Kalian pasti mengenal tentang struktur organisasi kan? Nah, berikut ini akan dibahas masalah pengertian, jenis-jenis (seperti fungsional dan divisional) serta contoh struktur organisasi di sekolah, siswa, desa dan lainnya.
Saat memasuki suatu organisasi atau perusahaan, seperti sekolah, kampus, tempat kerja, dan lain-lain maka akan menjumpai informasi struktur organisasi. Struktur ini biasanya dipajang di titik strategis sehingga bisa dilihat oleh siapa saja.
Kira-kira kenapa suatu organisasi atau perusahaan membangun struktur tersebut? Sebab jika diperhatikan nyaris semua organisasi dan perusahaan memilikinya yang kemudian dipajang. Baik untuk dijadikan informasi umum maupun informasi internal.
Sebuah struktur di dalam organisasi dibuat untuk memudahkan proses tata kelola SDM sekaligus menyusun strategi pencapaian suatu tujuan. Pembuatannya menjadi hal penting sehingga dilakukan oleh semua organisasi, khususnya yang sudah profesional.
Supaya lebih mudah dalam mengetahui fungsi sekaligus mampu menyusun struktur organisasi dengan baik. Maka bisa dipelajari secara mendalam, salah satunya dengan menyimak penjelasan berikut ini.
Daftar Isi
Pengertian Struktur Organisasi
Sebelumnya sudah dibahas lengkap tentang apa itu organisasi. Nah, untuk itu sebelum lanjut, alangkah baiknya memahami terlebih dulu tentang pengertian organisasi.
Setelah itu kita pahami tentang Struktur organisasi yang disebut juga sebagai garis hirarki merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mendefinisikan suatu hirarki dalam suatu organisasi. Sehingga bisa diketahui siapa yang menjadi pimpinan, siapa yang bertanggung jawab atas bagian atau divisi tertentu, sekaligus mengetahui job desk masing-masing SDM.
Suatu garis hirarki dalam organisasi dibuat untuk memberi kemudahan dalam membagi tugas dan tanggung jawab masing-masing SDM. Dimana SDM disini adalah seluruh karyawan atau pegawai di organisasi tersebut.
Suatu organisasi tidak akan berjalan baik jika tidak memiliki pemimpin dan organisasi juga sama tidak akan berjalan baik tanpa memiliki bawahan. Hanya memiliki pemimpin dan hanya memiliki bawahan bukan kondisi ideal.
Jika semua bawahan, lalu siapa yang menjadi pengatur dan pengarah masing-masing pekerjaan? Jika semua adalah pimpinan, lalu siapa yang akan turun langsung untuk mengerjakan berbagai tugas dalam mencapai satu tujuan?
Maka dalam suatu organisasi idealnya terdapat pimpinan dan juga bawahan, dimana jumlah pimpinan lebih terbatas. Satu orang pimpinan bisa membawahi 1 sampai puluhan orang dalam satu bagian atau divisi.
Pimpinan kemudian bertanggung jawab atau bertugas untuk mengatur seluruh bawahannya, misalnya memberikan tugas secara adil. Disesuaikan dengan keterampilan dan kapasitas masing-masing bawahannya.
Pimpinan akan memastikan seluruh timnya mampu bekerja sama dengan baik. Meskipun memiliki jobdesk yang berbeda namun ketika disatukan akan mencapai satu tujuan yang sama. Sehingga tidak ada istilah saling berebut pekerjaan dan tanggung jawab.
Pengertian Struktur Organisasi Menurut Ahli
Membantu untuk lebih memahami apa itu struktur organisasi, maka berikut adalah sejumlah pengertian yang disampaikan para ahli:
1. Robin and Coulter
Menurut Robin dan juga Coulter, struktur organisasi adalah sebuah kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan.
2. Jones
Pendapat kedua disampaikan oleh Jones, menurutnya struktur organisasi adalah sistem formal dari aturan dan tugas serta hubungan otoritas yang mengawasi bagaimana anggota organisasi bekerja sama dan menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Handoko
Berikutnya adalah dari Handoko yang menjelaskan bahwa struktur organisasi adalah sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.
4. Hasibuan
Terakhir adalah pendapat yang disampaikan Hasibuan, dijelaskan bahwa struktur organisasi adalah sesuatu yang menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi.
Fungsi Struktur Organisasi
Penyusunan struktur untuk keperluan organisasi tentunya bukan tanpa tujuan, bahkan memiliki fungsi yang sangat beragam bagi keberlangsungan sebuah organisasi. Secara umum fungsi tersebut antara lain:
1. Komunikasi Lebih Jelas dan Mudah
Dalam kegiatan operasional, sebuah perusahaan memiliki banyak karyawan yang saling berkomunikasi satu sama lain. Meskipun sudah ada aturan dan kebijakan, bukan berarti tinggal datang, duduk manis, dan aktif mengerjakan bagian sendiri.
Komunikasi tetap dilakukan dan adanya struktur dalam perusahaan memudahkan arah komunikasi tersebut. Misalnya, ada karyawan yang merasa menerima gaji terlalu sedikit.
Maka bisa tahu harus konfirmasi kemana, dimulai dari pimpinan divisinya, kemudian berlanjut ke divisi keuangan. Kejelasan komunikasi membuat banyak hal bisa diselesaikan dengan efektif dan efisien.
2. Pelaporan Lebih Jelas
Setiap perusahaan dijamin juga membutuhkan laporan dari seluruh divisi yang ada, sehingga bisa dilakukan evaluasi. Laporan yang disusun perlu dilaporkan rutin dan mengikuti struktur yang sudah terbentuk.
Jadi, tidak ada karyawan yang bingung harus mengirim laporan kemana dan ke siapa? Mereka langsung tahu harus melapor ke pimpinan divisi, dari sini kemudian diteruskan ke HRD atau pihak lain sesuai alur di dalam struktur organisasi.
3. Mendukung Pertumbuhan Organisasi
Adanya struktur yang jelas di dalam organisasi membantu organisasi tersebut tumbuh dan melakukan ekspansi. Sebab semua karyawan bisa melapor dan mempertanggungjawabkan pekerjaannya ke satu pimpinan.
Tidak ada satu pimpinan saja yang menerima laporan dan masalah dari seluruh karyawan. Sehingga masing-masing pimpinan bisa fokus, memberi perhatian ekstra, dan mampu mencapai tujuan yang sudah ditargetkan. Perlahan perusahaan akan terus tumbuh dan berkembang dengan sistem seperti ini.
4. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Struktur sebuah organisasi akan mendukung pembagian tugas dengan baik dan adil. Sehingga setiap pekerjaan bisa selesai tepat waktu karena dikerjakan oleh ahlinya dan dilaporkan ke pimpinan yang sudah jelas.
5. Mengecek Sumber Kesalahan
Adanya struktur ini juga membantu melakukan evaluasi sehingga saat ada masalah bisa tahu sumbernya darimana. Misalnya saja penjualan menjadi lesu di bulan ini.
Maka seluruh divisi yang mempengaruhi proses pemasaran akan diminta melakukan presentasi atau penelusuran mandiri di masing-masing divisi. Kemudian akan dilakukan analisis, sehingga bisa tahu divisi mana yang keliru, apanya yang keliru, dan bagaimana memperbaikinya.
Jenis Struktur Organisasi
Struktur dalam suatu organisasi kemudian disusun dengan sejumlah teknik. Hal ini terjadi karena jenis struktur sendiri cukup beragam dan secara garis besar terbagi menjadi dua jenis. Yaitu:
A. Struktur Organisasi Fungsional
Jenis yang pertama adalah struktur organisasi fungsional, sesuai namanya struktur ini dibuat berdasarkan fungsi masing-masing manajemen. Sehingga dalam satu organisasi akan terdapat beberapa manajemen.
Misalnya manajemen keuangan, manajemen HRD, manajemen pemasaran, dan lain sebagainya. Setiap SDM yang memiliki keterampilan yang sama akan masuk ke satu manajemen. Sehingga satu manajemen terdiri dari banyak SDM, dengan 1 orang pimpinan dan 1 orang wakil pimpinan.
1. Kelebihan
Struktur fungsional diketahui bisa meningkatkan efisiensi biaya operasional suatu organisasi atau perusahaan. Sekaligus memberi kemudahan untuk melakukan evaluasi pekerjaan dan menemukan sumber masalah saat terjadi suatu masalah.
2. Kekurangan
Meskipun memiliki kelebihan tersendiri, ternyata struktur fungsional juga memiliki kekurangan yang perlu diperhatikan. Mulai dari kesulitan untuk melakukan komunikasi lintas manajemen.
Misalnya saja ada kebutuhan untuk koordinasi antara manajemen keuangan dengan manajemen pemasaran. Manajemen pemasaran mengharapkan anggaran promosi ditingkatkan, namun ditolak oleh manajemen keuangan.
Padahal pemasukan perusahaan perlu optimasi dari kegiatan pemasaran, dan tentunya membutuhkan dana. Jika dana tidak dikucurkan, bagaimana pemasukan bisa meningkat dan memperbaiki keuangan perusahaan?
3. Ciri Khusus
Struktur yang dibuat secara fungsional tentunya memiliki ciri khusus yang membedakannya dengan struktur dengan dasar lain. Berikut ciri khusus yang dimiliki secara umum:
- Pembagian tugas sifatnya tegas dan bisa dibedakan, antara masing-masing karyawan dan antara karyawan dengan pimpinan manajemen.
- Bawahan akan menerima perintah dari atasan, baik satu atasan di manajemen tempatnya berada maupun dari dua pimpinan atau lebih.
- Penempatan karyawan disesuaikan dengan keahlian atau spesialisasi yang dimiliki.
- Koordinasi menyeluruh sampai lintas manajemen biasanya hanya dilakukan pada tingkat atas, misalnya sesama pimpinan manajemen.
- Terdapat dua kelompok wewenang, yakni lini dan fungsional.
B. Struktur Organisasi Divisional
Jenis yang kedua adalah struktur organisasi divisional, yaitu struktur yang melakukan pengelompokan berdasarkan pada kesamaan produk, jasa/servis/layanan, pasar, dan letak geografisnya.
Secara umum struktur ini digunakan untuk organisasi besar, yang memiliki kegiatan operasional lebih beragam dan cenderung kompleks.
1. Kelebihan
Struktur secara divisional memiliki beberapa kelebihan, salah satunya memiliki kemudahan dalam pengelolaan kegiatan operasional. Sebab setiap karyawan dipisah menjadi divisi-divisi yang lebih kecil dan mudah untuk dikelola.
2. Kekurangan
Struktur hirarki yang dibuat dengan teknik divisional juga memiliki kekurangan. Dimulai dari tingkat kesulitan yang lebih pada proses alokasi sumber daya. Kemudian distribusi biaya yang lebih beragam dan bisa sering terkendala atau tersendat.
3. Ciri Khusus
Divisional membuat pemecahan struktur menjadi bagian-bagian lebih kecil dan kemudian memiliki beberapa ciri khusus. Seperti:
- Biaya distribusi yang dikeluarkan organisasi cenderung tinggi dan mudah membengkak.
- Unit kerja akan terpisah dengan induk.
- Otonomi lebih terbatas, karena dipecah menjadi bagian-bagian kecil tadi.
- Pimpinan di struktur ini adalah manajer divisi yang bertanggung jawab atas unit yang dipimpinnya.
- Induk perusahaan dalam struktur ini berfungsi atau berperan sebagai pengawas internal yang mengawasi setiap pekerjaan masing-masing divisi.
- Seorang manajer di dalam struktur ini memiliki kendali untuk mengambil keputusan.
Contoh Struktur Organisasi
Sebagaimana yang dijelaskan di awal, nyaris tidak ada organisasi maupun perusahaan yang tidak memiliki struktur organisasi. Perusahaan atau organisasi kecil akan memiliki struktur yang sederhana, dan organisasi skala besar memiliki struktur lebih kompleks.
Namun, bentuk dari struktur di dalamnya akan disesuaikan dengan jenis struktur yang digunakan. Apakah memakai dasar fungsional atau divisional seperti yang sudah
dijelaskan sebelumnya.
Supaya lebih mudah untuk memahami bagaimana menyusun struktur dalam suatu organisasi. Berikut beberapa contoh sederhana dari struktur di sejumlah organisasi dan perusahaan:
1. Struktur Organisasi Kelas
Di dalam kelas akan ada wali kelas, kemudian ketua kelas, bendahara, sekretaris, dan lain sebagainya. Dalam menyusun struktur idealnya dibuat menjadi bentuk diagram. Berikut contohnya:
Baca juga tentang: Cara Membuat Notulensi Rapat Organisasi
2. Struktur Organisasi Sekolah
Sebuah sekolah juga akan memiliki struktur organisasi yang menunjukan siapa kepala sekolahnya, siapa wakil kepala sekolah, siapa saja guru-gurunya, siapa petugas TU, dan lain sebagainya. Berikut contohnya dalam diagram:
3. Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap perusahaan juga dipastikan memiliki struktur organisasi sehingga bisa tahu siapa CEO di dalamnya, siapa saja manajernya, sekretarisnya, dan lain sebagainya. Berikut contohnya dalam diagram:
4. Struktur Organisasi Desa
Kantor pemerintahan untuk unit desa dijamin juga memiliki struktur organisasi. Sehingga bisa diketahui siapa kepala desanya, siapa sekretaris desa, siapa bendahara desa, dan lain sebagainya. Berikut contohnya dalam diagram.
5. Struktur Organisasi Osis/Pramuka
Organisasi di sekolah seperti OSIS dan Pramuka juga memiliki struktur organisasi, berikut contohnya dalam bentuk diagram.
Struktur organisasi adalah hal penting, sebab bisa membantu membagi tugas dan tanggung jawab masing-masing SDM. Sehingga bisa mengoptimalkan pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Oleh sebab itu penting untuk dipelajari dan kemudian dipraktekan (Penulis/Pujiati).
Sebagai seorang SEO Spesialis, telah berpengalaman dalam membantu berbagai bisnis meningkatkan visibilitas online mereka melalui optimasi mesin pencari. Dengan keahlian dalam riset kata kunci, optimasi konten, dan strategi backlink, berfokus pada peningkatan trafik organik dan peringkat situs web di mesin pencari
