Sebuah organisasi dapat berjalan dengan baik apabila memiliki budaya organisasi dan komunikasi organisasi. Artikel ini akan menjelaskan pengertian komunikasi organisasi, teori, fungsi konsep dan contohnya dalam organisasi yang baik dan benar.
Dalam menjalin keaktifan dan juga keefektifan dalam berorganisasi, tentu suatu organisasi membutuhkan komunikasi yang baik sehingga penting untuk membangun komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi harus berlangsung dengan baik untuk dapat mewujudkan organisasi tersebut dapat lebih berkembang.
Pentingnya menjalin komunikasi organisasi dengan baik juga mampu mewujudkan organisasi yang mampu membentuk para anggota atau manusia-manusia di dalamnya yang berkumpul mampu berinteraksi dengan baik satu sama lain dan menjalin hubungan yang baik satu sama lain.
Oleh sebab itu, komunikasi organisasi juga sangat penting untuk memerhatikan bagaimana proses komunikasinya. Komunikasi organisasi yang baik merupakan komunikasi yang terjalin dengan keseragaman atau persamaan pendapat di antara para pelaku komunikasi sehingga tidak terjadi perselisihan karena beda pendapat.
Akan tetapi tak bisa dipungkiri, menjalani proses komunikasi tak selamanya mulus bahkan bisa saja gagal. Akhirnya berujung salah paham dan menimbulkan ketegangan hingga pertengkaran internal yang tak seharusnya terjadi. Oleh sebab itu, untuk dapat menjalin komunikasi organisasi yang baik, setiap individu anggotanya harus mampu memahami dan membangun komunikasi yang baik.
Sebuah komunikasi organisasi bisa berjalan efektif ketika proses komunikasinya berlangsung dengan positif. Artinya, seseorang yang memang memiliki tugas untuk menyampaikan pesan atau komunikator dapat menyampaikan pesan-pesan yang dimaksud kepada audiens atau kepada penerima pesan dengan baik.
Sementara itu, penerima pesan atau audiens juga dapat menangkap maksud atau memahami maksud komunikasi yang disampaikan komunikator atau penyampai pesan tersebut. Akhirnya, terjadilah komunikasi yang efektif karena pesan yang disampaikan mampu dimengerti dan dipahami secara utuh oleh kedua belah pihak.
Akan lebih baik lagi jika audiens atau komunikan memberi umpan balik atau feedback terhadap komunikasi tersebut, sehingga komunikasi terjadi lebih efektif karena komunikasi terjadi dua arah. Dengan demikian, proses komunikasi organisasi baru bisa dikatakan sebagai komunikasi yang efektif.
Ketika proses komunikasi efektif, maka organisasi tersebut juga otomatis akan maju dan berkembang serta anggota atau individu yang ada di dalamnya turut aktif membangun dan mengembangkan organisasi yang sudah dijalani dengan baik dari berbagai aspek, salah satunya aspek komunikasi organisasi.
Setelah memahami mengenai pentingnya komunikasi dalam organisasi, akan dijelaskan mengenai apa hakikat komunikasi organisasi. Mulai dari pengertian-pengertiannya, teori komunikasi organisasi, fungsi serta manfaatnya, hingga konsep dan contoh berlangsungnya komunikasi organisasi
Daftar Isi
Pengertian Komunikasi Organisasi
Pada dasarnya, komunikasi merupakan suatu aktivitas dasar manusia. Dengan adanya komunikasi yang baik, maka kehidupan sosial suatu masyarakat bisa berjalan dengan baik. Hal tersebut juga akhirnya berlangsung dan terjadi pada sebuah organisasi. Untuk dapat membangun organisasi yang baik, diperlukan komunikasi organisasi yang baik pula.
Mengutip dari Wikipedia, pengertian komunikasi organisasi merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang berada di dalam suatu organisasi. Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Biasanya, komunikasi organisasi ini melibatkan manusia sebagai subjek yang terlibat di dalam proses menerima, menafsirkan, dan bertindak atas informasi. Komunikasi organisasi juga bisa disebut sebagai pengirim dan penerima berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal di suatu organisasi.
Suatu organisasi yang semakin besar dan kompleks akan mengakibatkan semakin kompleks pula proses komunikasi yang terjadi di dalamnya. Misalnya organisasi yang hanya terdiri dari 10 orang tidak akan lebih kompleks komunikasi organisasi, dibandingkan dengan organisasi yang memiliki 1.000 anggota.
Komunikasi organisasi dapat diartikan sebagai sebuah pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi yang terdiri dari unit-unit komunikasi akan berinteraksi satu sama lain dan komunikasi tersebut berfungsi dalam lingkungannya untuk menyampaikan dan menerima pesan.
Pada dasarnya, komunikasi organisasi ini bisa bersifat formal maupun informal. Kesepakatan berlangsungnya komunikasi di sebuah organisasi tersebut berdasarkan persetujuan dari organisasi itu sendiri dan biasanya memandang mengenai orientasi kepentingan organisasi tersebut.
Komunikasi organisasi biasanya terwujud dan berlangsung dan membahas mengenai bagaimana cara kerja suatu organisasi, bagaimana produktivitas organisasi tersebut, dan apa saja pekerjaan yang harus dilakukan di dalam organisasi tersebut, misalnya: membuat memo, kebijakan, pernyataan, surat-surat resmi, dan lain sebagainya.
Oleh sebab itu, proses komunikasi organisasi dipilih berdasarkan persetujuan secara sosial. Namun biasanya, proses komunikasi dalam suatu organisasi bukan berorientasi pada organisasi tersebut, melainkan kepada para anggotanya secara individual.
Pengertian Komunikasi Organisasi Menurut Ahli
Pengertian komunikasi organisasi tidak hanya diungkapkan secara umum saja, namun juga diartikan berbeda-beda oleh para ahli. Maka dari itu, kita juga harus mengetahui apa pengertian dari komunikasi di organisasi menurut pandangan para ahli. Berikut ini akan dijelaskan beberapa pengertian komunikasi di dalam suatu organisasi menurut para ahli.
1. Goldhaber
Menurut Goldhaber, komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang sering berubah-ubah.
2. Devito
Devito mengungkapkan bahwa komunikasi organisasi merupakan sebuah usaha mengirim serta menerima pesan, baik dalam kelompok formal maupun informal dalam suatu organisasi.
3. Ron Ludlow
Menurut Ron Ludlow, pengertian dari komunikasi di dalam suatu organisasi tersebut adalah suatu program komunikasi pada kajian Public Relations (PR) mengenai hubungan internal serta hubungan pemerintah dan hubungan investor dalam suatu organisasi.
4. Pace dan Faules
Pace dan Faules mengungkapkan pengertian komunikasi organisasi sebagai suatu perilaku yang terjadi dalam sebuah organisasi serta bagaimana orang-orang di dalamnya ikut terlibat dalam proses tersebut dan melakukan transaksi berupa bertukar makna.
5. Katz dan Kahn
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi organisasi adalah sebuah pengiriman dan atau pertukaran informasi dalam suatu organisasi, sehingga dapat membentuk arus informasi. Adanya komunikasi di dalam suatu organisasi dapat memunculkan jaringan informasi dalam organisasi tersebut.
6. Frank
Frank memiliki pandangan bahwa interaksi antar-anggota organisasi atau anggota dengan pemimpin organisasi bukan merupakan komunikasi organisasi, melainkan interaksi antar-organisasi tersebut dengan sasaran komunikasi yang bukan bagian dari organisasi tersebut.
7. Frank Jefkins
Menurut Frank Jefkins, komunikasi organisasi adalah suatu bentuk komunikasi yang telah direncanakan oleh sebuah organisasi dengan publik atau masyarakat luas di tempat organisasi tersebut berada untuk dapat mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut pandangan para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi yang telah dibahas bisa diartikan sebagai berikut:
a. Komunikasi organisasi terjadi karena adanya sebuah proses di dalam suatu organisasi berupa penyampaian, penerimaan, dan pertukaran informasi dan pesan.
b. Terjadinya pertukaran informasi dan pesan pada komunikasi tersebut dilakukan agar dapat mencapai suatu tujuan tertentu yang sudah ditetapkan bersama, meliputi pemimpin dan anggotanya.
c. Proses penyampaian, penerimaan, maupun tukar informasi pesan dapat dilakukan secara formal dan informal, selama tujuan yang ditetapkan terwujud.
Teori Komunikasi Organisasi
Setelah memahami bagaimana pengertian komunikasi organisasi secara umum dan pendapat atau pandangan menurut ahli, sekarang akan dijelaskan juga mengenai teori-teori di dalam komunikasi organisasi. Ada beberapa teori-teori yang terdapat di dalam komunikasi di suatu organisasi.
1. Teori Struktural Klasik
Teori komunikasi organisasi ini pertama kali berkembang pada 1800-an dan dapat disebut sebagai teori mesin. Di dalam teori ini, menjelaskan bahwa suatu organisasi digambarkan sebagai sebuah lembaga yang sentral akan tugas-tugas serta memberikan petunjuk mekanis struktural yang bersifat kaku, monoton, dan tanpa inovatif. Ada empat kondisi di teori ini, yakni kekuasaan, saling melayani, doktrin, dan disiplin.
2. Teori Neoklasik
Teori komunikasi organisasi neoklasik atau hubungan manusia ini diperkenalkan oleh Elton Mayo karena adanya ketidakpuasan dengan teori klasik atau teori mesin. Teori ini mengacu tentang pentingnya aspek psikologis serta sosial karyawan sebagai seorang individu atau kelompok kerja yang telah difasihkan melalui percobaan yang dilakukan oleh Elton di pabrik Hawthorne pada 1924.
Dari hasil percobaan tersebut, disimpulkan bahwa pentingnya memerhatikan upah insentif serta kondisi kerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.
3. Teori fusi
Teori ini diperkenalkan oleh Bakke pada 1957 Argyris menyempurnakan pendapat dari Bakke. Teori fusi ini berangkat dari kesadaran Bakke pada 1950 mengenai kesadaran terhadap minat manusia yang berbeda-beda dalam suatu birokrasi atau dalam suatu organisasi. Menurut Bakke, organisasi pada tahap tertentu akan memengaruhi seorang individu.
Sementara itu, individu juga memberi pengaruh pada suatu organisasi yang kemudian menimbulkan fenomena ciri khas organisasi tersebut. Bisa juga dilakukan dan menyebabkan pegawai di suatu perusahaan menunjukkan keunikan atau ciri khas perusahaannya sehingga dapat dimodifikasi sesuai minat dan bakat individu tersebut.
4. Teori peniti penyambung (The Linking Pin Model)
Teori yang dikembangkan Renis Likert ini menggambarkan mengenai struktur organisasi yang saling berkaitan dengan beberapa kelompok dan teori ini menjelaskan adanya penyelia atau anggota dari dua organisasi atau kelompok yang memiliki fungsi menyambung atau mengikat kelompok kerja satu dengan lainnya pada tahap atau tingkat berikutnya.
Teori peniti penyambung ini dinilai penting karena dalam suatu organisasi, diperlukan seorang penyelia yang nantinya dapat menyambung setiap anggota kelompok dan kelompok itu sendiri sehingga sifatnya efektif.
5. Teori sistem sosial
Di dalam teori ini, dinyatakan adanya hubungan antara manusia yang memungkinkan suatu organisasi dapat bertahan lebih lama daripada orang-orang yang ada di dalamnya. Artinya, walaupun ada seseorang di dalam suatu kelompok atau organisasi tersebut meninggal dunia, maka kelompok tersebut akan menggantikan dengan anggota-anggota baru.
Hubungan antarmanusia yang terjalin pada teori ini kemudian dianggap penting karena ternyata hubungan antar-manusia dalam suatu organisasi memang dipandang lebih penting daripada hubungan antara jabatan formal tertentu, menurut Katz dan Kahn.
6. Teori public relations
Ron Ludlow sebelumnya telah mengatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan kajian dari teori public relations, artinya teori ini menyatakan adanya upaya untuk melakukan sesuatu secara terencana dan berkesinambungan secara utuh atau menyeluruh terhadap suatu organisasi.
Upaya tersebut dilakukan untuk menciptakan dan memelihara niat baik dan saling mengerti antara organisasi dan khalayak.
7. Teori kepemimpinan
Teori komunikasi organisasi yang terakhir menyebutkan bahwa pemimpin suatu organisasi atau kelompok merupakan sosok penting untuk membantu anggota dapat memenuhi kebutuhan serta dapat mencapai tujuan kelompok atau suatu organisasi secara bersama-sama. Diungkapkan oleh Hersey bahwa ada empat tugas pemimpin.
Tugas pemimpin tersebut, yaitu (1) telling atau mampu memberikan informasi secara lugas, (2) selling atau mampu memberikan petunjuk, (3) participating atau mampu menjalin kerja sama yang baik, dan (4) delegating atau mampu mengambil keputusan.
Fungsi dan Manfaat Komunikasi dalam Organisasi
Dilakukannya komunikasi organisasi tentu memiliki fungsi dan manfaat tersendiri. Di bawah ini, akan dijelaskan dulu mengenai fungsi komunikasi dalam organisasi.
Menurut Sendjaja (1994), melakukan komunikasi dalam suatu organisasi memiliki fungsi tersendiri. Beberapa fungsi tersebut adalah sebagai berikut.
1. Fungsi informatif
Adanya komunikasi dalam suatu organisasi memiliki fungsi informatif yang artinya bertindak sebagai suatu sistem yang memproses informasi.
Proses informasi yang hadir dalam suatu organisasi tersebut diharapkan mampu memberikan dan menerima informasi dengan baik untuk dapat mencapai kelancaran berorganisasi.
2. Fungsi regulatif
Fungsi regulatif ini diharapkan dapat memperlancar peraturan serta pedoman yang telah ditetapkan oleh anggota dan pemimpin organisasi.
3. Fungsi persuasif
Fungsi ini untuk memberi perintah yang dilakukan pemimpin organisasi untuk mempersuasi anggotanya daripada memerintah anggotanya untuk melakukan sesuatu.
Fungsi dilakukannya persuasi ini dapat mempermudah karena dilakukan dengan cara yang lebih halus daripada memerintah dan jauh akan lebih dihargai oleh anggota atau penerima tugas.
4. Fungsi integratif
Maksud dari fungsi ini adalah penyediaan saluran atau hal-hal yang dapat mempermudah anggota organisasi melakukan dan melaksanakan tugas tertentu dengan baik.
Manfaat Komunikasi Organisasi
Selain memiliki fungsi, komunikasi organisasi juga memiliki beberapa manfaat yang perlu diketahui.
1. Mengetahui teori komunikasi
Manfaat komunikasi organisasi untuk dapat mengetahui teori komunikasi di dalam suatu organisasi sehingga seorang individu yang hidup di suatu kelompok atau organisasi dalam memahami posisinya dan posisi orang lain dalam organisasi tersebut.
2. Memperkuat hubungan antar anggota
Terjadinya komunikasi organisasi juga dapat memperkuat hubungan antara anggota dan pimpinan organisasi sehingga umur suatu organisasi tersebut bisa bertahan lama bahkan muncul rasa ingin menjaga dan merawat organisasi tersebut.
3. Memudahkan tujuan organisasi tercapai
Mempermudah tercapainya tujuan organisasi karena terjalinnya komunikasi yang baik antaranggota atau pimpinan sehingga para anggota dan pimpinan dapat memahami perbedaan pendapat dalam suatu diskusi di dalamnya.
4. Supaya bisa menyesuaikan
Membuat individu yang tergabung di dalamnya dapat menempatkan dan menyesuaikan dengan baik dengan organisasi tersebut.
5. Meningkatkan kinerja maupun efektivitas
Mengetahui tugas pemimpin dan anggota lainnya agar lebih sadar mengenai tugas-tugas dan dapat meningkatkan kinerja maupun efektivitas organisasi untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Konsep Komunikasi Organisasi
Sebelumnya, Goldhaber telah menjelaskan bahwa komunikasi di organisasi merupakan proses menciptakan serta saling tukar informasi. Goldhaber juga menjelaskan apa saja konsep yang terdapat di dalam komunikasi organisasi. Berikut ini beberapa konsep menurut Goldhaber.
1. Proses
Konsep proses ini dibutuhkan agar dapat menciptakan dan menukar pesan antaranggota karena organisasi merupakan sebuah sistem yang terbuka dan dinamis. Konsep ini akan berjalan terus-menerus untuk dapat mencapai dan menciptakan tujuan baru yang dirumuskan organisasi tersebut.
2. Pesan
Terjadinya proses bertukar dan menerima pesan dalam komunikasi organisasi terdapat aspek pesan di dalamnya yang penting dalam suatu organisasi Pesan tersebut harus benar-benar diperhatikan bagaimana cara mengirimnya, menerimanya, sehingga pesan atau informasi tersebut diterima baik oleh individu lain dan tidak menimbulkan kesalahpahaman.
3. Jaringan
Jaringan merupakan gambaran besar suatu organisasi yang di dalamnya terdapat individu yang membentuk jaringan baik di dalam maupun di luar organisasi untuk menjalankan fungsi jabatannya masing-masing.
4. Ketergantungan
Konsep ini adalah keadaan saling tergantung satu dan yang lainnya. yang kemudian akan berpengaruh pada bagian yang mencakup seluruh sistem organisasi.
5. Hubungan
Suatu organisasi memiliki hubungan yang menghubungkan jaringan satu ke lainnya. Hubungan manusia di dalam organisasi bisa sederhana antara manusia dan manusia, atau bisa lebih kompleks misalnya hubungan kelompok kecil, besar, dan hubungan di dalam organisasi.
6. Lingkungan
Di dalam suatu organisasi, lingkungan menjadi salah satu konsep penting yang diperhatikan. Biasanya lingkungan dapat dibedakan menjadi lingkungan internal, yaitu; karyawan, staf, golongan fungsional dari organisasi, dan komponen organisasi lain seperti tujuan, produk, dan lain sebagainya. Sedangkan eksternal di antaranya pelanggan, pesaing, dan teknologi.
7. Ketidakpastian
Meski memiliki tujuan yang kuat, suatu komunikasi organisasi juga memiliki konsep dimana memiliki ketidakpastian. Untuk mengurangi faktor tersebut, maka suatu organisasi harus menciptakan dan menukar pesan dan melakukan penelitian untuk mengembangkan organisasi agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Contoh Komunikasi Organisasi
Berikut beberapa contoh penerapan komunikasi dalam sebuah organisasi dan untuk mengelola berjalannya sebuah organisasi.
1. Komunikasi antar-staff
Komunikasi antar-staff ini merupakan contoh komunikasi horizontal dalam organisasi yang membahas mengenai masalah seputar pekerjaan dan mencari solusi penyelesaian sendiri.
2. Komunikasi antar-manajer
Biasanya komunikasi ini memiliki isi penting untuk menyusun strategi perencanaan kerja yang tujuannya agar organisasi atau perusahaan tersebut berjalan lancar dan mencapai tujuan serta kesuksesan bersama.
3. Komunikasi antar-kepala departemen
Biasanya terjadi komunikasi untuk melakukan koordinasi, menyebar informasi, dan menyelesaikan masalah yang terjadi di organisasi atau perusahaan dan memberi solusi agar masalah dapat terselesaikan dengan baik.
Baca artikel penting lainnya
- Budaya Organisasi dan Pentingnya
- Teori Kepemimpinan
- 3 Tingkatan Manajemen
- Contoh notulensi rapat organisasi kantor