Contoh notulen rapat organisasi yang bagus seperti apa? Berbicara soal organisasi tentu tidak asing dengan istilah rapat. Biasanya setiap organisasi memiliki agenda rapat rutin yang wajib dihadiri oleh anggota organisasi.
Nah supaya rapat ini dapat terkoordinir dengan baik maka dibutuhkan suatu contoh notulen rapat organisasi. Apa itu notulen rapat organisasi?
Daftar Isi
Pengertian Notulen
Apa itu notulen? Notulen adalah sebuah catatan singkat atau ringkasan dari hasil sebuah rapat. Sebuah notulen rapat memuat waktu pelaksanaan, agenda, peserta rapat, dan juga hasil rapat (termasuk berbagai keputusan di dalamnya). Notulen rapat yang resmi biasanya juga dilengkapi dengan bagian pengesahan.
Notulen tidak harus ditulis oleh seorang yang memiliki jabatan sebagai sekretaris. Siapapun yang terlibat dalam sebuah rapat dapat menjadi penulis notulen.
Fungsi Notulen Rapat Organisasi
Notulen wajib dibuat pada rapat-rapat yang diselenggarakan oleh instansi resmi, karena dokumen ini memiliki beberapa fungsi penting. Meski begitu ditingkat organisasi mahasiswa tidak ada salahnya untuk mencoba disiplin dengan menggunakan notulen. Fungsi notulen diantaranya:
1. Sebagai Dokumentasi Resmi Sebuah Rapat
Sebuah instansi atau perusahaan biasanya melakukan rapat secara berkala dan berkelanjutan. Adanya notulen rapat akan dapat memudahkan peserta rapat untuk melanjutkan agenda rapat berpedoman pada catatan sebelumnya. Meskipun ada pergantian komposisi peserta, rapat akan tetap berjalan sesuai dengan yang seharusnya.
2. Sebagai Informasi Bagi Peserta Rapat
Notulen rapat sangat berguna sebagai informasi apabila ada peserta rapat yang tidak bisa hadir. Selain itu, apabila ada peserta yang sudah hadir namun melupakan beberapa poin penting, maka notulen bisa menjadi sumber pengingat informasi.
3. Sebagai Tolak Ukur Kesuksesan Rapat
Salah satu tolak ukur kesuksesan rapat adalah terkait efisiensi waktu dan ketercapaian pembahasan semua agenda yang telah direncanakan. Untuk itu, jika pimpinan ingin tahu apakah sebuah rapat telah dilaksanakan dengan baik atau tidak, maka yang bersangkutan dapat melihat notulen yang ada.
Baca Juga: Jenis-Jenis Struktur Organisasi Pada Perusahaan
Format Notulen Rapat
Contoh notulen rapat organisasi yang baik sebenarnya cukup mudah. Berikut adalah beberapa unsur contoh notulen rapat organisasi yang perlu tercantum dalam sebuah format notulen rapat.
1. Kop Surat (Untuk Notulen Resmi)
Sebuah kop surat mencantumkan identitas lengkap pembuat notulen, misalnya nama instansi, alamat, serta nomor yang bisa dihubungi. Kop surat juga dapat mencantumkan logo instansi, agar lebih mudah dikenali.
2. Agenda Rapat
Pada bagian agenda rapat, sebaiknya dituliskan apa saja yang akan dibahas dalam rapat. Notulen yang baik mencantumkan seluruh agenda rapat dengan baik dan terstruktur.
3. Rincian Waktu dan Tempat
Dengan dicantumkannya waktu dan tempat, sebuah rapat akan mudah diketahui setting pelaksanaanya. Ini juga akan memudahkan pengarsipan.
4. Daftar Peserta Rapat
Daftar peserta rapat akan memudahkan pimpinan untuk mengetahui siapa saja peserta rapat, sehingga orang-orang yang tidak hadir dapat tercatat dan ditindaklanjuti.
5. Isi Notulen
Isi notulen biasanya mencakup hasil rapat, termasuk di dalamnya apa saja keputusan yang diambil dan kesepakatan yang dihasilkan. Jika diperlukan, maka masukan-masukan dari peserta rapat juga dapat dimasukkan ke dalam isi notulen.
6. Penandatanganan (Opsional)
Pengesahan atau penandatanganan notulen oleh notulis dan pimpinan rapat biasanya dibubuhkan pada bagian bawah notulen. Namun penandatanganan ini bersifat pilihan. Jika tidak dilakukan juga tidak masalah.
Hal penting lain yang perlu dicatat supaya lebih maksimal, maka notulen dibuat berdasarkan susunan berikut ini:
- Jumlah attendance atau peserta
- Tema Diskusi
- Waktu kegiatan
- Catatan Diskusi
- Rangkuman Akhir Kegiatan
Supaya semakin jelas, berikut ini beberapa contoh notulen rapat yang bisa kamu jadikan referensi.
Baca juga: Jenis Organisasi Kampus
Contoh Notulen Rapat
Berikut ini beberapa contoh notulen rapat yang bisa kamu gunakan apabila merasa bingung apa yang perlu dicatat dan bagaimana formatnya. Semoga bermanfaat ya.
1. Contoh Notulen Rapat Organisasi Diskusi Kampus
2. Contoh Notulen Rapat Organisasi Kantor
Notulen Rapat
Kepada Yth : Camat Binjai Barat
Dari : Wakil Camat
Hal : Kegiatan
Hari/Tanggal : Senin, 21 Januari 2020
Tempat : Ruang Serba Guna Lt. 11 Gedung Blok A
Acara : Koordinasi Evaluasi Pengendalian Faktor Penyakit COVID19
Undangan :
KASUDIN KESMAS Se Kota Binjai
Para Camat Se Kota Binjai
Para Lurah Se Kota Binjai
Pimpinan Rapat : KA. Dinas Kesmas Kota Binjai
Kesimpulan Rapat
Dengan ini dilaporkan hasil kegiatan berdasarkan undangan dari Pemerintah Kota Binjai sebagai berikut :
Acara dibuka oleh Sekda Kota Binjai, dilanjutkan dengan arahan.
Penyampaian Materi
1. Koordinasi Evaluasi Penanggulangan COVID19 di Kota Binjai oleh Kepala Biro Bintal dan Kesmas.
2. Strategi Antisipasi Penyebaran COVID19 oleh Depkes
Pelaksanaan PSN di Kel. Tanah Tinggi Oleh Lurah Tanah Tinggi
Demikian laporan ini dibuat untuk bahan Bapak lebih lanjut.
Binjai, 21 Januari 2020
Peserta Rapat
Wakil Camat
Udin Bahar, SE
NIP. 312931310031
Tembusan:
– Kasi Pemberdayaan Masyarakat
3. Contoh Notulen Rapat Organisasi di Pemerintahan.
PEMERINTAH KOTA MALANG – DINAS PENDIDIKAN
SMP AL-AZHAR YOGYAKARTA
Jalan Kaliuran KM 14, Yogyakarta – Telepon: (0274) 645XXX
NOTULEN RAPAT
Hari, Tanggal: Selasa, 17 Desember 2019
Waktu Rapat: 13.00 – 15.00 WIB
Tempat: Ruang Guru SMP Al-Azhar Yogyakarta
Agenda Rapat: Pengadaan Buku Modul
Daftar Hadir Peserta Rapat: Terlampir
Rapat berlangsung dengan susunan acara sebagai berikut:
1. Pembukaan
2. Pengarahan dari Kepala Sekolah
3. Penyampaian usulan dari masing-masing guru mata pelajaran
4. Diskusi tentang peraturan modul, dipimpin oleh Waka Kurikulum
5. Penutupan
Adapun hasil rapat adalah sebagai berikut:
- Masing-masing guru mata pelajaran siap menyusun modul untuk tahun pelajaran 2020/2021.
- Waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan modul berbeda-beda untuk setiap mata pelajaran.
- Pengumpulan draft modul maksimal dilakukan pada bulan Maret 2020.
- Modul siap dicetak pada awal bulan Mei tahun 2020.
- Tim editor akan dibuat dari perwakilan guru, dan akan memulai proses editing pada bulan April 2020.
| Mengetahui,Kepala Sekolah Novi Faizah Yuliana S.Pd, M.PdNIP:766254541 | Yogyakarta, 17 Desember 2019 Notulis Amin Arif Muhammad S.PdNIP: 8676753277 |
Notulensi rapat, umumnya terdiri dari judul, nama acara, peserta dan tugasnya, isi dari hasil rapat, pertanyaan dan jawaban. Terkahir, ditandatangani oleh pemimpin rapat sebagai pengesahan.
Tugas notulen dalam rapat, yaitu mencatat semua hal dari mulainya rapat sampai berakhirnya rapat secara ringkas, mudah dipahami dan jelas. Mencatat apa yang disampaikan oleh pembicara/penyaji dan juga tanya-jawabnya. Jika ada keputusan, tulis juga perjanjian dan keputusan tersebut.
Notulen merupakan catatan resmi secara keseluruhan. Notulis adalah orang yang menyimak dan mencatat proses kegiatan. Notula yaitu catatan singkat mengenai jalannya rapat.
Rekomendasi Buku Organisasi
| 
|
|
| Buku Ajar Perilaku Organisasi | Buku Membangun Budaya Organisasi Pada Instansi Pemerintahan | Buku Restrukturisasi Organisasi: Teori dan Aplikasi dalam Mengefektifkan Pengelolaan Keuangan Daerah |
Dapatkan Umum di Buku Organisasi
