Setelah sebuah acara selesai, misalnya rapat, pertemuan, atau konferensi, baik yang berskala besar maupun kecil, maka acara tidak langsung selesai begitu saja. Masih ada berbagai laporan yang harus dibuat setelah acara selesai dilaksanakan. Salah satu hal yang perlu dilakukan adalah membuat berita acara.
Secara umum, berita acara merupakan salah satu dokumen penting yang harus dibuat karena ini bukti tertulis bahwa sebuah acara telah selesai dilaksanakan. Berita acara harus dibuat dengan cara atau langkah yang tepat, sehingga bisa menyampaikan informasi dari acara tersebut dengan tepat.
Berikut ini adalah berbagai hal mengenai berita acara, mulai dari pengertian, tujuan, cara membuat, hingga contoh-contoh berita acara.
Daftar Isi
Pengertian Berita Acara
Untuk memahaminya, kita pecah dulu kata “berita acara” terdiri dari dua kata pembentuknya, yaitu berita dan acara. Sebelum mengetahui pengertian dari berita acara, maka perlu mengetahui pengertian dari setiap kata pembentuknya.
Menurut Barus, berita merupakan segala laporan tentang peristiwa, kejadian, gagasan, maupun fakta yang menarik perhatian serta penting untuk disampaikan atau dimuat pada media massa, tujuannya adalah agar diketahui oleh masyarakat, atau menjadi sebuah kesadaran umum.
Menurut Noor acara merupakan suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting yang ada di sepanjang hidup manusia, baik itu secara individu maupun kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama dengan maksud dan tujuan tertentu, serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.
Berdasarkan dua pengertian mengenai berita dan acara, maka bisa disimpulkan bahwa pengertian berita acara adalah suatu laporan tentang peristiwa, kejadian, atau fakta tentang kejadian penting mengenai manusia atau kelompok, sebagai bukti yang legal atau sah.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, pengertian berita acara adalah catatan laporan yang dibuat (oleh polisi) mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan, dan petunjuk lain tentang suatu perkara atau peristiwa. Berita acara dapat disebut juga sebagai bukti tertulis dari sebuah acara yang sudah dilaksanakan atau sudah selesai.
Tujuan Membuat Berita Acara
Berita acara dibuat sebagai salah satu bukti tertulis acara yang sudah selesai dilaksanakan atau dilakukan. Selain itu, tujuan umum dari dibuatnya berita acara adalah sebagai dokumentasi bagi lembaga yang mengadakan acara, bahwa acara yang direncanakan sudah terlaksana sesuai rencana, termasuk di waktu, tanggal, dan tempat yang sudah ditentukan.
Namun tujuan membuat berita acara dibedakan berdasarkan dari acara yang dilakukan oleh lembaga atau organisasi tersebut. Misalnya kalian ikut Unit Kreativitas Mahasiswa (UKM), BEM, SENAT, Himpunan Mahasiswa dan sebagainya Berikut ini adalah tujuan membuat berita acara sesuai dengan acara yang diadakan:
1. Tujuan Berita Acara Serah Terima
Tujuan berita acara yang pertama adalah untuk kegiatan serah terima. Kegiatan serah terima dapat bermacam-macam jenisnya, seperti serah terima pekerjaan, serah terima jabatan, maupun serah terima barang. Maka dari itu, setiap jenis berita acara juga memiliki tujuan yang berbeda-beda.
Contohnya, berita acara serah terima pekerjaan dibuat dengan tujuan bahwa pekerjaan dalam suatu lembaga atau organisasi sudah diserahkan kepada penanggung jawab baru yang bisa melanjutkan pekerjaan dengan baik. Biasanya, berita acara serah terima pekerjaan akan dibuat saat semua pekerjaan sudah selesai dengan sempurna oleh penanggung jawab atau pelaksana yang baru.
2. Tujuan Berita Acara Rapat
Berita acara rapat menjadi salah satu berita acara yang paling sering dibuat dan digunakan. Berita acara rapat dibuat oleh organisasi atau lembaga sebagai dokumentasi dan catatan hasil rapat yang sudah dilaksanakan.
Maka dari itu, berita acara rapat menjadi dokumentasi yang penting dari rapat, bagi sebuah organisasi atau lembaga. Setelah berita acara rapat selesai dibuat, maka pemimpin rapat dan sekretaris akan menandatanganinya.
3. Tujuan Berita Acara Kegiatan Formal atau Informal
Berita acara tidak hanya dibuat dan digunakan untuk acara yang formal, namun untuk acara yang juga informal. Sama seperti berita acara pada kegiatan atau acara lainnya, berita acara untuk kegiatan formal atau informal ini juga berguna sebagai dokumentasi kegiatan.
Beberapa contoh kegiatan formal atau informal yang menggunakan berita acara kegiatan misalnya seperti seminar, diskusi ilmiah, bahkan pertandingan olahraga. Isi dari berita acara ini beragam, mulai dari inti atau poin dari kegiatan yang sudah dilakukan, hingga informasi penilaian kegiatan.
4. Tujuan Berita Acara Kesepakatan
Berita acara tidak hanya berfungsi sebagai catatan dokumentasi, tapi juga sebagai bukti tertulis dari acara, kegiatan, maupun kesepakatan yang sudah dilakukan. Seperti tujuan berita acara kesepakatan bagi beberapa pihak.
Rapat atau perundingan yang dilakukan akan menghasilkan beberapa kesepakatan yang sudah disetujui oleh pihak-pihak yang turut serta dalam rapat. Berita acara kesepakatan yang dibuat memiliki tujuan dan fungsi yang besar bagi setiap pihak. Berita acara kesepakatan yang sudah dibuat menjadi bukti tertulis agar setiap pihak yang terlibat dalam rapat tidak melanggar hasil kesepakatan yang sudah dicapai bersama.
5. Tujuan Berita Acara Pemeriksaan
Berita acara tidak hanya digunakan dan dibuat untuk acara-acara seperti rapat atau kegiatan lainnya oleh lembaga dan organisasi. Berita acara juga dapat digunakan oleh pihak kepolisian, seperti pengertian berita acara oleh Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jenis berita acara yang digunakan oleh kepolisian ini disebut juga sebagai berita acara pemeriksaan.
Oleh pihak kepolisian, berita acara pemeriksaan dibuat oleh notulen hukum, yang kemudian diterbitkan oleh pihak kepolisian. Fungsi dari berita acara pemeriksaan ini nantinya akan digunakan sebagai bukti pada persidangan yang digelar di pengadilan untuk kasus tertentu.
Cara Membuat Berita Acara
Sebagai sebuah dokumen atau bukti resmi dari suatu kegiatan yang sudah dilaksanakan, berita acara harus dibuat dengan format tertentu.
Berita acara juga harus dibuat dengan aturan penulisan yang tepat, karena merupakan dokumentasi resmi untuk lembaga atau organisasi yang mengadakan acara tersebut. Berikut ini adalah cara membuat berita acara yang tepat.
1. Segera Dibuat
Berita acara dari sebuah kegiatan sebaiknya segera dibuat setelah acara atau kegiatan selesai dilakukan. Pembuatan berita acara langsung setelah acara selesai dilakukan akan membuat berita acara menjadi lebih akurat. Sebab ingatan dari acara atau kegiatan yang baru saja dilangsungkan masih segar, sehingga nantinya berita acara dapat dibuat dengan lebih akurat.
2. Tentukan Tujuan
Ada berbagai tujuan dari pembuatan berita acara, seperti sebagai dokumentasi maupun sebagai laporan resmi atas telah berlangsungnya sebuah kegiatan. Maka dari itu, menentukan tujuan dari berita acara menjadi salah satu cara tempat untuk membuat berita acara. Sebelum membuat berita acara, notulen kegiatan harus mengetahui jenis acara yang berlangsung serta tujuan pembuatan berita acara.
Jenis kegiatan yang dilangsungkan nantinya akan memengaruhi format atau bentuk dari berita acara yang dibuat. Contohnya, berita acara serah terima jabatan memiliki format dan isi yang berbeda dengan berita acara untuk pemeriksaan.
3. Membuat Judul
Judul berita acara harus dibuat dengan tepat, sesuai acara atau kegiatan yang sudah selesai dilangsungkan. Pembuatan judul berita acara ini penting, agar berita acara mudah dicari dan tidak tertukar dengan berita acara kegiatan lainnya.
4. Membuat Pembukaan
Cara berikutnya untuk membuat berita acara adalah membuat bagian pembukaan. Pembukaan dari berita acara ini juga berisi keterangan mengenai acara yang dilangsungkan, seperti waktu, tanggal, hingga tempat acara diadakan.
Pembuka berita acara akan membuat berita acara sebagai dokumentasi acara memuat informasi yang lengkap mengenai acara atau kegiatan yang sudah dilakukan.
5. Membuat Isi Berita Acara
Cara membuat berita acara yang berikutnya adalah dengan membuat isi berita acara, yang berisi nama-nama orang atau pihak yang berperan dan terlibat dalam acara yang sudah dilangsungkan.
Nama-nama orang dan pihak yang terlibat ini sebaiknya dituliskan secara lengkap dan detail, agar data yang disajikan dalam berita acara menjadi semakin lengkap. Kelengkapan data pihak yang berpartisipasi ini juga akan mempermudah dalam hal pertanggungjawaban terhadap acara.
6. Membuat Inti
Membuat inti berita acara merupakan hal yang penting untuk dilakukan, karena bagian inti berita acara memuat berbagai informasi penting dari acara yang sudah berlangsung.
Inti berita acara berisi latar belakang acara, inti acara, hingga penegasan informasi sebelumnya. Selain itu, penegasan informasi ini juga berguna sebagai pemenuhan perjanjian antara pihak-pihak yang terlibat dalam acara.
7. Membuat Penutup
Penutup berita acara berisi tanda tangan dari pihak-pihak yang terlibat dalam acara, seperti pemimpin rapat atau ketua penyelenggara acara, sekretaris, dan pihak-pihak lain yang terlibat, atau perwakilannya.
8. Bahasa yang Tepat
Cara membuat berita acara juga harus memerhatikan bahasa yang digunakan. Dalam pembuatan berita acara, maka harus menggunakan bahasa yang baku dan formal.
Alasannya, berita acara merupakan dokumentasi resmi atau bukti resmi dari suatu acara yang sudah berlangsung dan akan ditandatangani oleh berbagai pihak yang terlibat. Menggunakan bahasa yang tepat dan resmi dalam pembuatan berita acara akan memperlihatkan bahwa acara digelar atau diselenggarakan dengan sungguh-sungguh.
Rekomendasi Artikel Terkait