Surat Keterangan Aktif Organisasi, Cara Membuat dan Contoh

Sebagai bukti bahwa seseorang pernah mengikuti organisasi atau sedang mengikuti suatu organisasi, tentu bukan hanya sebatas perkataan belaka. Perlu dibuktikan dengan adanya surat tertulis yang menyatakan bahwa dirinya merupakan anggota aktif dari suatu organisasi. Surat tersebut disebut surat keterangan aktif organisasi.

Apa itu surat keterangan aktif organisasi dan apa pentingnya surat tersebut untuk kehidupan anggota organisasinya? Berikut penjelasannya.

Apa Itu Surat Keterangan Aktif Organisasi

Surat keterangan aktif organisasi adalah surat yang isinya menerangkan bahwa seseorang benar-benar aktif dan terlibat dalam suatu organisasi atau kegiatan. Biasanya, keterangan yang tertulis di dalam surat keterangan aktif organisasi tersebut diberikan oleh yang berwenang dan isinya menerangkan mengenai keterlibatan seseorang.

Di dalam surat keterangan aktif organisasi, ada dua pihak yang terlibat. Pertama yaitu adalah pihak si pemberi keterangan dan yang kedua adalah orang yang diterangkan atau dijelaskan di dalam keterangan. Meski intinya sama, akan tetapi isi surat keterangan aktif organisasi yang satu dengan yang lainnya bisa berbeda-beda.

Perbedaan tersebut sesuai dengan jenis dan fungsi dari masing-masing organisasi dan para anggotanya. Selain itu, surat keterangan aktif organisasi ini nantinya digunakan untuk menerangkan dan dikeluarkan baik dari organisasi pendidikan formal, organisasi pendidikan nonformal, organisasi kemasyarakatan, organisasi pemuda, dan masih banyak lagi.

Tetapi ternyata setiap organisasi memiliki kriteria masing-masing yang mana organisasi tersebut memiliki hak untuk menentukan siapa yang berhak mendapatkan surat keterangan aktif organisasi dan siapa yang tidak berhak. Biasanya, anggota yang berhak mendapatkan surat keterangan organisasi harus aktif dengan berbagai kegiatan yang digelar organisasi tersebut.

Hal ini karena di dalam suatu organisasi pasti banyak kegiatan yang mana para anggotanya bisa saja aktif, bisa saja pasif. Sehingga jika Anda aktif, maka Anda akan mendapatkan penghargaan, salah satunya dengan mendapatkan surat keterangan aktif organisasi dan jika pasif, maka Anda tidak berhak akan itu karena alasan tertentu dari organisasi tempat Anda bernaung.

Baca juga: Apa itu Surat Rekomendasi Beasiswa? Ini Cara Membuatnya

Surat Keterangan Aktif Organisasi Untuk Apa?

Lalu, untuk apa sebenarnya surat keterangan aktif organisasi itu? Berikut adalah tujuan penggunaan surat keterangan aktif organisasi.

1. Mencari Beasiswa

Surat keterangan aktif organisasi biasanya diperlukan dan menjadi syarat ketika seseorang mencari beasiswa. Dengan kontribusi dari calon mahasiswa atau calon siswa di dunia organisasi, tentu akan menjadi pertimbangan yang tepat bagi suatu institusi baik sekolah maupun perguruan tinggi tempat calon mahasiswa tersebut mendaftar.

Mengapa demikian? Biasanya, keterlibatan dan keaktifan seseorang akan menjadi nilai positif yang mana dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan apakah calon mahasiswa ini benar-benar serius dan dapat berkomitmen menjalankan pendidikan dengan memanfaatkan beasiswa yang diterima atau tidak. 

Sehingga tak heran bila banyak perguruan tinggi, universitas, atau lembaga pendidikan yang mensyaratkan surat keterangan organisasi menjadi salah satu dokumen yang harus disediakan demi mendapatkan beasiswa.

2. Untuk Lomba Mahasiswa Berprestasi

Selain untuk pengajuan beasiswa, surat keterangan aktif organisasi juga bisa jadi bahan pertimbangan ketika mahasiswa akan maju ke lomba mahasiswa berprestasi. Mahasiswa berprestasi tentu memiliki kriteria yang sangat ketat untuk diikuti. Tak hanya berprestasi secara akademik, biasanya syarat atau kualifikasinya juga masih banyak lagi.

Misalnya apa minat dan bakat dari mahasiswa tersebut, apa saja kegiatan positif mahasiswa tersebut, apa saja keterlibatannya di dunia pendidikan, masyarakat, dan lain sebagainya yang mana hal tersebut dapat dibuktikan dengan adanya surat keterangan aktif organisasi.

Oleh sebab itu, jika Anda ingin menjadi mahasiswa berprestasi, pertimbangkan untuk menjalani dan mengikuti berbagai organisasi untuk menambah poin plus dan juga membiasakan diri untuk bersosialisasi dan berorganisasi.

3. Magang

Untuk mendapatkan tempat magang, surat keterangan aktif organisasi biasanya juga diperlukan. Sama dengan mencari beasiswa atau sebagai mahasiswa berprestasi, dalam program magang tentu ingin mengetahui seberapa besar kontribusi seseorang di dunia organisasi yang nantinya juga berhubungan di dunia kerja di tempat magang.

Oleh sebab itu, tak heran jika banyak perusahaan atau perkantoran yang mensyaratkan surat keterangan aktif organisasi tersebut sebagai salah satu syarat dokumen yang harus dilengkapi.

4. Mendaftar Pekerjaan

Kata siapa mendaftar pekerjaan hanya bisa dilakukan menggunakan nilai? Saat ini, banyak perusahaan yang justru menilai calon karyawannya dari kontribusi mereka di masyarakat luas. Oleh sebab itu, surat keterangan aktif organisasi bisa jadi salah satu penentu apakah calon karyawan tersebut diterima atau tidak.

Baca juga: Cara Membuat dan Contoh Surat Rekomendasi

Cara Membuat Surat Keterangan Aktif Organisasi

Untuk mendapatkan surat keterangan aktif organisasi, Anda tidak bisa membuat atau menulisnya sendiri. Yang perlu Anda lakukan adalah melakukan pengajuan permintaan pembuatan surat keterangan aktif organisasi pada pihak yang terkait di organisasi tempat Anda berkontribusi.

Nantinya setelah permohonan tersebut disetujui, Anda akan mendapatkan surat keterangan aktif organisasi yang mana di dalamnya berisi beberapa aspek seperti berikut:

1. Kop surat
2. Judul surat
3. Isi surat
4. Penutup
5. Tempat serta tanda tangan yang mengeluarkan surat

Contoh

Berikut contoh surat keterangan aktif organisasi yang bisa Anda jadikan referensi.

DUTA BAHASA PROVINSI JAWA TENGAH

Sekretariat: Kantor Balai Bahasa Provinsi Jawa Tengah

    Jl. Diponegoro No.250, Genuk Barat, Genuk, Kec. Ungaran Bar., Kabupaten Semarang, Jawa Tengah 50512

SURAT KETERANGAN AKTIF ORGANISASI

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ida Fitriyah, M.Pd

Nomor Anggota : 723456

Jabatan : Ketua Duta Bahasa Provinsi Jawa Tengah

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama : Kiki Aulia Primadana

Nomor Anggota : 723425

Yang di atas tersebut adalah benar anggota aktif Duta Bahasa Provinsi Jawa Tengah yang menjabat sebagai Ketua Divisi Sumber Daya dan Prestasi Duta Bahasa Jawa Tengah, terhitung sejak 2019 hingga sekarang.

Demikianlah surat pernyataan keterangan ini dibuat dengan sebenar-benarnya agar dapat dipergunakan sebagai salah satu kelengkapan persyaratan pendaftaran beasiswa LPDP tahun 2023.

Jawa Tengah, 21 Februari 2023

Ketua Umum Duta Bahasa Provinsi Jawa Tengah

Ida Fitriyah