atas) pasti ada kegiatan rapat minimal ada rapat bulanan. Namun, untuk yang tidak terbiasa mengikuti rapat akan susah untuk mengetahui susunan acara rapat ketika tidak pernah ikut dan tiba-tiba diminta untuk membimbing acara.
Nah, seperti apa sih susunan acara rapat yang baik, urut dan pastinya sudah sesuai kaidah pada umumnya. Berikut ini pahami fungsi dan contohnya.
Daftar Isi
Pengertian Susunan Acara Rapat
Susunan acara rapat merupakan sebuah urut-urutan yang sistematis mengenai berjalannya sebuah rapat mulai dari pembukaan, isi dan penutup yang telah disetujui bersama rangkaiannya oleh panitia atau tim yang bertanggung jawab.
Fungsi Susunan Acara Rapat
Ada fungsi dan manfaat dari adanya membuat susunan ini, antara lain sebagai berikut.
1. Acara Tersusun Rapi dan Sistematis
Manfaat dan fungsi susunan rapat yang pertama adalah supaya bisa memperlancar acara dengan acara yang sudah urut dan dicatat secara sistematis, sehingga bagi moderator atau MC tidak lupa apa yang akan dilakukannya.
2. Mengurangi kesalahan rangkaian acara
Manfaat kedua, mengurangi kesalahan rangkaian acara. Hal ini sebab semuanya sudah dipersiapkan dengan matang sebelum acara rapat dimulai, sehingga saat rapat berlangsung tidak ada kesalahan, tidak ada miskomunikasi dan tidak ada kemunduran waktu akibat berbelit-belitnya saat rapat.
3. Memudahkan koordinasi
Fungsi susunan rapat selanjutnya, memudahkan bagi panitia untuk koordinasi antar divisi dan pelaksana. Selain itu, koordinasi tidak hanya antar tim tetapi juga dengan para pengisi acara rapat tersebut bisa dipersiapkan dengan baik dan memudahkan bagi para peserta rapat memahami secara mendalam.
4. Bahan evaluasi pasca acara
Terakhir, bisa sebagai bahan perbaikan dan evaluasi pasca acara rapat bagi panitia yang bertugas, sehingga dilain waktu bisa diperbaiki dan juga mencari susunan yang baik dilain kesempatan sebagai sarana untuk proses perbaikan terus menerus.
Contoh Susunan Acara Rapat
Berikut ini beberapa contoh susunan rapat yang singkat untuk beberapa acara. Silakan disesuaikan dengan acara masing-masing.
1. Rapat Sekolah Tahunan
- Pembukaan (dengan membaca basmallah atau doa)
- Kata Sambutan yang disampaikan oleh kepala sekolah, ketua panitia rapat, dan pihak terkait.
- Pemaparan singkat mengenai “Rapat Tahunan Komite Sekolah”
- Kesimpulan yang dapat diambil dari materi narasumber.
- Doa dan penutup, dengan melapaskan syukur Alhamdulillah.
2. Susunan Rapat LPJ (Laporan Pertanggungjawaban)
- Pembukaan acara
- Pembacaan Do’a
- Sambutan dari ketua organisasi dan ketua panitia rapat
- Penjelasan aturan LPJ oleh MC
- Laporan setiap divisi
- Kesimpulan oleh moderator dan tim organisasi
- Penutupan acara rapat
Nah, itu merupakan contoh susunan acara rapat dan fungsinya dalam sebuah rapat. Pastikan siapkan ini dengan baik sebab dengan mempersiapkan susunan rapat yang jelas dan sudah dikoordinasikan dengan pihak yang bersangkutan, proses rapat akan menjadi lancar.
Baca juga artikel lainnya