Pengertian, Fungsi dan Cara Membuat Term of Reference (TOR)

Term Of Reference adalah kerangka atau acuan dalam menjalankan sebuah proyek. Term Of Reference atau TOR ini umumnya berwujud dokumen atau berkas yang berisi tentang tujuan, landasan dan struktur proyek yang rencana akan dilakukan. 

Term of reference sangat penting dalam menjalankan sebuah bisnis atau kerjasama. Karena tidak sebatas sebagai kerangka. Tetapi juga memuat perjanjian, negosiasi, jadwal pertemuan dan perhitungan lebih rinci. Secara sederhana, TOR ini dapat memudahkan dalam mengatur atau manajemen pada orang lain. 

Jadi dapat disimpulkan bahwa Term of reference adalah gambaran secara garis besar terhadap proyek yang hendak dijalankan.

Isi Term of Reference

Buat kamu yang masih asing mendengar istilah ini. Tentunya kamu pun perlu tahu isi dari Term of Reference karena memiliki fungsi dan peran yang banyak, terutama saat kamu sudah masuk ke dunia kerja. Nah, berikut adalah isi dari TOR. 

1. Latar Belakang 

TOR berisi latar belakang yang menguraikan terkait alasan kenapa proyek tersebut harus dilakukan. Di bagian ini, lebih menonjolkan pada “mengapa” harus dilakukan, sehingga kita pun dituntut untuk mencari alasan kenapa ide ini harus dilakukan, dan apa konsep yang pas dilakukan. Oh iya, dibagian kamu pun juga perlu memasukan dasar hukum dan kebijakan yang masih ada kaitannya dengan proyek loh. 

2. Uraian Kegiatan 

Isi term of reference juga perlu memuat kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan. Jadi lebih menekankan pada apa yang hendak dilakukan. Saat merancang kegiatan pun perlu dibuat batasan-batasan kegiatan. Hal ini ditujukan agar tidak terjadi melebar ke mana-mana
maksud dan tujuan.

Adapun isi dari term of reference yang ketiga, yaitu harus memuat maksud dan tujuan. Dimana kamu bagian ini harus bisa menerangkan maksud dan tujuan yang hendak dilaksanakan pada proyek nantinya. Tidak berhenti sampai disitu saja, penting pula untuk menuliskan hasil akhir yang diharapkan, tanpa mengindahkan manfaatkan yang diinginkan dari proyek kamu.

Baca juga: Daftar Divisi Acara Kepanitiaan [Tugas & Jobdesk]

3. Metode dan Tahapan 

Metode dan tahapan lebih menekan pada bagaimana term of reference yang akan kamu lakukan. Pentingnya untuk menyampaikan metode apa yang digunakan dan tahap awal hingga akhir yang pas digunakan seperti apa. Tidak ada salahnya pula untuk memasukan materi atau dokumen pendukung dari hasil wawancara, workshop, laporan hasil observasi atau bentuk data lain yang sifatnya mendukung. 

4. Jadwa dan Tempat 

Jadwal dan tempat juga wajib ada dalam term of reference. Misalnya, apabila ingin menggunakan tempat, lihat jadwal yang pas dan apakah tempat yang hendak digunakan sudah mendapatkan izin. Termasuk juga memperhatikan masalah tempat, apakah tempat pertemuan akan dilakukan di outdoor, di rumah makan atau di tempat rapat khusus. Hal-hal kecil seperti wajib diperhatikan demi kelancaran.

5. Produk 

Umumnya term of reference banyak digunakan untuk kerjasama urusan bisnis, maka fokusnya lebih pada produk. Saat menentukan produk, penting untuk memperhatikan banyak aspek. Tidak berkutat masalah wujud produk saja, tetapi juga berfokus juga untuk masalah proses produksi, pengenalan produk dan pemasaran produk agar tersebar tepat sesuai dengan sasaran. 

6. Tim Evaluasi 

Penting juga untuk memiliki tim evaluasi, yang bertujuan untuk melakukan kontrol pekerjaan proyek. Hal ini dapat pula berlaku untuk mengetahui dan mengevaluasi apakah tim yang hendak dilibatkan sudah pernah memiliki pengalaman, dan jam terbang . 

7. Logistik dan Anggaran 

Adapun isi term of reference yang lain. Yaitu memperhatikan masalah logistik dan anggaran. Misalnya dengan membuat susunan rencana anggaran biaya (rab) selama proyek berjalan. Bentuk rab itu sendiri ada banyak variasi bentuknya. Mulai dari masalah nominal gaji, biaya, fasilitas, akomodasi perjalanan dan masih banyak lagi yang ada kaitannya dengan proyek.

8. Pelaksana dan Penanggung Jawab 

Isi term of reference yang tidak kalah penting adalah pentingnya penanggung jawab. Misalnya dengan membentuk tim yang bertanggungjawab dan menjadi pelaksana proyek. Di bagian ini dituliskan tugas-tugasnya apa saja dan tanggung jawabnya ruang lingkupnya apa saja.  

Jika dilihat dari poin-poin di atas, maka dapat dilihat bahwa isi TOR cukup kompleks. Salah satu cara agar TOR memuat isi sesuai standarisasi, adalah memenuhi unsur-unsur di atas. Adapun di sub bab di bawah akan kita bagikan cara menyusun TOR. 

Fungsi Dan Manfaat TOR

Mungkin ada diantara kamu yang brtanya-tanya. Sebenarnya apa sih manfaat dari Term of Reference (TOR) dalam khidupan sehari-hari. Baik untuk kepentingan individual maupun untuk lembaga. Berikut adalah beberapa manfaatnya. 

1. Sebagai dasar rencana menjalankan proyek atau kegiatan. 
2. Dapat digunakan untuk membantu membuat perhitungan audit, khususnya untuk pihak seperti bagian manajemen ataupun keuangan. 
3. Sebagai dasar penilaian sebuah proyek, apakah proyek tersebut masuk dalam kualifikasi atau tidak
4. Bagi perusahaan, maka TOR dapat bermanfaat untuk pimpinan dalam mengendalikan kinrja bahawanannya.

Dari keempat fungsi di atas, mungkin kamu yang sudah memiliki pengalaman banyak dalam pembuatan term of reference, kamu boleh share pengalaman di kolom komentar. Mungkin kamu memiliki pengalaman dan menemukan fungsi dan manfaat yang baru. 

Baca juga: Susunan Acara Rapat: Fungsi dan Contoh [Terbaru]

Cara Menyusun Term Of Reference Yang Baik

Adapun cara menyusun TOR. Jadi buat kamu yang yang masih bingung bagaimana cara membuatnya. Berikut beberapa tips cara menyusunnya. 

1. Membuat Judul Proyek 

Cara menyusun TOR yang pertama adalah membuat judul proyek atau kegiatan yang relevan. Kamu tidak perlu membuat judul yang terlalu rumit dan susah, buat secara lebih sederhana dan mudah. 

2. Menulis Latar Belakang 

Tahap kedua adalah membuat latar belakang. Adapun saat membuat latar belakang. Pastikan untuk memperhatikan peruntukan atau segmentasi. Jika tujuannya untuk kalangan akademisi, maka tidak masalah menggunakan istilah-istilah asing dan ilmiah. 

Sementara jika diperuntukan untuk orang awam, pastikan untuk memilih bahasa yang lebih mudah dipahami, dan menggunakan bahasa umum. Satu hal yang penting saat membuat latar belakang, pastikan jika latar belakang ditulis lebih singkat dan tidak terlalu panjang. 

3. Menyampaikan Isi 

Selanjutnya adalah, menuliskan isi. Di Bagian ini kamu boleh menuliskan atau menyebutkan tujuan yang kamu harapkan secara rinci. Jadi lebih menekankan pada tujuan yang diinginkan. Sampaikan secara rasional dan relevan. Karena bagian inilah yang akan menentukan kinerja dalam melaksanakan sebuah proyek. Prinsipnya adalah, dibagian isi agar tidak melewatkan satupun bagian isi dari TOR.

4. Keberlanjutan Program 

Ada beberapa yang tidak menuliskan keberlanjutan program. Namun, dengan adanya keberlanjutan program sangat membantu meyakinkan bahwa TOR yang kamu buat memiliki kesungguhan. Selain itu banyak juga digunakan sebagai indikator untuk keberlanjutan bentuk keberlanjutan proyek. 

5. Memperhitungkan Anggaran 

Anggaran dalam banyak aspek memiliki nilai yang penting. Maka tidak heran jika dalam menyusun TOR pun juga butuh perhitungan anggaran. Bagaimanapun anggaran yang menentukan sebuah rancangan yang mungkin kurang jelas menjadi lebih pasti dan terealisasi. 

Setidaknya perhitungan anggaran akan membantu pihak keuangan maupun pihak akunting (pihak manajemen) untuk melakukan evaluasi keuangan. Dalam dunia perusahaan, hal ini penting, karena perusahaan butuh transparansi dan harus ada hitam di atas putih.

Bagaimana? Mudah bukan cara menyusun term of reference? Yap, selama kamu tahu caranya. Apapun akan terasa mudah untuk dipraktekan. Kamu pun bisa mulai mencoba sendiri. Semoga berhasil. 

Perbedaan ToR dan Proposal 

Jika dilihat secara sekilas. Tor dan Proposal memiliki kesamaan. Tapi jika dilihat secara seksama, maka Tor dan proposal dua hal yang berbeda. Salah satunya dalam hal peruntukannya. Dari peruntukannya TOR lebih sering digunakan untuk urusan bisnis dan didunia kerja. Meskipun dalam dunia perkuliahan juga bisa saja diterapkan. 

Sementara proposal dapat digunakan untuk banyak kepentingan dan keperluan. Dari segi strukturnya pun, Tor dan proposal juga sedikit berbeda. Nah, untuk lebih jelasnya. Kamu bisa intip contoh term of reference dibawah ini.