Mungkin kamu adalah mahasiswa awal semester yang mana masih banyak istilah baru dalam dunia perkuliahan yang belum kamu ketahui. Salah satunya adalah dispensasi kuliah. Yaps, surat dispensasi kadang diperlukan oleh mahasiswa karena ada kewajiban lain yang tidak bisa ditinggalkan untuk kemaslahatan kampus dan jurusan serta bahkan juga untuk keuntunganmu sendiri sebagai mahasiswa.
Nauh, untuk mengetahui seputar dispensasi kuliah, kita akan ulas singkat di artikel ini. Baca sampai selesai karena Saya akan bagikan contohnya juga.
Daftar Isi
Apa Itu Dispensasi Kuliah?
Apa itu dispensasi kuliah? Tampaknya ini adalah pertanyaan klasik yang sering ditanyakan oleh mahasiswa yang baru masuk. Kata dispensasi memiliki arti “membagi”.
Menurut KBBI, dispensasi adalah pengecualian, dimana dapat diartikan sebagai pemberian kebebasan dari aturan yang sudah berlaku, karena alasan dan pertimbangan khusus. Namun perlu diingat, mahasiswa yang mengajukan dispensasi juga terikat pada aturan yang berlaku dari pihak kampus. Jadi tidak boleh semena-mena.
Cara Mengajukan Dispensasi Kuliah
Lalu bagaimana cara mengajukan dispensasi kuliah? Karena tidak banyak mahasiswa yang menggunakan jalur dispensasi, wajar jika banyak yang tidak tahu cara pengajuannya. Ternyata untuk mendapatkan jalur dispensasi dibutuhkan pengajuan surat yang biasanya formatnya sudah disediakan oleh pihak kampus atau perguruan tinggi.
Adapun alasan kenapa perlu adanya pengajuan surat, yaitu untuk menjaga keformalan dan nilai kesopanan. Jadi, tidak semua mahasiswa bisa mendapatkan dispensasi ini. Maka tidak heran jika mahasiswa yang tidak berkelakuan baik sangat mungkin tidak mendapatkan ijin surat dispensasi ini. Adapun syarat pengajuan dispensasi kuliah
- Mahasiswa boleh mengajukan dispensasi apabila sudah membayar bpp pokok
- Mahasiswa wajib konsisten membayar cicilan setiap bulan di tabel surat pengajuan dispensasi
- Mahasiswa menandatangani surat pengajuan dispensasi di atas materai 6.000 yang sudah disertai dengan tanda tangan orang tua/wali
- Surat dispensasi perlu melampirkan surat seperti scan surat keterangan bekerja,bagi mahasiswa yang tidak bekerja bisa diganti dengan surat keterangan usaha orang tua dan melampirkan scan slip gaji 1 bulan terakhir/slip gaji orangtua.
- Surat pengajuan dispensasi bisa diperoleh di masing-masing perguruan tinggi
- Mahasiswa wajib mengisi data dan submit surat pengajuan dispensasi pada batas waktu yang ditentukan oleh masing-masing perguruan tinggi.
Itulah beberapa cara mengajukan dispensasi kuliah. Perlu dicatat, bahwa pengajuan dispensasi di atas bisa jadi berbeda dengan aturan dari pihak kampus/perguruan tinggi kamu. Karena memang masing-masing perguruan tinggi memiliki aturannya sendiri-sendiri. Untuk memastikan, kamu bisa langsung ke bagian tata usaha menanyakan aturan mainnya.
Alasan-Alasan Dispensasi Kuliah
Berbicara tentang alasan-alasan dispensasi kuliah, memang tidak melulu masalah tidak bisa membayar kuliah saja loh. Terkadang ada alasan lain yang memaksa kita harus membuat surat dispensasi kuliah. Meskipun alasan setiap orang sifatnya subjektif, namun berikut ada beberapa alasan yang sering ditemukan dalam kehidupan sehari-hari.
1. Dispensasi Keringanan Membayar Biaya Kuliah
Alasan mengajukan dispensasi yang paling umum adalah meminta keringan membayar biaya kuliah. Ini adalah alasan yang paling sering ditemukan, karena memang ini masalah klasik dan sejuta umat merasakan, kecuali mereka yang berasal dari keluarga ekonomi menengah ke atas.
2. Dispensasi Karena Mengikuti Lomba
Alasan lain selain karena kesulitan membayar biaya kuliah, surat dispensasi juga dapat dibuat untuk keperluan mengikuti perlombaan. Baik itu perlombaan yang sifatnya akademik maupun non akademik. Misalnya kamu mengikuti ajang pencarian bakat yang mengharuskan keluar kota dan terpaksa tidak bisa mengikuti kuliah dalam beberapa hari.
3. Dispensasi Karena Menjadi Panitia Event Kampus
Jika kamu seorang mahasiswa aktivis, senang mengikuti organisasi dan mengadakan event, yang memaksa tidak ikut pelajaran. Maka kamu juga bisa loh mengajukan dispensasi bahwa kamu tidak bisa mengikuti perkuliahan karena menjadi panitia dalam sebuah event. Cara ini perlu, karena akan memberitahu dosen bahwa kamu tidak mengikuti pelajaran karena memang ada acara, bukan karena bermain ataupun karena malas.
Itu hanya beberapa alasan-alasan pengajuan dispensasi kuliah. Ternyata, pengajuan dispensasi kuliah tidak melulu karena ketidakmampuan membayar atau membayar telat saja. Tetapi juga berlaku untuk alasan di atas, atau bahkan juga untuk alasan lain yang belum disebutkan satu persatu di atas.
Format Surat Dispensasi Kuliah
Buat kamu yang ingin membuat surat dispensasi, pastinya wajib tahu Formatnya seperti apa bukan? Berikut beberapa poin dasar pentingnya.
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Format penulisan dispensasi kuliah yang pertama perlunya kepala surat. Peran kepala surat atau kop surat sebagai tanda bahwa surat tersebut dibuat secara resmi. Dimana di dalam kop surat terdiri dari nama instansi atau perguruan tinggi, alamat dan nomor telepon.
2. Tanggal Pembuatan Surat
Format kedua adalah tanggal pembuatan surat yang juga perlu dituliskan di sini. Adapun peran penulisan tanggal pembuatan surat, yaitu agar mengetahui kapan surat dispensasi ini dibuat atau dikeluarkan. Hal ini akan sangat membantu untuk pengarsipan ataupun mengecek surat keluar masuk.
3. Tujuan Surat
Setelah kop surat dan tanggal, format ketiga ada tujuan surat. Dimana tujukan surat ini berisi maksud dan tujuan si pembuat. Berisi alasan dan pernyataan kenapa dibuat surat dispensasi tersebut.
4. Perihal
Sementara di bagian perihal juga berisikan tentang hal-hal yang menyangkut kenapa dispensasi dibuat (untuk lebih jelasnya dapat dilihat di contoh di bawah).
5. Lampiran
Adapun bagian lampiran. Di Bagian lampiran berisikan penjelasan singkat terkait lampiran yang dilampirkan. Nah biasanya lampiran disertakan di lembar terpisah dari surat pernyataan dispensasi.
6. Salam pembuka
Barulah masuk ke bagian salam pembuka. Dimana pembuat menuliskan sapaan dan pembuka sebelum menuliskan isi surat.
7. Isi surat
Sesuai namanya, isi surat memuat keperluan dan alasan si pembuat surat dispensasi. Di bagian ini panjang pendek bisa tergantung, sesuai kebutuhan. Asal isi ditulis secara singkat, padat dan jelas.
8. Salam penutup
Barulah masuk ke format terakhir, yaitu salam penutup. Yang berisi ucapan atau kata-kata penutup. Karena sifatnya resmi, maka salam penutup juga harus ditulis secara sopan.
9. Pembuat dan Stempel Instansi
Di Bagian bawah penutup, kita perlu menyertakan keterangan jelas dari pembuatan surat dispensasi dan stempel instansi/organisasi. Dibagian organisasi/instansi wajib menyertakan sampel sebagai bentuk surat tersebut adalah resmi.
Itulah beberapa format surat dispensasi kuliah yang penting kamu ketahui. Meskipun untuk beberapa kasus, surat dispensasi sudah ada format dari pihak perguruan tinggi, namun tidak ada salahnya jika kita tahu format dasarnya.
Contoh Surat Dispensasi Kuliah
Berikut adalah contoh surat dispensasi karena telat membayar kuliah. Dimana membayar kuliah adalah kewajiban seorang mahasiswa yang dibayarkan dalam kurun periode tertentu. Karena mengalami kesulitan dalam hal keuangan, dan butuh waktu untuk bisa membayar tepat waktu, maka seorang mahasiswa harus membuat surat dispensasi.
Berikut adalah contoh surat dispensasi pembayaran kuliah yang harus disahkan oleh pihak terkait agar sah.
Semoga dari contoh surat dispensasi kuliah diatas cukup memberikan gambaran buat kamu yang selama ini masih bingung tentang dispensasi. Semoga bermanfaat. (Irukawa Elisa)
Baca juga artikel penting bagi mahasiswa ini.
- Contoh Surat Izin Sakit dari Dokter dan Cara Izin Sakit via Whatsapp
- Surat Keterangan Aktif Organisasi
- Contoh Surat Rekomendasi
- Surat Penghasilan Orang Tua