Apa itu Stock Opname? Ini Tujuan, Fungsi dan Contoh

Stock opname memiliki banyak fungsi, tujuan dan manfaat bagi penjual dan bisnis barang. Berikut pengertian stock opname beserta dengan contoh kegiatannya.

Jika ditempatkan di bagian gudang, maka akan akrab dengan istilah stock opname. Stock atau persediaan barang maupun bahan baku perlu pengecekan secara berkala. Tujuannya untuk memastikan persediaan produk dan bahan baku selalu ada tanpa resiko kehabisan. 

Kemudian, bisa digunakan untuk menentukan kapan waktu terbaik untuk order bahan baku. Maupun kapan waktu terbaik untuk melakukan kegiatan produksi terhadap jenis barang tertentu yang disediakan. 

Lalu, apa sebenarnya yang dimaksud dengan stock opname? Simak penjelasannya di bawah ini. 

Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah sebuah bentuk rangkaian dan urutan kegiatan perhitungan persediaan stok barang yang masih tersimpan di dalam gudang. Disebut rangkaian kegiatan karena dalam stock opname tidak hanya menghitung persediaan barang saja. 

Dalam prosesnya, seseorang yang bertanggung jawab di gudang akan menghitung jumlah. Kemudian memeriksa bagaimana kondisinya, lalu merapikan penempatannya di rak, dan memasukan hasil perhitungan ke dalam sistem yang terintegrasi dengan bagian atau divisi lain. 

Misalnya, dalam sebuah usaha retail, sebut saja Indomaret. Ada staf khusus yang ditugaskan di bagian gudang untuk melakukan stock opname secara berkala. Seperti sebulan sekali, jika ada perubahan atau selisih maka akan memeriksa laporan. 

Sehingga laporan kemudian dikoreksi dan begitu juga dengan sistem. Sehingga di komputer meja kasir, hanya produk dengan stok tersedia yang bisa dibeli oleh konsumen. Sistem di gudang kemudian terintegrasi dengan sistem komputer di meja kasir. 

Kegiatan menghitung stock produk adalah kegiatan krusial, sama pentingnya dengan kegiatan produksi sampai pemasaran. Perhitungan stock yang masih berantakan membuat produk susah dijual kepada konsumen. Jika sudah begini, bagaimana bisnis bisa untung? 

Tujuan Stock Opname

Melakukan perhitungan terhadap jumlah produk dan bahan baku di gudang tentu bukan tanpa alasan. Prosesnya panjang dan semakin banyak barangnya maka semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perhitungan. 

Sehingga, proses perhitungan stok produk ini sendiri memiliki sejumlah tujuan. Beberapa diantaranya adalah: 

1. Mengecek Kesesuaian Fisik dengan Data di Sistem 

Tujuan pertama dan yang utama dilakukannya perhitungan stok adalah mengecek kesesuaian fisik dengan data di sistem. Misalnya stok di gudang ada 10 buah, maka di sistem idealnya juga ada 10 buah. 

Namun, karena satu dan lain hal jumlah stok ini terjadi selisih sehingga perlu dicek ulang. Misalnya dengan mengecek seluruh nota di periode tertentu, mengecek surat jalan, dan lain-lain. Supaya antara fisik dengan data di sistem dijamin sama. 

2. Memastikan Stok Tersedia 

Stock opname juga bertujuan untuk memastikan stok atau persediaan selalu tersedia. Misalnya untuk produk minyak goreng, perlu dipastikan persediaannya ada agar bisa memastikan konsumen mendapatkan kebutuhan dapur tersebut. 

Kemudian, perhitungan stock juga bisa untuk bahan baku. Sehingga bertujuan untuk memastikan bahan baku selalu tersedia agar kegiatan produksi bisa terus berjalan dengan lancar. 

3. Sebagai Alat Pembanding 

Menghitung jumlah persediaan barang di gudang juga bertujuan untuk menjadikan hasil perhitungan sebagai pembanding. Yakni pembanding stock di tahun sebelumnya agar bisa dibuat sama atau justru dibuat berbeda dengan tujuan tertentu. 

4. Menginformasikan Kualitas Barang 

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, perhitungan persediaan barang dilakukan untuk mengecek kualitas barang yang tersedia. Misalnya persediaan sabun yang dijual di tempat usaha. Selain dihitung fisiknya ada berapa juga di cek kondisinya bagaimana.

Apakah masih wangi, masih jauh tanggal kadaluarsanya, dan lain sebagainya? Sehingga stock opname juga bertujuan untuk menginformasikan kualitas barang karena tidak mungkin menjual barang yang kualitasnya sudah rusak.

5. Estimasi Persediaan

Dengan memanfaakan pencatatan yang baik, proses untuk estimasi dan prediksi permintaan akan produk bisa diprediksi dan pastinya bisa membuat jaga-jaga produk di gudang. Selain itu, bisa untuk menilai produk yang lahir (fast moving) dan mana produk yang lambat untuk penjualan.

Nah, inilah pentingnya stock opname itu sendiri. Untuk mempelajari penawaran dan permintaan kalian bisa baca pada artikel berikut.

• Hukum Penawaran
• Hukum Permintaan

Fungsi Stock Opname

Selain memiliki beberapa tujuan, kegiatan stock opname yang dalam sebulan bisa dilakukan dua kali juga memiliki beberapa fungsi. Yaitu: 

1. Mengetahui Kondisi Stock Secara Faktual 

Kegiatan perhitungan stock berfungsi untuk mengetahui kondisi stok secara faktual. Baik dari segi jumlahnya secara fisik yang ada  di gudang ada berapa maupun kondisi atau kualitasnya seperti apa. 

Misalnya saja menjual produk tepung terigu, stock di gudang ada beberapa dan dicek kualitasnya saat stock opname dilakukan. Kemungkinan ada tepung terigu yang basah karena atap gudang yang bocor. 

Kondisi kualitas tepung tentu baru bisa diketahui saat melakukan perhitungan stock. Bisa juga diketahui saat mengambil tepung tersebut karena laku terjual. Hanya saja, saat menghitung stock maka kondisi barang juga bisa dicek secara langsung. 

2. Menindaklanjuti saat Ada Selisih 

Pernah melakukan stock opname dan menjumpai ada selisih jumlah? Dijamin pernah, karena semakin banyak jenis produk dan semakin banyak pula jumlahnya. Maka resiko terjadi selisih sangat tinggi, terutama untuk produk fast moving. 

Yakni produk yang laku keras sehingga arus keluar masuk dari gudang cukup tinggi. Perhitungan stock berfungsi untuk mengetahui ada tidaknya selisih, dan jika ada maka bisa melakukan pengecekan untuk mengetahui stock dimana yang paling benar. Apakah di gudang atau justru di sistem komputer? 

3. Meminimalkan Resiko Adanya Selisih Perhitungan 

Selisih jumlah antara barang secara fisik di gudang dengan jumlah di sistem komputer ternyata memiliki dampak besar. Hal ini akan berhubungan dengan laba dan rugi yang didapatkan perusahaan. 

Ada kalanya selisih muncul karena ada barang yang hilang, bisa juga barang laku terjual tapi belum di update di sistem komputer. Adanya perhitungan stok akan membantu melakukan analisis saat terjadi selisih. 

Sehingga bisa ditemukan penyebabnya dan kemudian dicari solusi terbaiknya. Hal ini akan meminimalkan resiko adanya kerugian besar yang ditanggung perusahaan maupun karyawan. Sebab saat barang hilang biasanya karyawan bertanggung jawab menggantinya, misalnya dengan potong gaji. 

Manfaat Stock Opname

Perhitungan fisik barang di gudang atau stock opname juga diketahui memiliki banyak sekali manfaat. Beberapa diantaranya adalah: 

• Membantu meminimalkan resiko terjadi kecurangan dalam memasukan jumlah barang di sistem, karena selalu dipastikan sesuai dengan jumlah fisik di gudang. 
• Meminimalkan resiko adanya selisih, karena saat ada selisih maka akan dicari penyebab selisih tersebut dan mencari solusi saat itu juga. 
• Mencegah kekosongan barang, karena perhitungan persediaan selalu dilakukan sehingga barang dijamin tersedia. 
• Memastikan kondisi barang di gudang dalam kondisi baik, layak digunakan, dan tentunya layak untuk dijual. 

Contoh Stock Opname

Stock opname bisa dilakukan oleh berbagai perusahaan, baik retail maupun perusahaan di bidang lainnya. Pada usaha retail, stok dihitung untuk mengecek jumlah produk dagang secara keseluruhan. 

Sementara di pabrik yang memproduksi suatu  barang, perhitungan stock terjadi di dua gudang. Pertama di gudang bahan baku dan yang kedua di gudang penyimpanan produk jadi. 

Sebelum perhitungan dilakukan biasanya laporan data jumlah barang dicetak di komputer, lalu masuk ke gudang untuk mengecek satu per satu. Dimulai dari ujung ke ujung secara berurutan agar tidak ada yang terlewat untuk dihitung. 

Melalui penjelasan di atas, maka bisa disimpulkan bahwa stock opname adalah kegiatan menghitung dan mengecek kondisi barang. Barang disini bisa produk yang dijual bisa juga bahan baku produksi.

Baca juga artikel mengenai Kegiatan dalam Produksi.

Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan jumlahnya sesuai dengan sistem tanpa ada selisih. Sekaligus untuk memastikan kualitasnya tetap dalam kondisi terbaik. Sehingga stock opname perlu dilakukan berkala untuk meminimalkan kesalahan jumlah baik di sistem maupun secara fisik.

Rekomendasi Buku Ekonomi & Bisnis

Belanja buku-buku ekonomi dan bisnis terbaik, terjangkau dan terpercaya hanya di Toko Buku Online Deepublish.