Apa itu Prodi, Kaprodi, Dekan, Rektor, Kajur, dan Dospem

Sebagai seorang mahasiswa harus mengenal apa itu prodi, kaprodi, dekan, rektor, kajur, dan dospem supaya lebih yakin dan berani menjadi mahasiswa.

Pernah nggak dengar seseorang mengatakan `Aku masuk prodi Komunikasi! atau mungkin gini `Aku masuk prodi Matematika!`. Saat mendengar istilah prodi, kamu bingung nggak? Apakah kamu tahu artinya?

Jadi, pendidikan tinggi berbeda dengan pendidikan di tingkat sekolah. Terdapat perbedaan mencolok di antara keduanya. Sebagai mahasiswa kamu pasti bisa menemukan perbedaannya. Banyak hal baru yang kamu temukan ketika memasuki perguruan tinggi. Mulai dari suasana akademik sampai metode pembelajaran. Pastinya sangat berbeda dengan masa sekolah dulu.

Awal masuk kuliah, kamu tahu nggak apa itu prodi, kaprodi, dekan, rektor, kajur, dan dospem? Istilah-istilah tersebut pasti sangat awam di telinga. Mungkin awalnya kamu tidak tahu semua nama tersebut namun pelan-pelan kamu memahaminya. Apalagi semakin lama kamu akan sering bersinggungan dengan istilah-istilah tersebut. Sampai akhirnya istilah-istilah tersebut tidak asing lagi.

Masih bingung dengan istilah-istilah di atas? Berikut ini adalah penjelasannya. Mahasiswa baru harus baca ulasannya di bawah ini agar paham tentang prodi, kaprodi, dekan, rektor, kajur, dan dospem.

1. Apa itu Prodi?

Saat proses pendaftaran mahasiswa baru, kamu pasti mendengar istilah ini. Program studi atau disingkat prodi. Kamu pasti memikirkan dan mempertimbangkan untuk memilih prodi mana yang sesuai dengan minat dan potensi dirimu sendiri. Menentukan prodi merupakan keharusan dalam proses masuk kuliah.

Bayangkan! Tidak mungkin `kan kamu ingin mendaftar ke sebuah perguruan tinggi tapi tidak tahu prodi yang hendak dituju? Untuk masuk perguruan tinggi, kamu harus tentukan dulu prodi pilihanmu. Biasanya calon mahasiswa baru akan mencari prodi yang cocok sembari mempertimbangkan perguruan tinggi mana yang membuka prodi tersebut.

Di dalam perguruan tinggi, ada yang namanya fakultas. Setiap perguruan tinggi memiliki banyak fakultas dan jumlahnya tidak menentu. Perguruan tinggi tertentu mempunyai 11 fakultas. Perguruan tinggi lainnya bisa jadi hanya mempunyai 9 fakultas atau justru mempunyai lebih 11 fakultas. Nah, di dalam fakultas ada jurusan dan prodi.

Sebagai contoh, Universitas Negeri Yogyakarta memiliki 8 fakultas. Salah satunya adalah Fakultas Bahasa dan Seni. Di dalam fakultas ini terdiri dari 8 jurusan. Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia memiliki dua prodi yakni Prodi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, Prodi Studi Sastra Indonesia.

Contoh lainnya. Universitas Brawijaya mempunyai 15 fakultas. Satu fakultasnya adalah Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Di dalam fakultas ini ada jurusan Ilmu Komunikasi, jurusan Sosiologi, jurusan Psikologi, Prodi Hubungan Internasional, Prodi Ilmu Pemerintahan, dan Prodi Ilmu Politik.

Dari sini, apakah kamu mempunyai sedikit gambaran mengenai apa itu prodi? Satu poin yang perlu diperhatikan adalah tidak semua jurusan memiliki prodi.

Melansir geosciences.unsyiah.ac.id, prodi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau pendidikan vokasi.

Prodi juga dapat diartikan sebagai kesatuan rencana belajar yang digunakan sebagai pedoman jalannya pendidikan akademik yang penyelenggaraannya berdasarkan kurikulum.

Sementara itu jurusan adalah fokus bidang studi yang ditekuni mahasiswa. Jurusan menjadi bagian dari fakultas yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan mengembangkan suatu bidang studi. Perbedaan prodi dan jurusan adalah prodi jauh lebih spesifik ketimbang jurusan.

Jurusan umumnya sangat luas cakupannya misal jurusan Ilmu Komunikasi. Ilmu ini masih sangat luas sebenarnya. Jika dibentuk prodi di dalam jurusan Ilmu Komunikasi maka spesifikasinya bisa meliputi Prodi Humas atau Public Relation, Prodi Komunikasi Massa, dan sebagainya.

2. Apa itu Kaprodi?

Bila ada prodi maka harus ada Kaprodi. Nama ini sebutan untuk Ketua Program Studi. Jadi Kaprodi adalah pimpinan tertinggi dalam struktur program studi. Kaprodi adalah orang yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan program studi yang dipimpinnya.

Beberapa fakta tentang Kaprodi:

1. Masa jabatannya adalah 4 tahun dan dapat diangkat kembali
2. Kaprodi bertanggung jawab kepada pimpinan satuan pelaksana akademik yang membawahinya
3. Kaprodi diangkat oleh Rektor atas usul dari pimpinan satuan pelaksana akademik yang membawahinya

Dalam melaksanakan tugas, Kaprodi dibantu oleh Sekretaris Program Studi. Melansir dari chemistry.untan.ac.id, tugas pokok dan fungsi Kaprodi meliputi:

1. Menyusun rencana program kerja sebagai pedoman kerja berdasarkan rencana strategi serta berdasarkan visi dan misi
2. Mengkoordinasikan aktivitas penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi di tingkat prodi
3. Mengembangkan kerjasama dengan pihak luar/pemangku kepentingan 
4. Melakukan monitoring beban kinerja dosen secara periodik per semester dan melaporkan ke ketua jurusan (kajur)
5. Melakukan monitoring dan evaluasi keberlangsungan proses perkuliahan di tingkat prodi untuk meningkatkan mutu dan melaporkan ke kajur
6. Membina kegiatan kemahasiswaan di lingkungan prodi
7. Mengoordinasikan dosen pembimbing akademik (PA), dosen pembimbing kerja praktek (KP) maupun dosen pembimbing tugas akhir (TA) serta melaporkannya ke kajur (ada juga yang langsung ke dekan)
8. Melakukan koordinasi dengan unit yang ada di bawah wewenangnya
9. Menyusun laporan tahunan kegiatan penyelenggaraan jurusan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan

Rincian tupoksi Kaprodi antar tiap fakultas atau unversitas bisa jadi berbeda. Namun secara garis besar tidak jauh berbeda yakni berkaitan dengan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, perencanaan kegiatan perkuliahan, penyusunan program kerja, pengoordinasian segala kebutuhan perkuliahan seperti penyediaan sarana dan prasarana, hingga evaluasi sistem pengelolaan prodi. Jadi tanggung jawab Kaprodi terdiri dari perencanaan, pergorganisasian, pengawasan, dan evaluasi terhadap sumber daya yang ada di prodi.

3. Apa itu Dekan?

Pimpinan dalam struktur perguruan tinggi yang perlu kamu selanjutnya adalah Dekan. Dalam organisasi fakultas terdiri dari unsur pimpinan (Dekan dan Pembantu atau Wakil Dekan), senat fakultas, unsur pelaksana akademik (jurusan, laboratorium, dan kelompok dosen), dan unsur pelaksana administratif (bagian tata usaha).

Dekan memiliki tanggung jawab untuk memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas.

Selain itu Dekan juga bertanggung jawab kepada Rektor. Dalam menjalankan tugasnya, Dekan dibantu oleh Wakil Dekan. Biasanya Wakil Dekan ini memiliki spesifikasi yakni bidang akademik, bidang administrasi umum, dan bidang kemahasiswaan.

Masa jabatan Dekan beserta Wakil Dekan adalah 4 tahun dan dapat diangkat kembali asalkan tidak melebihi dua kali masa jabatan berturut-turut. Pengangkatan dan pemberhentian Dekan dilakukan oleh Rektor dengan mempertimbangkan pendapat senat fakultas.

Tugas Dekan

Apa sih rincian tugas Dekan? Mengutip mipa.ub.ac.id, tugas pokok dan fungsi Dekan adalah sebagai berikut.

1. Menyusun dan melaksanakan Rencana Strategis dan Rencana Operasional yang akan dicapai dalam masa jabatannya
2. Menyusun program kerja dan anggaran tahunan
3. Melaksanakan pengembangan pendidikan tinggi sesuai kompetensi
4. Mengkoordinasikan dan memantau kegiatan pendidikan
5. Mengkoordinasikan dan memantau penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
6. Mengkoordinasikan dan memantau kegiatan pengabdian kepada masyarakat
7. Memantau dan mengevaluasi kerjasama bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat baik dengan pihak dalam atau luar negeri
8. Melaksanakan pembinaan civitas akademik
9. Menyusun dan menyampaika Laporan Tahunan kepada Rektor

Untuk rincian tugas Wakil Dekan disesuaikan bidangnya misalnya Wakil Dekan bidang Kemahasiswaan maka tugasnya mengelola dan mengembangan kegiatan kemahasiswaan.

Sedangkan Wakil Dekan bidang Akademik fokus pada penyelenggaraan dan peningkatan kegiatan akademik agar mutunya semakin baik. Kemudian Wakil Dekan bidang Administratif/Keuangan mengurus mengenai anggaran dan mengalokasikannya untuk seluruh kebutuhan fakultas.

4. Apa Itu Rektor?

Siapa Rektor di kampusmu? Jangan sampai nggak tau ya. Tidak hanya Rektor, kamu juga perlu mengetahui siapa saja yang menjabat Kaprodi/Kajur, Dekan dan lainnya.

Nantinya kamu akan sering bersinggungan dengan mereka terutama untuk urusan administratif contohnya menulis skripsi, mengurus KRS, dan sebagainya. Umumnya dokumen-dokumen tersebut membutuhkan tanda tangan dari pimpinan tinggi di fakultas atau jurusan/prodi.

Rektor adalah pimpinan tertinggi di universitas. Sebutan Rektor untuk pimpinan di universitas. Sedangkan di sekolah tinggi, pimpinan tertingginya dikenal dengan sebutan Ketua. Untuk pimpinan Politeknik disebut Direktur.

Dalam dokumen Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi, Rektor menjalankan tugas dan wewenangnya dengan bantuan Wakil Rektor. Serupa dengan Wakil Dekan, bidang-bidang yang menjadi spesifikasi Wakil Rektor adalah bidang akademik, bidang administrasi umum, dan bidang kemahasiswaan. 

Rektor memiliki tugas pokok yakni memimpin penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang terdiri dari pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Selain itu Rektor juga bertugas membina tenaga kependidikan, mahasiswa, dan tenaga administrasi universitas/institute serta hubungan dengan lingkungannya.

Bagaimana dengan masa jabatannya? Sama seperti jabatan pimpinan lain di lingkup perguruan tinggi, Rektor mempunyai masa jabatan 4 tahun dan bisa diangkat kembali apabila tidak melebihi dua kali masa jabatan. 

Menjadi Rektor juga tidak sembarangan. Terdapat persyaratan yang harus dipenuhi. Persyaratannya dapat dikategorikan menjadi dua yakni persyaratan umum dan khusus. 

Syarat Menjadi Rektor

Persyaratan umum terdiri dari:

1. Dosen pegawai negeri sipil aktif
2. Beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa
3. Berusia maksimal 60 tahun pada saat berakhirnya masa jabatan Rektor yang sedang menjabat
4. Memiliki pengalaman manajerial lingkungan perguruan tinggi paling rendah kajur atau setara dengan waktu minimal 2 tahun
5. Bersedia dicalonkan sebagai Rektor dan dibuktikan dengan pernyataan tertulis
6. Memiliki setiap unsur penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) dan nilainya baik dalam 2 tahun terakhir
7. Tidak sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 bulan atau izin belajar untuk studi
8. Tidak punya catatan pidana berdasarkan keputusan pengadilan yang mempunyai kekuatan hukum

Persyaratan khusus:

1. Berpendidikan Doktor (D3)
2. Menduduki jabatan akademik paling rendah Lektor Kepala

Selain itu tidak menutup kemungkinan ada persyaratan tambahan. Misalnya syarat calon Rektor Universitas Brawijaya. Calon Rektor juga harus melampirkan surat keterangan sehat dari rumah sakit, bebas narkoba, tidak pernah melakukan plagiat, pernah membuat dan menyerahkan laporan Harta Kekayaan Pejabat Negara ke KPK. 

Nah, untuk pengangkatannya, melalui 4 tahapan yaitu penjaringan bakal calon, penyaringan calon, pemilihan calon, dan pengangkatan. Jadi pemilihan Rektor harus dijalankan sesuai ketetapan dan ketentuan yang berlaku.

Kamu, sebagai mahasiswa, perlu mengetahui proses ini agar punya gambaran mengenai struktur di perguruan tinggi dan hal-hal yang berkaitan.

Baca juga : Apa Itu Rektorat? Pengertian dan Bagian-bagiannya

5. Apa Itu Kajur?

Masih ingat `kan tentang kajur? Istilah ini sempat disinggung dalam pembahasan sebelumnya. Kajur atau Ketua Jurusan adalah pimpinan tertinggi di sebuah jurusan.

Seperti yang telah diketahui, fakultas terdiri dari jurusan dan prodi. Biasanya di dalam jurusan ada prodi namun tidak berlaku ke semua jurusan. Ada pula jurusan tanpa prodi di dalamnya. Baik prodi maupun jurusan mempunyai strukturnya sendiri. Jurusan dipimpin oleh Kajur. Dalam menjalankan tugas, Kajur juga ditemani oleh Sekretaris Jurusan

Sama seperti masa Jabatan yang lainnya, masa jabatan Kajur adalah 4 tahun. Tugas utamanya adalah menyelenggarakan Tri Dharma Perguruan Tinggi di tingkat jurusan. Seorang Kajur harus memastikan kegiatan pendidikan berjalan. Menghasilkan lulusan yang berkualitas. Selain itu Kajur juga harus memastikan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat terselenggara dengan baik.

Tugas dan Wewenang Kajur

Tugas dan wewenangnya Kajur secara rinci dapat dijabarkan sebagai berikut ini. Data ini dikutip dari mipa.ub.ac.id. 

1. Menjalankan kebijakan akademik dan standar mutu pendidikan yang telah ditentukan
2. Menyusun dan merancang Renstra (Rencana Strategis) atau disebut juga program kerja jurusan
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi
4. Mengembangkan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi
5. Menjalin kerjasama dengan pihak lain baik di dalam dan luar negeri
6. Memantau dan mengevaluasi kegiatan pembelajaran di tingkat jurusan
7. Melaporkan kegiatan kepada Dekan

Sebenarnya tugas pokok Kajur serupa dengan Kaprodi. Yang membedakan adalah lingkup kerjanya. Kajur fokus pada lingkup jurusan. Sementara Kaprodi mengurus penyelenggaran Tri Dharma Perguruan Tinggi di tataran prodi.

6. Apa itu Dospem?

Sejak masuk kuliah, kamu pasti sudah punya dosen pembimbing (dospem). Tau nggak kalau dospem itu ada banyak ragamnya? Jadi selama masa kuliah, kamu akan memiliki beberapa dospem, yakni:

1. Dospem akademik
2. Dospem magang/PKN/KKN
3. Dospem skripsi

Ketiganya punya peran berbeda. Dospem akademik adalah dosen yang membimbing mahasiswa selama masa kuliah. Ketika kamu aktif kuliah, maka dospem inilah yang akan membimbing terutama untuk hal-hal yang berhubungan dengan akademik.

Saat mengurus Kartu Rencana Studi (KRS), kamu harus mengkonsultasikan kepada dospem ini. Tidak masalah kamu berdiskusi dengan dospem mengenai mata kuliah yang diambil, apa yang dilakukan bila IPK turun, dan lainnya.

Sedangkan dospem magang/PKN/KKN lebih bersifat jangka pendek. Saat mengambil mata kuliah magang/PKN/KKN, kamu akan mendapat dospem. Dosen inilah yang membimbingmu mulai dari persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan kegiatan magang.

Kamu bisa mengkonsultasikan kepada dospem mengenai topik yang hendak diangkat di tempat magang, pemilihan tempat  magang, data apa yang dibutuhkan selama magang, hingga penyusunan laporan magang.

Dospem skripsi adalah dosen yang membimbing mahasiswa dalam proses pengerjaan skripsi. Tugasnya dospem skripsi yakni mengarahkan mahasiswa, memberikan pandangan kepada mahasiswa, sekaligus rekan diskusi tentang skripsi yang dikerjakan mahasiswa tersebut.

Saat kamu bingung mencari topik skripsi, kesusahan mencari data dan narasumber, kesulitan menentukan teori, maka semua masalah tersebut bisa didiskusikan dengan dospem.

Dospem skripsi menerima konsultasi dari mahasiswa bimbingannya secara rutin. Dospem ini akan membimbing mahasiswa dari awal pengerjaan skripsi sampai ujian komprehensif. Tugas dospem skripsi berakhir bila mahasiswa sudah menyelesaikan revisi berkas skripsi setelah ujian komprehensif dan mendaftarkan yudisium serta memperoleh Surat Keterangan Lulus. 

Banyak sekali cerita selama bersinggungan dengan dospem. Selalu ada cerita menarik ketika mahasiswa menunggu dospem untuk konsultasi. Cerita yang akan menjadi pengalaman dan kenangan masa kuliah.

Agar semakin lengkap pengetahuanmu tentang kosakata baru dalam dunia perkuliahan, baca juga artikel lain dibawah ini :

• Apa Itu Siakad? Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Fungsinya
• Apa Itu IPK, IPS, KHS, dan Cumlaude – Mahasiswa Baru Wajib Tahu
• Apa itu UKT?

Nah, sudah tahu `kan apa itu prodi, kaprodi, dekan, rektor, kajur dan dospem? Jangan sampai kamu salah menyebut, ya. Apalagi sampai tidak tahu tugas dan wewenang mereka selama ini. Setidaknya kamu siapa nama dan peran mereka.

---

FAQ Singkat

Kontributor: Ana Widiawati