Cara Menulis Email ke Dosen dan Etika yang Benar

Mahasiswa kadang harus mengirim email ke dosen, misalnya untuk mengumpulkan tugas, revisi skripsi, atau keperluan lainnya. Ketika mengirim email ke dosen, mahasiswa tidak bisa sembarangan mengirimnya. Sebab ada etika yang harus diperhatikan saat mengirim email ke dosen. Berikut ini 7 etika dan 6 cara menulis email ke dosen yang baik dan benar.

Etika dalam mengirim email ke dosen ini diperlukan agar email terkesan sopan. Isi email yang sopan ini tentu akan membuat dosen tidak keberatan membaca dan membalas email yang kita kirimkan.

Bagaimana cara menulis email ke dosen dengan baik dan etika dalam mengirimkan email ke dosen? Simak caranya berikut ini!

Cara Menulis Email ke Dosen

Agar email yang kamu kirimkan ke dosen tetap sopan, ada beberapa hal dalam cara mengirim email ke dosen yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Tulis Subjek Email

Langkah pertama dalam menuliskan email kepada dosen adalah dengan menuliskan subjek email secara jelas dan lengkap. Jika dosen sudah memberikan format penulisan subjek email, maka pastikan kamu menuliskannya sesuai format yang sudah diberikan dosen.

2. Tuliskan Salam Pembuka

Selain isi email, kesopanan pada email juga diperhatikan. Maka dari itu, buka email dengan menuliskan salam pembuka yang tepat. Jika perlu, tuliskan nama dan gelar dosen dengan lengkap pada salam pembuka.

3. Perkenalkan Diri

Setelah menuliskan salam pembuka, perkenalkan diri kamu dengan jelas. Misalnya, “Saya Andi Raharja, mahasiswa Ilmu Ekonomi angkatan 2020…”

4. Tuliskan Isi Email dengan Jelas

Isi email juga harus dituliskan dengan jelas. Tuliskan tujuan atau pertanyaan yang ingin disampaikan secara jelas, singkat, dan padat.

5. Berikan Nama Attachment dengan Jelas

Jika ada attachment yang ingin disertakan pada email, pastikan kamu sudah memberikan nama atau judul yang jelas dan tepat pada attachment tersebut. Selain itu, jangan lupa juga tuliskan pada body email bahwa kamu akan menyertakan attachment yang akan dikirim.

6. Tulis Salam Penutup

Cara terakhir penulisan email kepada dosen adalah jangan lupa tuliskan ucapan terima kasih dan salam penutup. Hal ini tentu dilakukan untuk menandakan bahwa email sudah selesai ditulis dan tidak ada lagi yang ingin disampaikan.

Etika Mengirim Email ke Dosen

Selain harus memperhatikan cara penulisan email ke dosen, mahasiswa juga harus memperhatikan etika dalam mengirim email ke dosen. Perhatikan etika-etika yang bisa diterapkan dalam mengirim email ke dosen berikut ini:

1. Tuliskan Email Sesuai Format

Jika dosen sudah memberikan format tertentu untuk mengirimkan email, maka mahasiswa harus mengikuti format tersebut. Namun jika tidak ada format khusus yang diberikan oleh dosen, maka mahasiswa bisa menuliskan email dalam format yang bebas, dengan tetap sopan.

2. Tulis Nama dan Gelar Dosen dengan Benar

Menuliskan nama dosen adalah hal yang harus dilakukan saat mengirimkan email kepada dosen. Kamu bisa menuliskan nama dosen dengan format Pak/Bu kemudian diikuti dengan nama panggilan, nama lengkap tanpa gelar, atau nama lengkap beserta gelarnya.

Pastikan kamu sudah menuliskan nama dan gelar dosen dengan benar, ya. 

Untuk mengetahui nama lengkap dan gelar dosen, kamu bisa memeriksanya di situs resmi kampus, atau bertanya pada petugas administrasi di kampus.

3. Gunakan Bahasa Formal

Bahasa yang digunakan pada email yang dikirim ke dosen juga merupakan hal yang harus diperhatikan. Pastikan mahasiswa mengirimkan email ke dosen dengan menggunakan bahasa yang formal.

Selain itu, hindari juga penyingkatan kata, gunakan tanda baca yang tepat, perhatikan penggunaan huruf kapital, dan pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau typo.

4. Selalu Periksa Kembali Isi Email

Sebelum email dikirim ke dosen, pastikan kamu memeriksa kembali isi email, termasuk attachment yang ada pada email. Pastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan email maupun dokumen yang akan dikirimkan.

Periksa juga apakah isi email sudah sesuai dengan tujuan email tersebut dikirimkan. Selain itu, periksa apakah format email sudah sesuai dengan yang diminta oleh dosen.

5. Kirim Email di Hari dan Jam Kerja

Etika lain yang harus diperhatikan saat mengirim email ke dosen adalah memperhatikan waktu email itu dikirimkan. Sama seperti menghubungi dosen melalui aplikasi pesan singkat, kamu sebaiknya mengirimkan email pada hari dan jam kerja dosen tersebut. Hal ini dilakukan agar email yang kita kirimkan tidak mengganggu waktu istirahat dosen.

6. Beri Kabar Kepada Dosen

Setelah mengirimkan email ke dosen di waktu yang tepat, ada baiknya kita memberikan kabar kepada dosen melalui pesan singkat. Isinya adalah bahwa email sudah dikirimkan ke dosen.

Tujuan dari memberi kabar adalah agar dosen mengetahui bahwa ada email yang kita kirimkan dan mengurangi risiko email tersebut terlewat dan tidak dijawab.

7. Beri Dosen Waktu untuk Menjawab

Etika terakhir yang harus diperhatikan dalam mengirimkan email ke dosen adalah untuk memberi waktu kepada dosen dalam menjawab atau memberikan feedback atas email yang sudah dikirimkan.

Meski kita sudah memberi kabar kepada dosen bahwa email sudah dikirimkan, kita harus memberikan waktu beberapa hari kepada dosen untuk menjawab dan membalas email. Melakukan hal ini tidak akan memberikan kesan bahwa kita mendesak dosen untuk membalas email dengan cepat.

Sebagai mahasiswa, kita bisa bertanya kepada dosen mengenai email yang sudah dikirimkan jika dosen tidak menjawab dan membalas dalam jangka waktu yang cukup lama, misalnya satu minggu. Namun kita tetap harus bertanya dengan sopan kepada dosen.

Jadi, gunakan cara menulis email ke dosen di atas sebagai acuan supaya tetap sopan dan pastinya cepat dibalas.

Baca juga nih, artikel mahasiswa lainnya.

• Tugas Asisten Dosen dan Gajinya
• Cara Menjadi Asisten Dosen [Terbaru]
• Contoh Kritik dan Saran untuk Dosen
• Perbedaan Pesan dan Kesan untuk Kampus dan Dosen