Buku ini memberikan gambaran kepada masyarakat yang ingin menjadi pengusaha atau bagi manajer yang menjabat sebagai General Affair (GA) untuk mengurus dokumen-dokumen perusahaan dan Human Resource (HR) untuk merencanakan, membangun, dan mengurus operasional kepersonaliaan perusahaan. Dunia usaha merupakan sebuah proses bagi setiap orang yang berada di dalamnya dituntut untuk belajar mulai dari hal terkecil hingga menjadi profesional. Profesional di sini diartikan dengan berani memulai untuk bekerja secara baik dan mematuhi segala ketentuan yang berlaku. Dunia usaha dipenuhi dengan perencanaan serta ketentuan dalam mengurus segala kebutuhannya.
General Affair (GA) sendiri merupakan bagian yang penting bagi perusahaan. Fungsi utama bagian ini dikelompokkan menjadi tiga yaitu:
- bertanggung jawab atas kebutuhan operasional perusahaan seperti mengurus surat izin dan dokumen penting lainnya;
- berperan aktif dalam membantu HR sebagai pelaksana tugas-tugas kepersonaliaan seperti penyelesaian hubungan industrial;
- bertanggung jawab atas kelancaran operasional perusahaan dalam mengurus rumah tangga perusahaan, pemeliharaan gedung, dan surat berjalan sesuai kebutuhan perusahaan.
Beberapa dokumen yang diperlukan perusahaan antara lain:
- Akta Notaris
Apa pun bentuk usaha yang akan dijalankan, hal yang pertama harus diurus dalam perizinan adalah akta notaris. Hal ini bisa dilakukan di kantor notaris dengan membawa dokumen persyaratan. Begitu memiliki akta notaris, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan perusahaan ke pemerintah setempat untuk mendapatkan Surat Keterangan Domisili Usaha.
- Surat Keterangan Domisili Usaha
Perusahaan perlu untuk mendaftarkan atau melaporakan nama perusahaan ke Kantor Kelurahan setempat (domisili perusahaan). Petugas Kelurahan akan memeriksa tempat usaha, jika tempat yang digunakan merupakan milik pribadi petugas akan meminta fotokopi sertifikat tanah dan IMB serta PBB, dan jika menyewa maka petugas akan meminta surat perjanjian sewa-menyewa. Surat Keterangan Domisili berlaku dalam masa satu tahun dan perlu diperbarui setiap tahunnya. Setelah memiliki Surat Keterangan Domisili Usaha ini, pengusaha dapat mengurus surat izin lainnya, seperti Mengesahkan Akta Notaris di Kementrian Hukum dan HAM.
- Pengesahan Akta Notaris
Akta Notaris dan Surat Keterangan Domisili Usaha kemudian perlu dibawa ke Pengadilan Negeri setempat untuk mengesahkan nama perusahaan yang akan digunakan. Setelah disahkan, Pengadilan Negeri akan menerbitkan Surat Keputusan (SK) dan penetapan nama perusahaan yang didaftarkan.
SK ini berguna untuk mendapatkan Akta Dirian Perusahaan yang diterbitkan notaris. Akta Dirian Perusahaan digunakan untuk mendaftarkan ke Kementrian Keuangan dengan tembusan Direktorat Jendral Pajak untuk mendapatkan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP).
- NPWP dan SPPKP
NPWP dan SPPKP merupakan dokumen mutlak yang harus dimiliki perusahaan untuk membuat dokumen perusahaan lainnya.Pembuatan NPWP dan SKKP dilakukan tanpa pemungutan biaya di Kantor Pelayanan Pajak terdekat. Setelah mendapat NPWP dan SPPKP, pengusaha wajib : melakukan pembayaran dan melaporkan pajak yang terutang atas penghasilan yang diterima atau diperoleh; memungut atau memotong dan membayar pajak atas penghasilan yang dibayarkan atau terutang kepada pihak lainnya; dan bagi perusahaan yang telah dikukuhkan sebagai Pengusahaan Kena Pajak, selain memiliki kewajiban tersebut juga memiliki kewajiban di bidang PPN.
- Membuat SIUP dan TDP
Ketika dokumen NPWP dan SPPKP dari Dirjen Pajak telah didapat, maka selanjutnya bisa membuat Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP). SIUP sendiri terbagi menjadi tiga bagian: 1) SIUP Kecil, yang wajib dimiliki perusahaan dengan perdagangan dengan kekayaan bersih paling banyak 500 juta rupiah dan tidak termasuk tanah dan aset perusahaan; 2) SIUP Menengah, yang wajib dimiliki perusahaan dengan kekayaan bersih 500 juta-10 miliar rupiah dan tidak termasuk tanah dan aset perusahaan; 3) SIUP Besar, yang wajib dimiliki perusahaan dengan kekayaan bersih lebih dari 10 miliar rupiah dan tidak termasuk tanah dan aset perusahaan. SIUP dan TDP berlaku keanggotaannya selama lima tahun dan harus diperpanjang setiap lima tahunnya.
SIUP ini mempunyai beragam manfaat, antara lain: 1) sebagai pengajuan pijaman Corporate Social Responsibility (CSR) BUMN untuk memajukan perusahaan yang berkontribusi besar bagi lingkungan masyarakat sekitar perusahaan; 2) sebagai pengajuan pinjaman bank lebih dari 50 juta rupiah; 3) bantuan alat atau modal dari negara, dengan mengantongi Akta Dirian Perusahaan, SKDU, SK Kemenhukan, NPWP, dan SPPKP serta SIUP dan TDP perusahaan kini telah terdaftar secara resmi dan dapat menjalankan operasional perusahaan sesuai dengan ketentuan dan undang-undang yang mengatur tentang berdirinya perusahaan,yakni UU No 40 tahun 2007, tentang Perseroan Terbatas.
- Dokumen-dokumen Jasa Konstruksi
Dokumen-dokumen ini diperlukan untuk perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi dan wajib dimiliki ketika mengikuti proses tender, seperti GAPEKNAS atau GAPENSI, Sertifikasi Badan Usaha (SBU), Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK).
- Surat Izin Gangguan (HO)
Surat Izin Gangguan atau Hinder Ordonnatie (HO) merupakan surat keterangan yang menyatakan tidak adanya keberatan dan gangguan atas aktivitas operasional perusahaan yang dijalankan di sekitar lingkungan perusahaan. HO dibutuhkan apabila dampak kegiatan yang dilakukan menimbulkan suara yang dapat dikategorikan mengganggu (bising), berpotensi meningkatan polusi udara, mencemari lingkungan seperti air bersih, pembuangan limbah, hingga mengganggu ketenangan aktivitas penduduk sekitar.
- Dokumen-dokumen Impor
Pengusaha yang hendak melakukan kegiatan impor memerlukan beberapa dokumen resmi, antara lain: 1) Angka Pengenal Impor Umum (API-U); 2) Nomor Induk Kepabeanan (NIK); dan Surat Keterangan Impor (SKI) dari BPOM.
- Dokumen-dokumen Ekspor
Pengusaha yang hendak melakukan kegiatan eksporpun memerlukan beberapa dokumen, seperti halnya ketika ingin melakukan impor, antara lain: 1) Angka Pengenal Ekspor (APE); 2) Nomor Induk Kepabeanan (NIK); dan 3) Surat Keterangan Ekspor (SKE) dari BPOM.
- Sertifikasi ISO
International Organization for Standardization (ISO) merupakan badan penetap standar internasional yang terdiri atas wakil-wakil badan standarisasi di setiap negara. Perusahaan yang membutuhkan ISO bisa menghubungi badan standarisasi ISO seperti WCS, URS, ACM, WQA, dan TUV. Badan non-pemerintah ini menetapkan standar-standar industrial dan komersial dunia yang berguna untuk meningkatkan citra perusahaan, daya saing, efisiensi kegiatan, memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaika, mengurangi resiko usaha serta yang paling penting meningkatkan kepercayaan terhadap pihak yang berkepentingan, investor dan konsumen. Beberapa jenis ISO yang sering kita jumpai antara lain:
1) ISO 9001, merupakan persyaratan sistem manajemen yang paling populer di dunia, ciri penerapan ISO 9001 salah satunya adalah diterapkannya pendekatan proses yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu. Pendekatan ini menyaratkan organisasi untuk melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan, dan melakukan peningkatan berkesinambungan. ISO 9001 telah mengalami beberapa kali revisi dan yang paling akhir yaitu ISO 9001:2008. Beberapa manfaat ISO 9001:2008 ini seperti menjamin kepuasan pelanggan terhadap produk/ jasa yang dijual, meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan, menanamkan rasa bangga bagi karyawan sehingga memotivasi mereka untuk bekerja lebih baik lagi, mempermudah perusahaan untuk memperoleh bisnis dan mitra yang lebih baik dan lebih banyak, sebagai materi untuk menganalisis kemampuan suatu perusahaan, meningkatkan manajemen pengendalian risiko sehingga perusahaan lebih stabil, dan sistem perusahaan jadi semakin rapi dan terarah;
2) ISO 14001, merupakan standar yang berisi persyaratan-persyaratan sistem manajemen lingkungan;
3) ISO 22000, merupakan standar yang berisi sistem persyaratan sistem manajemen keamanan pangan;
4) OHSAS 18001, merupakan suatu standar internasional untuk menerapkan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) di perusahaan yang dimaksud dengan mengelola aspek keselamatan dan kesehatan kerja;
5) ISO/IEC 27001, merupakan standar sistem manajemen keamanan informasi atau dikenal juga dengan Information Security Management System (ISMS).
- Mendaftarkan Merek Dagang ke Hak Kekayaan Itelektual (HAKI)
HKI juga dikenal dengan hak paten yang cukup marak diperlukan untuk melindungi hasil penciptaan, inventory, atau desain tertentu dengan memberikan hak khusus untuk mengomersilkan hasil dari kreativitasnya.
- Sertifikasi Halal
Sertifikasi halal merupakan suatu fatwa tertulis dari Majelis Ulama Indonesia (MUI) yang menyatakan kehalalan suatu produk sesuai dengan syariat Islam. Beberapa golongan usaha yang membutuhkan sertifikasi halal antara lain: 1) industri pengolahan; 2) restoran dan katering; 3) rumah potong hewan. Produk yang ingin didaftarkan sertifikat halalnya perlu mengajukan surat permohonan langsung ke Kantor LPPOM MUI setempat dan mengisi borang yang telah disediakan. Borang tersebut berisi informasi tentang data perusahaan, jenis, dan nama produk serta bahan-bahan apa saja yang digunakan. Setelah mendapat sertifikasi halal, pengusaha dapat mencantumkan label halal pada kemasan produk atau pada bagian terdepan lokasi usaha agar dapat dilihat oleh para konsumen.
- Standar Nasional Indonesia (SNI)
SNI merupakan satu-satunya standar yang berlaku secara nasional di Indonesia. SNI dikeluarkan oleh pemerintah dengan tujuan utamanya, antara lain melindungi konsumen selaku pemakai produk, konsumen memperoleh kepastian kualitas dan keamanan produk sehingga publik dilindungi dari segi keamanan, kesehatan, keselamatan, dan kelestarian lingkungannya. Produsen memperoleh manfaat ketika memiliki sertifikat SNI ini yaitu barang yang diproduksi memiliki daya saing yang tinggi dan dapat diterima oleh pasar.
- Dokumen Perjalanan Dinas
Ada beberapa dokumen resmi yang wajib dibawa oleh pengusaha atau pengurus yang melakukan perjalanan dinas seperti paspor, visa, kadin, SIM internasional.
- Pemeliharaan Aset Perusahaan
Aset perusahaan merupakan inventaris perusahaan yang wajib dijaga dan dirawat oleh setiap karyawan yang membutuhkan dan menggunakannya dalam aktivitas operasional perusahaan, namun tidak semua karyawan mampu melakukannya karena keterbatasan potensi, oleh karena itu komunikasi dua arah diperlukan antara karyawan dan staf ahli perawatan serta antara staf ahli perawatan dan pihak ketiga guna memperlancar informasi dan pengetahuan bagaimana tata cara menjaga dan memelihara aset perusahaan.
Staf ahli perawatan yang seringkali dibutuhkan antara lain:
- Teknisi elektronik dan bangunan yang menangani perawatan seluruh aset perusahaan seperti peta listrik, AC, lift, exhaust, TV, mesin pendingin, atap, pasokan air dan seterusnya.
- Teknisi komputer dan jaringan dari divisi IT yang mencakup perawatan komputer dan jaringan seluruh kebutuhan karyawan untuk bekerja.
- Teknisi mekanik dari divisi front office-driver yang mencakup perawatan kendaraan bermotor perusahaan.
Pihak ketiga yang seringkali dibutuhkan kerjasamanya antara lain: PLN, PDAM, Telkom, bengkel resmi kendaraan bermotor, dan instansi keahlian bangunan yang semuanya terdapat di daerah domisili perusahaan.
Ada beberapa cara yang bisa digunakan untuk mempermudah pemantauan pemeliharaan setiap aset perusahaan, seperti:
- Melakukan inventarisir setiap aset perusahaan secara periodik.
- Membuat daftar seluruh aset sesuai klasifikasi yang dilengkapi dengan indeks masing-masing aset. Form diisi dengan nama, jumlah, jenis, dan kondisi aset saat dilakukan inventarisir, sementara itu indeks dapat dibuat dengan menggunakan stiker lalu ditempelkan atau dilekatkan pada setiap aset.
- Setelah melakukan pendataan setiap aset, langkah selanjutnya adalah membuat jadwal pemeliharaan secara berkala agar pemeliharaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
- Hubungan dengan Pihak Eksternal
Perusahaan perlu menjaga hubungan dengan pihak eksternal karena masing-masing pihak saling membutuhkan sehingga dengan adanya sinergi ini, pihak yang bersangkutan dapat membantu satu sama lain dengan tujuan yang sama, yakni menjalankan program pemerintah di bidang sosial dan ketenagakerjaan Republik Indonesia.
Beberapa pihak ekternal yang seringkali perlu dijaga hubungannya antara lain Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan dan Ketenagakerjaan dan Suku Dinas Tenaga Kerja.
Human Resource Division (HRD) adalah divisi dalam suatu manajemen perusahaan yang bertugas untuk merencanakan, mengatur, serta mengembangkan sumber daya atau kemampuan seluruh pekerja yang ada di dalam suatu pekerjaan. HRD sering disebut sebagai ‘nyawa’ perusahaan, karena baik buruknya sebuah performa perusahaan bisa dinilai dari kualitas siapa saja yang bertanggung jawab di bawah divisi ini. Fungsi utama divisi ini antara lain:
- bertanggung jawab penuh atas kelangsungan proses rekrutmen atau pencarian tenaga kerja;
- melatih dan mengembangkan potensi sumber daya;
- menentukan kebijakan bagi para pekerja;
- bertanggung jawab penuh agar menjaga keseimbangan peforma kerja untuk kelancaran operasional perusahaan.
HRD perlu melakukan observasi terkait rancangan-rancangan yang akan disusun dalam HR Strategy. Strategi ini merupakan kunci awal dari suksesnya operasional HRD. Strategi yang disusun dengan tepat dapat memudahkan operasional HRD berjalan teratur, sistematis, dan tepat sasaran. Beberapa susunan strategi yang sebaiknya dilakukan HRD antara lain:
- Rekrutmen (Pencarian Tenaga Kerja)
- Hubungan Kerja
- Kebutuhan Hidup Layak, Kompensasi, dan Benefit
- Pelatihan dan Pengembangan (Training)
- Organisasi Perusahaan
- Peraturan Perusahaan + Contoh
- Surat Edaran
- Surat Referensi Kerja
- Surat Peringatan
- Bekerja Sama dengan Outsourcing
- Hubungan Industrial
[Dyah Puspo Mukti]
Referensi:
Qodri, Muhammad Lailatul. 2014. Panduan Lengkap HRD dan GA. Raih Asa Sukses (Penebar Swadaya Grup)